O que é uma nota de débito?
O que é uma nota de débito? É um documento que uma parte envia a outra para ajustar um saldo entre elas, a favor de quem a envia. Um fornecedor que cobrou a menos envia uma para aumentar o que o cliente deve; um comprador que devolve mercadoria envia uma para reduzir o que deve ao fornecedor. As duas parecem-se no papel, e é por isso que nota de débito e nota de crédito se confundem tanto, e qual delas lhe calha depende do lado de uma mercadoria devolvida ou de uma correção de fatura em que está. Este guia cobre o que é uma nota de débito, quem a emite e quando, como difere de uma nota de crédito e de uma fatura, o que leva, e um exemplo com IVA. É informação geral de negócio, não aconselhamento contabilístico ou fiscal; confirme o tratamento com o seu contabilista ou a autoridade tributária.
A resposta curta
Uma nota de débito é um documento que ajusta formalmente o saldo entre duas partes a favor de quem a envia. O nome vem da contabilidade: quem a emite debita a conta da outra parte nos seus próprios livros. Na prática significa uma de duas coisas, consoante quem a envia. Um vendedor que cobrou a menos envia uma nota de débito para aumentar o que o cliente lhe deve (aumenta um valor a receber). Um comprador que devolve mercadoria envia uma nota de débito para reduzir o que deve ao fornecedor (reduz uma dívida). Em ambos os casos o saldo move-se a favor de quem a emite.
É este o pormenor que mais se confunde, por isso convém dizê-lo com clareza. Uma nota de débito nem sempre significa «agora alguém deve mais». Significa «a correção é a favor de quem a envia». No caso do vendedor isso aumenta o total devido; no caso de uma devolução pelo comprador, reduz o que o comprador deve. Uma nota de crédito é a imagem inversa: a parte que a envia reduz o que a outra lhe deve, por isso um vendedor que concede um reembolso ou aceita uma devolução emite uma nota de crédito.
A pergunta, portanto, não é se um valor sobe ou desce, mas quem envia a correção e a favor de quem ela recai. Se corrige um saldo a seu próprio favor, está a emitir uma nota de débito. Se reduz o que alguém lhe deve, está a emitir uma nota de crédito. Numa devolução, as duas encontram-se: à nota de débito do comprador responde a nota de crédito do fornecedor pelo mesmo valor.
Quem emite uma nota de débito, e quando
Ao contrário de uma fatura, que vai sempre do vendedor para o comprador, uma nota de débito pode ser emitida por qualquer das partes. É precisamente isso que causa a confusão. Os dois casos comuns:
- É emitida pelo comprador (o mais comum em devoluções). Encomendou 100 unidades, 10 chegaram danificadas e devolve-as. Emite uma nota de débito ao fornecedor pelo valor da mercadoria devolvida, assinalando que agora lhe deve esse valor a menos e que espera uma nota de crédito em troca. Em muitas empresas, é assim que uma devolução é formalmente iniciada.
- É emitida pelo vendedor (por cobranças a menos). Faturou a um cliente 900 mas o preço acordado era 1.000, esqueceu-se uma linha, ou um preço subiu depois do orçamento. Em vez de anular e reemitir, envia uma nota de débito pela diferença de 100, para que o saldo em dívida do cliente suba exatamente esse valor.
Existe também um uso puramente interno: os contabilistas emitem notas de débito para ajustar os livros entre departamentos ou empresas de um mesmo grupo. Para um freelancer ou um pequeno fornecedor, porém, os dois casos acima são os que vai mesmo encontrar, e na maioria das vezes é o vendedor que corrige uma cobrança a menos ou o comprador que devolve algo.
Nota de débito vs nota de crédito vs fatura
Estes três baralham-se porque todos ajustam o que é devido. A forma limpa de os separar é pela direção do dinheiro e por quem os envia.
| Documento | Efeito | Quem emite normalmente | Por palavras |
|---|---|---|---|
| Fatura | Cria o valor a pagar | Vendedor | «Isto é o que me deve» |
| Nota de débito | Ajusta o saldo a favor de quem a emite: um vendedor aumenta o que o comprador deve, um comprador reduz o que deve numa devolução | Comprador ou vendedor | «O saldo deve mover-se a meu favor» |
| Nota de crédito | Reduz o que o comprador deve | Vendedor | «Deve-me menos do que dizia a fatura» |
A nota de débito e a nota de crédito costumam andar juntas: numa devolução, à nota de débito do comprador responde a nota de crédito do fornecedor pelo mesmo valor, e as duas conciliam-se entre si. Se é o vendedor e simplesmente cobrou a mais, ou está a aceitar mercadoria devolvida, o documento que emite é uma nota de crédito, não uma nota de débito. A nossa explicação sobre fatura, orçamento, proforma e recibo coloca toda a família lado a lado.
O que deve conter uma nota de débito
Uma nota de débito parece-se muito com uma fatura e leva um conjunto de dados semelhante para que ambas as partes a possam conciliar com a operação original:
- As palavras «Nota de débito» e um número de nota de débito único, idealmente na sua própria pequena série (por exemplo ND-2026-0001) para a distinguir facilmente das faturas.
- Os nomes e moradas de ambas as partes, e os números fiscais quando aplicável.
- A data, e uma referência ao número da fatura original a que o ajuste diz respeito. É esse vínculo que permite à outra parte conciliá-la.
- Um motivo claro: mercadoria devolvida, cobrança a menos, correção de preço, alteração de quantidade.
- O valor do ajuste, com o imposto mostrado em separado se alguma das partes estiver registada em IVA ou GST, já que o imposto segue o valor.
- A moeda, que importa assim que a operação cruza uma fronteira.
Mantenha a numeração limpa e o vínculo à fatura original explícito, e uma nota de débito será fácil de conciliar. Se numera todos os seus documentos em séries ordenadas, o conjunto mantém-se fácil de auditar; o nosso guia sobre como numerar faturas trata disso.
Notas de débito, IVA e GST
Aqui os dois tipos de nota de débito separam-se, e isso é importante. Uma nota de débito fiscal faz parte do registo fiscal, e na maioria dos sistemas é o fornecedor quem a emite, quando o valor tributável ou o imposto de uma fatura original era demasiado baixo. O GST da Índia é o exemplo mais claro: ao abrigo da lei CGST, um fornecedor emite uma nota de débito para completar uma fatura com imposto a menos, e ela alimenta a declaração de GST. Um comprador que devolve mercadoria não emite uma nota de débito de GST por isso; a devolução é normalmente tratada pela nota de crédito do fornecedor. Assim, a «nota de débito» do comprador numa devolução é geralmente um documento comercial, enquanto o documento que de facto move o imposto é a nota de crédito do fornecedor.
Outros sistemas de IVA seguem uma linha parecida. Na UE, um documento que altera uma fatura anterior é geralmente tratado como uma fatura por direito próprio; a Lei do IVA da África do Sul regula as notas de crédito e de débito do fornecedor; e a HMRC do Reino Unido fixa regras de conteúdo para ambas. Os Estados Unidos não têm IVA: o mesmo documento comercial é muitas vezes chamado debit memo, e qualquer efeito no imposto sobre vendas varia de estado para estado. Como o detalhe difere de país para país, confirme a sua própria situação com o seu contabilista ou autoridade tributária em vez de presumir que a regra de um país vale noutro.
A regra prática para um pequeno fornecedor: se está registado e emite uma nota de débito que aumenta um encargo, em geral mostre o imposto adicional nela como faria numa fatura com IVA, e guarde-a com os seus registos. Se não está registado, não se aplica qualquer linha de imposto. O nosso guia sobre se tem de cobrar IVA cobre a parte do registo.
Um modelo simples de nota de débito
Se precisa do esqueleto de uma, uma nota de débito utilizável diz isto:
«Nota de débito ND-[número], datada de [data]. De [o seu nome e morada] para [a outra parte]. Relativa à Fatura [número original] datada de [data]. Motivo: [mercadoria devolvida / cobrança a menos / correção de preço]. Ajuste: [valor], mais imposto [valor] se aplicável. Novo saldo a pagar: [valor] [moeda].»
Um exemplo com números torna isto concreto. É fornecedor e faturou a um cliente 900 por um trabalho, mas o preço acordado era 1.000 e esqueceu-se uma linha. Em vez de anular a fatura, emite uma nota de débito pelos 100 em falta, referenciando a fatura original. Se está registado em IVA a uma taxa ilustrativa de 15 por cento, a nota mostra 100 mais 15 de imposto, ou seja 115 no total. O saldo líquido em dívida do cliente passa de 900 para 1.000, o IVA que declara sobe 15, ambos os conjuntos de registos mostram porquê, e nada é apagado. O caso inverso: o seu cliente recebeu um artigo danificado no valor de 100 e envia-lhe a sua própria nota de débito por isso; você concilia-a emitindo uma nota de crédito de 100 (mais os 15 de imposto), e os dois documentos anulam-se.
Uma palavra sobre o que fazer se receber uma nota de débito. Não é obrigado a aceitá-la de imediato. Confronte-a com a fatura original e com a mercadoria ou o trabalho em causa, e depois faça uma de três coisas: aceitá-la e ajustar o seu livro-razão (respondendo a uma devolução com uma nota de crédito), contestá-la por escrito se os números ou o motivo parecerem errados, ou pedir mais detalhe se faltar a referência à fatura original. Tratar uma nota de débito recebida como uma reclamação a verificar, e não como uma ordem de pagamento, é o que mantém honestas ambas as contabilidades.
Crie os documentos correspondentes gratuitamente com a Remit
Na maioria das vezes, o documento que um pequeno fornecedor realmente envia é a nota de crédito que responde à nota de débito de um comprador, ou uma fatura corrigida. Com a Remit pode criar uma fatura ou uma nota de crédito limpas em qualquer moeda, com os seus dados, a sua linha de imposto e o seu logótipo, e intitular um documento como nota de débito quando é você a aumentar um encargo. Mantenha cada número numa série ordenada e os ajustes conciliam-se de forma limpa com os originais.
O fio que atravessa tudo isto é o mesmo: por regra, não apague nem reescreva um documento já enviado para corrigir um valor. Emita a nota correspondente, de débito ou de crédito, para que os registos de ambas as partes concordem e o rasto permaneça honesto. Algumas jurisdições com faturação eletrónica formal permitem anular um documento sob certas condições, por isso siga as suas regras locais quando diferirem. Este artigo é informação geral de negócio, não aconselhamento contabilístico ou fiscal; confirme o tratamento do seu caso com o seu contabilista ou autoridade tributária.
