Orçamento, proforma, fatura ou recibo: o que enviar e quando
Orçamento, proforma, fatura, recibo. Quatro documentos, e é mesmo fácil trocá-los ou enviar o errado na hora errada. Distingui-los importa, porque cada um tem um papel diferente e só um é um pedido legal de pagamento. Aqui está o mapa em linguagem clara: o que é cada documento, a ordem em que vão e quais o seu negócio realmente precisa.
Orçamento: o preço, antes de qualquer trabalho
Um orçamento é uma proposta. Diz a um cliente potencial quanto um trabalho vai custar antes de ele se comprometer, para que possa comparar, negociar e dizer sim ou não. Vem primeiro, no início da conversa, e costuma estar aberto a alguma negociação de âmbito ou preço.
O importante é perceber que um orçamento não é um pedido de dinheiro. Ninguém paga um orçamento. O objetivo é ganhar o trabalho deixando o preço e o que inclui claros e profissionais. Um orçamento caprichado e com a sua marca é muitas vezes o que transforma um cliente hesitante num cliente que paga.
Fatura proforma: dados acordados, mas ainda não a fatura final
A fatura proforma é a que confunde toda a gente. Parece quase uma fatura real, mas é enviada antes de a transação ser final, depois de o preço estar acordado. Pense nela como uma confirmação formal do que vai acontecer: os itens, as quantidades, o total, para que o cliente organize o pagamento, obtenha aprovação interna ou desalfandegue mercadoria.
O senão é que não se recebe contra uma proforma nem ela entra nas contas como venda. É um documento provisório. Quando o negócio avança, é substituída por uma fatura a sério, que pede oficialmente o pagamento e vai para os livros. A maioria dos pequenos negócios locais nunca precisa dela. Serve sobretudo no comércio internacional, ou quando um cliente insiste em pagar antes da entrega.
Fatura: o verdadeiro pedido de pagamento, com valor legal
A fatura é a que conta. É emitida quando o trabalho está feito ou os bens entregues, e é um pedido de pagamento formal e reconhecido, num prazo indicado. Ao contrário do orçamento ou da proforma, uma fatura é o registo de uma venda real: vai para as contas, é o que o cliente paga e é o que invocaria se o pagamento correr mal.
Como é o documento que o faz receber, uma fatura não pode deixar dúvidas. Um número claro, a data de emissão e o vencimento, uma descrição linha a linha, os seus dados bancários e o imposto na sua própria linha. Envie-a assim que o trabalho terminar, e não ao fim do mês, porque o relógio do pagamento só arranca quando chega ao cliente.
Recibo: a prova de que o dinheiro chegou
O recibo é o passo final e aponta no sentido contrário. Onde a fatura pede dinheiro, o recibo confirma que foi pago. Emite-o depois de o pagamento chegar, e o cliente guarda-o como prova de uma transação concluída, que pode precisar para os registos, uma despesa ou os impostos.
É fácil achar que a fatura basta, mas para quem mantém contas em ordem o recibo fecha o ciclo. Indica o valor pago, a data e o motivo, para que ambas as partes tenham um registo inequívoco de que o negócio está liquidado.
A ordem em que vão, com um exemplo simples
Juntando tudo, o fluxo é simples. Envia um orçamento para ganhar o trabalho. Se o cliente tiver de pagar adiantado ou comprar do estrangeiro, pode enviar uma proforma depois de o preço estar acordado. Terminado o trabalho, envia a fatura para pedir o pagamento. Depois de pago, envia um recibo para o confirmar.
Assim, um designer que orça um logótipo enviaria um orçamento de 800. Ao aceitarem, poderia cobrar um sinal, faturá-lo e passar recibo. Na entrega fatura o restante, e depois de cobrado envia um recibo final. O orçamento para ganhar, a fatura para faturar, o recibo para fechar. A proforma só aparece quando alguém tem de pagar antes da entrega.
Quais o seu negócio usa mesmo?
Para a maioria dos pequenos negócios e freelancers, a resposta honesta são três: um orçamento para ganhar o trabalho, uma fatura para receber e um recibo para confirmar o pagamento. Isso cobre a grande maioria do dia a dia, e se só dominar esses três já está em boa forma.
Acrescente uma proforma se vende para o estrangeiro, envia bens que passam pela alfândega ou lida com clientes que pagam adiantado. E se fornece a crédito ao longo do tempo, o extrato de conta que resume tudo o que está em dívida é a quarta ferramenta a conhecer. A Remit cria todos a partir de uma só conta grátis: envie um orçamento para ganhar o trabalho, uma fatura para receber e um recibo para fechar, sem trocar de ferramenta nem reescrever nada.
