O que é uma fatura fiscal?
Se um cliente alguma vez lhe pediu uma «fatura fiscal» em vez de apenas uma fatura, conheceu um dos termos pior compreendidos do pequeno negócio. Em boa parte do mundo, uma fatura fiscal não é um documento diferente que você compra ou instala: é uma fatura normal que leva alguns dados extra, legalmente exigidos, para que o comprador possa recuperar o imposto dela. Se precisa de emitir uma, e o que ela deve exatamente mostrar, depende inteiramente de onde está e de se é sujeito passivo de um imposto sobre vendas como o IVA ou o GST. Eis o que é realmente uma fatura fiscal, em que difere de uma fatura normal, os campos que deve levar, as regras nos principais países que usam o termo, e um modelo simples. Isto é informação geral de empresa, não aconselhamento fiscal ou jurídico, por isso confirme o detalhe com a sua própria autoridade fiscal ou um contabilista.
A resposta curta
Uma fatura fiscal é uma fatura que cumpre os requisitos legais para que um vendedor registado cobre um imposto sobre vendas (como o IVA ou o GST) e para que o comprador o recupere. A sua característica definidora é que mostra o imposto de forma explícita: o seu número de registo fiscal, a taxa aplicada, o montante do imposto, e o total com imposto incluído. Uma simples fatura que diz apenas «Total: 1.000» não é uma fatura fiscal; uma que discrimina «Subtotal 1.000, IVA a 15 por cento 150, Total 1.150» e leva o seu número de IVA é.
O termo é usado sobretudo em países com um sistema de IVA ou GST e uma tradição jurídica da Commonwealth: a África do Sul, a Austrália, a Nova Zelândia, a Índia, Singapura e outros têm todos um documento legal específico chamado fatura fiscal. Nos Estados Unidos, que não têm IVA, o termo quase não se usa; uma fatura normal mais qualquer imposto estadual sobre vendas é o equivalente. Por isso a primeira pergunta nunca é «como faço uma fatura fiscal», é «estou registado em IVA ou GST, e o meu país exige este formato?».
O efeito prático para um freelancer ou pequeno fornecedor: se não é sujeito passivo de um imposto sobre vendas, geralmente emite faturas normais e não há nada de extra a fazer. Assim que se regista (ou um cliente que pode recuperar o imposto lhe pede uma), as suas faturas têm de passar a ser faturas fiscais conformes, o que significa sobretudo acrescentar o seu número fiscal e mostrar o imposto na sua própria linha.
Fatura fiscal vs fatura normal
As duas parecem quase iguais, e uma fatura fiscal conforme não passa de uma fatura normal com os dados fiscais acrescentados. A diferença está no que a lei exige que nela figure e no que o comprador pode fazer com ela.
| Fatura normal | Fatura fiscal | |
|---|---|---|
| Quem a emite | Qualquer vendedor | Um vendedor registado em IVA ou GST |
| Mostra o imposto | Não necessariamente | Sim, numa linha separada com a taxa e o montante |
| Número de registo fiscal | Não exigido | Exigido (o seu, e por vezes o do comprador) |
| Permite ao comprador recuperar o imposto | Não | Sim, é a prova dele para deduzir o imposto suportado |
| A menção que leva | «Fatura» | Muitas vezes deve dizer «Fatura fiscal» |
Essa última linha faz tropeçar: em vários países o documento tem de levar literalmente as palavras «Fatura fiscal» para contar. Se é sujeito passivo e um cliente empresarial precisa de recuperar o imposto, dar-lhe um documento intitulado apenas «Fatura» sem o seu número fiscal pode significar que não o consiga recuperar, e ele voltará a pedir-lhe que a reemita.
O que uma fatura fiscal deve mostrar
As regras exatas variam por país, mas uma fatura fiscal completa leva quase em toda a parte o mesmo conjunto básico de dados. Trate isto como a lista e depois confirme as particularidades do seu país:
- Um título claro como «Fatura fiscal» mostrado em destaque (a redação exata é exigida na Austrália e em vários outros países).
- O seu nome, morada e número de registo fiscal (IVA, GST ou equivalente).
- O nome e a morada do comprador, e nalguns países também o seu número fiscal, sobretudo acima de certo valor.
- Um número de fatura único e a data de emissão.
- Uma descrição dos bens ou serviços, com a quantidade.
- O montante antes de imposto, a taxa de imposto, o montante do imposto e o total com imposto incluído, cada um mostrado com clareza.
- A moeda, que importa assim que vende através de uma fronteira.
O único dado que transforma uma fatura normal numa fatura fiscal é a discriminação do imposto com o seu número de registo. Se é sujeito passivo de IVA ou GST, integre esses campos no seu modelo uma vez e cada fatura que envia é conforme por defeito. E já agora, se numerar as suas faturas numa série limpa, melhor ainda; o nosso guia sobre como numerar faturas cobre isso.
Fatura fiscal completa vs simplificada
Muitos sistemas fiscais permitem uma versão mais curta para montantes pequenos. Uma fatura fiscal completa leva tudo o que está acima, incluindo os dados do comprador, e é exigida para vendas maiores. Uma fatura fiscal simplificada (ou abreviada) deixa de fora alguns dados do comprador e é permitida abaixo de um limiar, o que é comum para a venda a retalho e as vendas de baixo valor.
Na África do Sul, por exemplo, exige-se uma fatura fiscal completa acima de certo montante, enquanto uma fatura fiscal abreviada é permitida abaixo; no Reino Unido é permitida uma fatura de IVA simplificada para vendas a retalho sob um limiar. Os limiares e as regras exatas mudam, por isso verifique o valor atual com a sua autoridade fiscal em vez de confiar num número que leu uma vez. O princípio é o mesmo em toda a parte: as vendas maiores ou entre empresas precisam do documento completo; as vendas pequenas ou a retalho podem muitas vezes usar a forma curta.
Regras da fatura fiscal por país
Como o termo é próprio de cada país, eis como os principais o tratam. É um ponto de partida, não aconselhamento, e o detalhe muda, por isso confirme com a autoridade indicada.
| Onde | O que saber |
|---|---|
| África do Sul | Um sujeito passivo registado deve emitir uma fatura fiscal no prazo de 21 dias de um fornecimento. Deve ser intitulada «Tax Invoice», «VAT Invoice» ou «Invoice», mostrar o seu número de IVA, e acima de certo valor os dados do comprador. Fonte: SARS. |
| Austrália | Se é registado em GST deve entregar uma fatura fiscal pelas vendas tributáveis acima de certo montante quando o comprador a pede, no prazo de 28 dias. Deve mostrar as palavras «Tax Invoice», o seu ABN, o montante de GST (ou que vai incluído), e a identidade do comprador acima de um valor maior. Fonte: ATO. |
| Índia | Uma empresa registada em GST emite uma fatura fiscal que mostra o GSTIN, um código HSN ou SAC, o valor tributável e a divisão CGST/SGST ou IGST. Fonte: o seu portal GST. |
| Reino Unido e UE | O equivalente é a fatura de IVA. Deve mostrar um número único, o seu número de IVA, a taxa e o montante de IVA, e os totais líquido e bruto; é permitida uma versão simplificada para pequenas vendas a retalho. Fonte: gov.uk. |
| Botsuana e África Austral | Se é registado em IVA (no Botsuana, junto da BURS), uma fatura fiscal deve levar «Tax Invoice», o seu número de IVA e o IVA mostrado em separado. Ainda não registado? Emite faturas normais até ultrapassar o limiar de registo. |
| Estados Unidos | Sem IVA, por isso o termo quase não se usa. Uma fatura normal mais qualquer imposto estadual sobre vendas serve; não há um formato federal de «fatura fiscal». |
Para o detalhe, as páginas de IVA do SARS da África do Sul, as orientações do ATO sobre a fatura fiscal na Austrália e as regras de fatura de IVA da gov.uk no Reino Unido expõem todas exatamente o que deve figurar. Se está a ponderar se sequer precisa de se registar, o nosso guia sobre se precisa de cobrar IVA percorre os limiares.
Quando tem mesmo de emitir uma?
Duas coisas o desencadeiam. Primeiro, ser sujeito passivo: uma vez registado em IVA ou GST, as faturas que emite por vendas tributáveis geralmente têm de ser faturas fiscais, porque passa a cobrar o imposto em nome da autoridade fiscal. Segundo, o pedido de um comprador: um cliente empresarial registado precisa de uma fatura fiscal válida para recuperar o imposto que lhe pagou, por isso pedirá uma, e em vários países está legalmente obrigado a fornecê-la dentro de um certo número de dias.
Se não é sujeito passivo, geralmente não deve cobrar IVA nem GST e não emite faturas fiscais; emite faturas normais. Cobrar ou mostrar um imposto de que não é sujeito passivo é um problema a sério; por isso, se um cliente pede uma fatura fiscal e você não é registado, a resposta honesta é que só lhe pode dar uma fatura normal. Na dúvida sobre se ultrapassou o limiar de registo do seu país, verifique com a sua autoridade fiscal ou um contabilista, porque os limiares e os prazos diferem muito.
Um modelo simples de fatura fiscal
Se é sujeito passivo e precisa da ossatura de uma, uma fatura fiscal conforme diz isto:
«Fatura fiscal. [Nome, morada e número de IVA/GST da sua empresa]. Fatura [número], com data de [data]. Faturar a: [nome e morada do cliente, mais o seu número fiscal onde exigido]. Descrição: [bens ou serviços, quantidade]. Subtotal [valor]. IVA/GST a [taxa] por cento: [montante do imposto]. Total com imposto incluído: [valor bruto] [moeda].»
Um exemplo resolvido torna-o concreto. Digamos que é sujeito passivo de IVA e fatura 1.000 a um cliente por um trabalho de design a uma taxa ilustrativa de 15 por cento (a taxa normal da África do Sul; outros países diferem). A fatura fiscal mostra: Subtotal 1.000, IVA a 15 por cento 150, Total com IVA 1.150, ao lado do seu número de IVA e das palavras Fatura fiscal. O cliente paga 1.150, você põe de lado os 150 para entregar à autoridade fiscal, e o cliente usa a sua fatura fiscal para recuperar os seus 150. Os registos de cada um batem certo porque o imposto é mostrado, não escondido dentro de um único total.
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Se uma venda for depois cancelada ou corrigida, o documento correspondente é uma nota de crédito, que reverte uma fatura fiscal e o seu imposto; e se ainda está a perceber que documento é qual, a nossa explicação sobre fatura, orçamento, proforma e recibo apresenta toda a família. Este artigo é informação geral de empresa, não aconselhamento fiscal ou jurídico; confirme as regras do seu país com a sua autoridade fiscal ou um contabilista.
