Guia
Como escrever um e-mail de fatura
O e-mail que leva a sua fatura faz um trabalho real. Uma mensagem clara, calorosa e profissional é aberta, lida e paga mais rápido do que um e-mail vazio com um anexo. Veja como escrever, com modelos que você pode copiar para o primeiro envio e para cobrar uma atrasada.
O que todo e-mail de fatura precisa
Mantenha curto e torne o essencial impossível de perder. Um bom e-mail de fatura tem um assunto claro com o número da fatura, um lembrete de uma linha do que foi o trabalho, o valor devido e o vencimento, e uma nota de que a fatura está anexa. Encerre com um agradecimento sincero. É só isso que ele precisa fazer.
O assunto importa mais do que as pessoas pensam, porque decide se o e-mail é aberto logo. Algo como «Fatura 1042 de [Sua empresa], vence 30 de junho» diz ao cliente exatamente o que é e quando importa, para não se perder.
Modelo: enviar a fatura
Assunto: Fatura 1042 de [Sua empresa], vence 30 de junho
Olá [nome], obrigado pela confiança. Segue anexa a fatura 1042 por [descrição curta do trabalho], num total de [valor] com vencimento em [data]. Os meus dados bancários estão na fatura para o pagamento. Se tiver qualquer dúvida, é só responder a este e-mail que terei prazer em ajudar. Obrigado de novo, [Seu nome].
É caloroso, específico e sem esforço para agir. Note que ele nomeia o valor e a data no corpo, para o cliente não precisar abrir o anexo para saber o que está sendo pedido.
Modelo: um lembrete amigável
Se o vencimento está perto e nada chegou, um empurrão suave é totalmente normal e raramente ofende. Assuma o melhor: a maioria dos atrasos são esquecimentos, não recusas.
Assunto: Lembrete: fatura 1042, vence [data]. Olá [nome], só um lembrete amigável de que a fatura 1042 por [valor] vence em [data]. Anexei de novo aqui por comodidade. Se já estiver encaminhada, ignore isto e obrigado. Abraço, [Seu nome].
Anexar a fatura de novo remove a desculpa número um, que é o cliente não encontrar o original.
Modelo: uma cobrança mais firme
Quando uma fatura está de fato atrasada, mantenha-se profissional mas seja direto. Você não está sendo difícil por esperar ser pago por um trabalho que fez.
Assunto: Em atraso: fatura 1042. Olá [nome], a fatura 1042 por [valor] venceu em [data] e está agora [número] dias em atraso. Poderia me dizer quando posso esperar o pagamento, ou se há algum problema que eu possa ajudar a resolver? Eu agradeceria acertar isto até [nova data]. Obrigado, [Seu nome].
Definir uma nova data específica transforma uma cobrança em aberto em um pedido claro. Se cobranças firmes viram um padrão com um cliente, é sinal de exigir um sinal na próxima vez.
