O que são contas a receber?

O que significam de verdade as contas a receber

As contas a receber (por vezes chamadas apenas «valores a receber» ou «créditos de clientes») são o total de todo o dinheiro que lhe devem clientes a quem faturou mas que ainda não pagaram. No momento em que entrega o trabalho e envia uma fatura a crédito, esse valor torna-se uma conta a receber: ganhou-o, mas continua com o cliente em vez de na sua conta. É a imagem invertida das contas a pagar, o dinheiro que você deve a outros. Uma é dinheiro que entra, a outra dinheiro que sai.

Em contabilidade, as contas a receber são um ativo corrente. Parece estranho à primeira vez, porque o dinheiro não está consigo, mas uma fatura por pagar continua a ser algo de valor que espera transformar em breve em dinheiro, por isso conta como um ativo que possui. É também por isso que as contas a receber só existem se faturar a crédito, ou seja, se deixar o cliente pagar mais tarde. Se cada cliente pagasse na hora, nunca teria contas a receber, apenas dinheiro. Para a maioria das empresas que faturam a outras empresas, o crédito é o normal, por isso os valores a receber são uma constante.

As suas contas a receber são apenas as suas faturas por pagar

Esta é a parte que os manuais de grande empresa complicam. Para uma pequena empresa, as suas contas a receber não são nada mais misterioso do que a soma de cada fatura que enviou e que ainda não está paga. Some todas as suas faturas pendentes e esse total é o seu saldo de contas a receber. Não há um livro à parte que precise de manter com um software caro; as próprias faturas são o registo. Para um simples freelancer isto chega, mas se usa software de contabilidade, está registado em IVA ou trabalha por acréscimo, os seus livros devem reconciliar com o mesmo total; e em contabilidade de caixa pode não registar formalmente contas a receber.

É exatamente para isso que serve um extrato de conta. Um extrato lista, para um cliente, cada fatura enviada, o que ele pagou e o saldo ainda em dívida, que é a parte desse cliente nas suas contas a receber. Envie uma fatura limpa por cada trabalho e mantenha um extrato corrente por cliente, e já está a acompanhar os seus valores a receber corretamente, sem jargão contabilístico. Se faz as suas faturas e extratos com a Remit, as suas contas a receber são simplesmente a lista de faturas ainda marcadas como por pagar. O gerador de faturas cria as faturas e o gerador de extratos transforma-as num saldo corrente por cliente, o seu livro de valores a receber em tudo menos no nome.

Vê-las num relance: o relatório de antiguidade

Saber o total que lhe devem é útil, mas saber há quanto tempo cada valor está em dívida é o que de facto o protege, porque uma fatura recente e uma com noventa dias de atraso são riscos muito diferentes. A ferramenta para isto é um relatório de antiguidade de contas a receber: agrupa o que lhe devem segundo há quanto passaram do prazo. Dois minutos numa folha de cálculo e vê logo onde estão os problemas.

Neste exemplo o seu total de contas a receber é 4800, mas a história está nas colunas: 2000 estão bem, enquanto 1600 têm mais de um mês de atraso e 300 correm o risco de nunca chegar. Quanto mais envelhece um valor a receber, menos provável é ser pago, por isso o relatório de antiguidade diz-lhe exatamente que faturas cobrar primeiro e que clientes se estão a tornar um problema. Faça um no fim de cada mês e nunca será surpreendido por uma falta de tesouraria que estava à vista. Algumas faturas muito antigas nunca serão pagas; nessa altura abate-as como incobrável, o que as retira das suas contas a receber, e num balanço os valores a receber costumam ser apresentados líquidos de uma provisão para cobranças duvidosas, uma pequena reserva para a parte que não espera cobrar.

Dois números que dizem se estão saudáveis

Para além do total bruto, duas medidas simples dizem se cobra bem ou deixa o dinheiro arrastar-se. A primeira é o prazo médio de recebimento (DSO), o número médio de dias que demora a receber após uma venda. A fórmula é as suas contas a receber divididas pelas suas vendas a crédito do período, multiplicado pelo número de dias desse período.

DSO = (contas a receber ÷ vendas a crédito) × dias do período

Digamos que num ano faturou 80 000 a crédito e, em média, deviam-lhe cerca de 10 000 a qualquer momento. O seu DSO é (10 000 ÷ 80 000) × 365 = cerca de 46 dias. Em claro, demora mais ou menos um mês e meio a receber depois de fazer o trabalho. O segundo número é a rotação de contas a receber, que são as vendas a crédito divididas pelos valores a receber médios: 80 000 ÷ 10 000 = 8, o que significa que cobra os seus valores médios oito vezes por ano. Os dois descrevem a mesma coisa pelos extremos opostos: uma rotação mais alta e um DSO mais baixo significam ambos que recebe mais depressa. Como guia aproximado, um DSO de 30 a 45 dias é considerado saudável em condições padrão, embora dependa muito do seu setor e dos prazos que oferece (ver Investopedia sobre o DSO para a referência geral). Use aqui apenas as vendas a crédito, não as vendas a pronto, que o distorceriam, e tenha presente que uma faturação sazonal ou irregular pode enviesar o número num único período. Acompanhe o seu próprio DSO ao longo do tempo: a tendência importa mais do que o número exato; se sobe, os seus clientes pagam mais devagar e a sua tesouraria aperta.

As contas a receber não são dinheiro (e aí está a armadilha)

A coisa mais importante a perceber sobre os valores a receber é que não são dinheiro no banco. Pode ter um bom mês no papel, com 20 000 de vendas faturadas, e ainda assim não conseguir pagar-se, porque esses 20 000 estão em contas a receber e nada chegou ainda. O lucro é o que ganhou; o dinheiro é o que pode mesmo gastar, e os valores a receber são o atraso entre os dois. É por isso que um negócio em crescimento pode ficar sem dinheiro enquanto ganha mais trabalho: cada novo trabalho imobiliza mais dinheiro em valores a receber antes de render.

É esse o elo entre os valores a receber e o resto das suas finanças. As suas faturas por pagar são uma grande parte do seu fundo de maneio, o dinheiro imobilizado para fazer o negócio funcionar no dia a dia, e quanto mais devagar são cobradas, menos dinheiro livre tem. A resposta prática é planear à volta do atraso em vez de o sofrer: uma simples previsão de fluxo de caixa que date as entradas pelo momento em que vão mesmo chegar, não por quando enviou a fatura, mantém-no solvente durante a distância. Os valores a receber são um ativo, mas não se paga a renda com um ativo.

Como manter as contas a receber sob controlo

Não pode obrigar um cliente a pagar mais cedo, mas pode fazer muito para encurtar a distância e reduzir o montante preso em valores a receber. Quase tudo é ser claro e rápido mais do que cobrar com dureza. As alavancas que mais importam: indique as suas condições de pagamento com clareza em cada fatura (uma data de vencimento, não apenas «à receção»); fature logo ao terminar o trabalho em vez de ao fim do mês, porque o relógio só arranca quando a fatura chega; envie um extrato de conta a qualquer cliente com mais de uma fatura em aberto para que o saldo corrente esteja à frente dele; e faça seguimento no momento em que uma fatura passa do prazo, com cortesia mas sem demora. Os nossos artigos sobre como pedir o pagamento a um cliente e o que fazer quando um cliente não paga cobrem a redação em cada etapa.

Isto importa ainda mais se fatura para o estrangeiro ou opera num mercado com cultura de pagamento lento. Em muitos mercados da África Austral, incluindo o Botsuana, os pequenos fornecedores esperam muitas vezes bastante tempo para serem pagos por clientes maiores e por alguns compradores públicos ou paraestatais, e contas a receber inchadas podem afundar um negócio que por outro lado vai bem. A conta é a mesma em qualquer moeda: um fornecedor a quem devem 80 000 P e que tem cerca de 10 000 P em aberto a qualquer momento tem o mesmo DSO de cerca de 46 dias que o exemplo acima. A defesa é a mesma em todo o lado: condições claras, faturação rápida, um extrato que mostre exatamente o que é devido, e seguimento precoce e constante. Manter os seus valores a receber apertados não é ser insistente; é tratar como dinheiro o dinheiro que já ganhou, e cobrá-lo antes de envelhecer até virar prejuízo.

A versão curta

As contas a receber são o dinheiro que os seus clientes lhe devem, que para uma pequena empresa é apenas o total das suas faturas por pagar. Acompanhe-as com um relatório de antiguidade para saber há quanto cada valor está em dívida, e vigie o seu DSO (quantos dias demora a receber) para ver se cobra bem. Lembre-se de que os valores a receber são um ativo mas não dinheiro, por isso um mês rentável pode deixá-lo a descoberto até o dinheiro chegar. Mantenha-os saudáveis faturando cedo, com condições claras, enviando extratos e cobrando cedo os atrasos.

Um extrato de conta feito a partir das suas próprias faturas é todo o acompanhamento de valores a receber de que a maioria das pequenas empresas precisa. É informação geral de negócio e não aconselhamento financeiro, por isso adapte-a à sua situação e ao seu mercado.