Que despesas do negócio pode deduzir?
Deduzir despesas do negócio é uma das formas mais simples de reduzir o seu imposto quando trabalha por conta própria, e uma das mais mal compreendidas. Cada despesa dedutível que regista reduz o seu lucro tributável, por isso o dinheiro gasto a pôr o negócio a funcionar não é tributado como rendimento. A armadilha está em saber o que conta de facto, como tratar os custos que são ao mesmo tempo do negócio e pessoais, e guardar os comprovativos que o sustentam. Este guia cobre o teste que decide, uma lista concreta do que normalmente pode deduzir, como repartir os custos mistos, o que não é dedutível, e a manutenção de registos que segura tudo. É informação geral de empresa, não aconselhamento fiscal; as regras e os valores variam por país e mudam, por isso confirme a sua situação com o seu contabilista ou autoridade fiscal.
O que significa «deduzir uma despesa»
Uma despesa do negócio é um custo em que incorre para pôr a sua atividade a funcionar, e deduzi-la significa subtraí-la ao seu rendimento de atividade antes de calcular o imposto. Se o seu rendimento de atividade (faturação) for 50 000 e tiver 12 000 em despesas dedutíveis, é tributado sobre 38 000 de lucro, não sobre os 50 000 inteiros (exemplo ilustrativo). A despesa não lhe é reembolsada; reduz o valor sobre o qual o seu imposto é calculado, por isso a poupança real é a sua taxa de imposto multiplicada pela despesa. Como o lucro também desencadeia outras contribuições, como a National Insurance Classe 4 no Reino Unido ou o self-employment tax nos EUA, a poupança é muitas vezes um pouco superior ao imposto sobre o rendimento por si só.
É por isso que as despesas importam tanto a qualquer trabalhador independente: cada custo real que não regista é lucro sobre o qual paga imposto sem necessidade. É também por isso que as regras são rigorosas sobre o que qualifica, porque a fronteira entre um custo do negócio e um pessoal é onde se concentram a maioria dos erros (e das divergências com o fisco). Algo a manter separado: se está sujeito a IVA ou a um imposto equivalente, recuperar o imposto de uma compra é um mecanismo diferente de deduzir o custo para o imposto sobre o rendimento, por isso trate as duas questões em separado.
O único teste: é para o negócio?
Na maioria dos sistemas fiscais, o teste de fundo é a mesma ideia por palavras diferentes. No Reino Unido, um custo tem de ser total e exclusivamente para o negócio. Nos EUA, tem de ser ordinário e necessário para o negócio (comum na sua atividade e útil para ela). Outros países usam linguagem semelhante. Em qualquer caso, a pergunta é simples: este custo existe por causa do negócio?
Se a resposta for um sim claro, é normalmente dedutível. Se o custo for em parte pessoal, pode muitas vezes deduzir a proporção do negócio (ver abaixo), mas não a parte pessoal. Em rigor, um custo com um fim ao mesmo tempo profissional e pessoal só é dedutível quando uma parte profissional genuína pode ser separada, por isso o telefone, a casa e o carro são os casos de repartição aceites. E se for puramente pessoal, não é uma despesa do negócio por mais que o deseje. Ter esse teste em mente, em vez de uma lista decorada, é o que o mantém do lado certo quando um custo é invulgar.
O que normalmente pode deduzir (despesas dedutíveis)
As categorias exatas variam por país, mas as seguintes são despesas dedutíveis para a maioria dos trabalhadores independentes, na totalidade quando são puramente para o negócio:
- Escritório e espaço de trabalho: renda, serviços e material de um espaço profissional, ou a parte do negócio de um escritório em casa.
- Deslocações: bilhetes de comboio, autocarro, táxi e avião para viagens de negócios, mais alojamento e estacionamento (não as multas).
- Custos de veículo: a parte do negócio do combustível, do seguro, da manutenção, etc., ou uma taxa fixa por quilómetro (abaixo).
- Software e ferramentas: software de contabilidade, ferramentas de design e de gestão de projetos, armazenamento na nuvem, alojamento de site e nomes de domínio comprados para o negócio.
- Serviços profissionais: honorários de contabilista e de contabilidade, custos jurídicos próprios do negócio, e subscrições profissionais relevantes.
- Seguros: seguros do negócio, como a responsabilidade civil profissional.
- Marketing: publicidade, um site, impressão e custos promocionais.
- Telefone e internet: a parte do negócio das suas faturas (ou o custo total de uma linha usada apenas para trabalhar).
- Equipamento: os artigos maiores como um portátil ou uma câmara são normalmente tratados como ativo. Muitos países permitem deduzir o custo total no ano da compra através de uma dedução (a Annual Investment Allowance do Reino Unido, a Section 179 dos EUA), até limites generosos, por isso verifique a regra em vigor. São deduções por investimento ou opções com os seus próprios limites e exclusões (no Reino Unido os automóveis estão fora da Annual Investment Allowance; nos EUA a Section 179 está limitada pelo seu rendimento tributável), por isso não são simplesmente despesas e vale a pena confirmá-las com o seu contabilista.
Se não tem a certeza se a sua tarifa já cobre os seus próprios custos gerais face ao que pode debitar a um cliente, note que essa é uma questão diferente de faturar despesas a um cliente: aqui referimo-nos a custos que deduz ao seu próprio lucro tributável, não a custos que repassa.
Custos mistos: repartir casa, telefone e carro
Muitos custos reais são em parte do negócio, em parte pessoais, e só deduz a parte do negócio. A abordagem habitual é uma repartição justa e coerente que consiga justificar:
- Escritório em casa: calcule a proporção do negócio pelo número de divisões usadas e pelo tempo em que servem para trabalhar, ou use um método de taxa fixa onde exista.
- Telefone e banda larga: estime a percentagem de uso que é para o negócio e deduza essa parte da fatura.
- Carro: deduza a proporção de quilómetros de negócio dos seus custos de uso, ou use uma taxa fixa por quilómetro de negócio.
O essencial é que o método seja razoável e que guarde registo suficiente para mostrar como lá chegou. As autoridades fiscais aceitam a repartição; o que contestam é um número redondo tirado do nada. Onde existe uma taxa fixa simplificada (secção seguinte), poupa muitas vezes as contas.
O que normalmente não pode deduzir
Alguns custos parecem relacionados com o negócio mas são geralmente não dedutíveis, e enganar-se neles é um motivo habitual de questões:
- A despesa pessoal de qualquer tipo, e a parte pessoal de um custo misto.
- A roupa do dia a dia, mesmo que só a use para trabalhar (o equipamento de proteção especializado ou um verdadeiro uniforme podem ser diferentes).
- As deslocações casa-trabalho entre a casa e um local de trabalho habitual, por oposição a viagens a locais temporários ou de clientes.
- As despesas de representação (convidar clientes) são não dedutíveis em alguns países (o Reino Unido) e limitadas noutros (nos EUA, a representação é geralmente não dedutível e as refeições de negócios muitas vezes só em parte), por isso verifique a regra local em vigor.
- As multas e penalizações, incluindo de estacionamento e fiscais.
- A sua própria remuneração e o imposto sobre o rendimento: o dinheiro que retira do negócio para si, e os seus pagamentos de imposto sobre o rendimento ou de contribuição de trabalhador independente, não são despesas do negócio, o que é uma confusão muito comum.
A comida é uma zona cinzenta que varia por país e situação, por isso não presuma que o almoço é dedutível só porque estava a trabalhar. Quando um custo está perto do limite, é exatamente o momento de perguntar ao seu contabilista em vez de adivinhar.
Opções simplificadas e de taxa fixa
Vários países oferecem métodos simplificados para não ter de somar cada recibo. O Reino Unido tem despesas simplificadas de taxa fixa para trabalhar a partir de casa, os quilómetros de negócio e viver no próprio espaço do negócio. Os EUA oferecem uma dedução simplificada de escritório em casa e uma taxa padrão por quilómetro. Trocam um pouco de precisão por muito menos burocracia, e normalmente pode comparar a taxa fixa com o custo real e usar a que for melhor, embora muitas vezes tenha de se manter num método durante o ano.
Se uma taxa fixa supera deduzir o custo real depende da sua situação, por isso vale a pena verificar as duas uma vez. As próprias taxas mudam todos os anos, por isso use sempre o valor em vigor da sua autoridade fiscal em vez de um que recorde.
Guarde os comprovativos (a parte que se salta)
Esta é a regra que derruba mais deduções do que qualquer outra: só pode deduzir o que consegue provar. Um custo realmente incorrido mas que não consegue provar é um custo que arrisca perder se lho pedirem. Por isso o hábito importa tanto como o saber: guarde cada recibo e fatura, anote o motivo do negócio quando não for óbvio, e separe receitas e despesas do seu orçamento pessoal, idealmente numa conta dedicada. A maioria das autoridades fiscais exige guardar os registos vários anos (o Reino Unido cerca de cinco anos após o prazo de entrega, os EUA geralmente três, por vezes mais), por isso não os deite fora cedo demais.
É aqui que entra a sua faturação. Registos limpos do que ganhou de um lado e as suas despesas do outro, e os dois juntos formam o seu lucro tributável. Com a Remit pode emitir faturas e manter um extrato de conta do que cada cliente deve, para que o lado das receitas fique claro e fácil de reconciliar na época de impostos; combine isso com uma simples pasta ou app para os recibos e as suas despesas ficam prontas a deduzir. O nosso guia sobre quanto pôr de lado para impostos cobre o que fazer com o lucro depois de deduzidas as despesas.
Em resumo
Deduza cada custo real de pôr o negócio a funcionar, reparta os custos mistos por uma proporção justa e registada, deixe de fora os custos pessoais e os não dedutíveis, e guarde os recibos para o provar. Feito de forma coerente, as despesas não são um truque; é simplesmente pagar imposto sobre o seu lucro real em vez de sobre a sua faturação. Os detalhes, do que conta ao tempo de conservação, diferem por país: as indicações do Reino Unido estão em gov.uk e as regras dos EUA nas indicações do IRS sobre despesas do negócio, e muitos outros países, incluindo o Botsvana e outros da África Austral, têm as suas próprias regras de despesas dedutíveis ligadas ao registo.
Este artigo é informação geral de empresa, não aconselhamento fiscal, e as regras e os valores mudam. Confirme o que pode deduzir, e como, com o seu contabilista ou autoridade fiscal antes de se basear nisso.
