Como faturar despesas
Quando um projeto o faz gastar o seu próprio dinheiro, um voo até às instalações de um cliente, uma licença de foto, um estafeta, normalmente quer recuperar esse dinheiro, e a forma de o fazer é pôr esses custos na sua fatura. Cobrar despesas a um cliente parece simples, mas feito à pressa cria litígios, pagamentos lentos e dores de cabeça fiscais. Bem feito é quase invisível: o cliente vê exatamente o que acordou pagar, com provas, e paga sem perguntar. Este guia cobre o que conta como despesa cobrável, como acordá-la à partida, como apresentá-la na fatura, se convém acrescentar uma margem, e como o imposto encaixa. É informação geral de negócio, não aconselhamento contabilístico ou fiscal; confirme o detalhe com o seu contabilista.
O que conta como despesa cobrável
Uma despesa cobrável (ou reembolsável) é um custo em que incorre especificamente para o projeto de um cliente e lhe repercute, em vez de o absorver na sua tarifa. O teste é se o custo existe só por causa desse trabalho. Exemplos comuns: viagens e alojamento para uma visita ao cliente, uma licença de software ou um recurso comprado só para o projeto, impressão, envio e estafeta, materiais, e custos de subcontratação que repercute.
O oposto são os seus custos gerais: o seu portátil, as suas subscrições de software gerais, o seu escritório em casa, o seu próprio tempo. São o custo de ter um negócio e cabem na sua tarifa, não na fatura do cliente. Se o teria pago de qualquer forma sem este cliente, é um custo geral. Se só existe por causa do trabalho, é provavelmente cobrável, desde que o tenha acordado primeiro. Se não tem a certeza de que a sua tarifa já cobre os seus custos gerais, o nosso guia sobre quanto cobrar explica como incluí-los.
Acorde-a primeiro: aprovação prévia e contrato
A maior causa de litígios sobre despesas é um cliente ver um custo inesperado. Evite-o acordando, por escrito, antes de gastar: que tipos de despesa são reembolsáveis, se há um limite, se são cobradas ao custo ou com margem, e que os valores grandes precisam de aprovação prévia. Uma cláusula curta no seu orçamento ou contrato serve, por exemplo: «O cliente reembolsará os custos de terceiros pré-aprovados ao custo, faturados na fatura seguinte com recibos anexados.»
Para tudo o que não seja trivial, obtenha aprovação explícita do gasto concreto antes de se comprometer, idealmente por e-mail para ficar registo. Um rápido «os voos são 240, reservo?» leva um minuto e elimina a razão mais comum pela qual uma despesa é contestada ou recusada mais tarde. O nosso guia sobre como escrever um contrato de freelancer indica onde fica esta cláusula.
Como pôr as despesas na fatura
Apresente as despesas para que o cliente veja exatamente o que é cada uma e a distinga do seu honorário. As regras que mantêm isto limpo:
- Liste cada despesa na sua própria linha. Nunca junte vários custos numa só linha «Despesas». «Voos ida e volta, Lisboa-Berlim, 240» e «Licença de foto, 29» podem ambos ser verificados; «Despesas, 269» convida a uma pergunta.
- Separe os seus honorários das suas despesas com subtotais próprios, para que o cliente e a sua equipa de contabilidade vejam o trabalho e os custos repercutidos à parte. Também importa para o imposto, mais abaixo.
- Anexe as provas. Guarde os recibos e anexe-os ou referencie-os, para que não haja nada a contestar. Muitas equipas financeiras exigem-no antes de pagar.
- Identifique de forma clara e coerente, para que uma linha reembolsável não possa ser confundida com parte do seu honorário.
Pôr as despesas na mesma fatura que os honorários relacionados costuma estar bem; num projeto longo pode faturar as despesas mensalmente à medida que surgem. Em qualquer caso, cada despesa mantém a sua linha e o seu recibo. Se um custo estava noutra moeda, converta-o à taxa que realmente pagou e mostre essa taxa, para que o seu valor corresponda ao recibo. A numeração segue a sua sequência habitual, que o nosso guia sobre como numerar faturas trata.
Ao custo ou com margem?
Pode faturar as despesas de duas formas. Ao custo significa cobrar exatamente o que pagou, repercutindo o custo tal como está. Com margem significa acrescentar uma percentagem, normalmente de 10 a 20 por cento, para cobrir o trabalho de gerir o custo e o facto de ter adiantado o dinheiro. Ambas são legítimas, mas uma margem deve ser divulgada e acordada, nunca metida à socapa.
A regra é simples: faça o que diz o seu acordo. Se o contrato diz «despesas ao custo», não acrescente nada. Se quer uma margem, ponha-a no acordo à partida para que o cliente a espere. Esconder uma margem dentro de uma fatura «ao custo» é a forma mais rápida de perder a confiança, e o cliente muitas vezes dá por isso assim que vir o recibo original.
IVA e imposto sobre as despesas repercutidas
Se estiver registado em IVA ou num imposto sobre vendas, as despesas repercutidas têm uma dimensão fiscal, e é fácil errar. O princípio geral em muitos sistemas de IVA: um custo que repercute passa a fazer parte da sua própria prestação, por isso o imposto sobre ele segue em geral o tratamento do seu serviço principal e não o que constava do recibo original. Se o seu honorário for a taxa zero, uma exportação ou com autoliquidação, a repercussão segue em geral isso também. Isso, e o facto de os seus honorários e as suas despesas poderem ser tributados de forma diferente, é mais uma razão para os manter em subtotais separados. Se não estiver registado em IVA, nada disto se aplica e simplesmente repercute o custo.
Dois conceitos importam e diferem de país para país. Um verdadeiro desembolso em nome do cliente (um custo que pagou puramente como agente do cliente, em nome dele) fica em geral fora da sua prestação, por isso repercute-o ao custo sem o seu próprio IVA. Em sistemas como o do Reino Unido isso costuma exigir tudo isto: o cliente recebeu mesmo o bem ou o serviço, o fornecedor faturou em nome do cliente, repercute-o ao custo exato sem margem, e é mostrado em separado. A maioria dos custos correntes de um freelancer, como os seus próprios voos ou software, não cumprem esse teste, por isso são repercussões: parte da sua prestação tributável, seguindo o IVA do seu serviço principal. A distinção é estrita e própria de cada país, por isso confirme-a com o seu contabilista; o nosso guia sobre se tem de cobrar IVA cobre o registo.
Um exemplo resolvido
É um freelancer que se deslocou a um cliente, e o honorário do projeto era 1.000. Durante o trabalho gastou 240 em voos de ida e volta e 29 numa licença de foto, ambos pré-aprovados e acordados ao custo. A sua fatura mostra um subtotal de honorários com «Trabalho do projeto, 1.000», depois um subtotal de despesas com «Voos ida e volta, Lisboa-Berlim, 240» e «Licença de foto, 29», com um subtotal de despesas de 269 e recibos anexados. O total da fatura é 1.269 antes de qualquer IVA. O cliente vê cada valor, encontra o recibo correspondente, e paga sem idas e voltas.
Se tivesse acordado uma margem de gestão de 15 por cento, as duas linhas de despesas marcariam 276 e 33,35 (240 e 29 cada um mais 15 por cento), o subtotal de despesas seria 309,35, e o total da fatura 1.309,35 antes de IVA. O cliente já estaria à espera porque estava no contrato.
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Com a Remit pode criar uma fatura em qualquer moeda que mantenha honorários e despesas como linhas claras e separadas, acrescentar a sua linha de imposto onde se aplica, pôr o seu logótipo e manter cada número numa sequência ordenada. Acrescente cada despesa na sua própria linha com uma etiqueta clara, e o conjunto concilia-se de forma limpa com os seus recibos.
O fio que atravessa tudo isto é o mesmo: acorde o que é cobrável antes de gastar, liste cada custo em separado com provas, seja transparente quanto a qualquer margem, e mantenha honorários e despesas à parte para o imposto. Este artigo é informação geral de negócio, não aconselhamento contabilístico ou fiscal; confirme o tratamento das despesas repercutidas e do IVA do seu caso com o seu contabilista.
