Preciso de uma conta bancária empresarial?
Resposta curta: se é trabalhador independente, normalmente não é obrigatória, mas compensa muito tê-la; se o seu negócio é uma sociedade, é na prática inevitável. É uma das primeiras perguntas de dinheiro de quem começa, e a resposta depende de como o seu negócio está constituído. Na maioria dos países não é legalmente obrigado a ter uma conta bancária empresarial separada se trabalha em nome individual, por isso pode passar tudo pela sua conta pessoal. Mas não ser obrigado não é o mesmo que ser boa ideia. Uma conta dedicada deixa a sua contabilidade, os seus impostos e a imagem perante os clientes mais limpos, muitas vezes por um custo modesto e às vezes de graça, conforme o banco. Este guia cobre quando precisa mesmo de uma, quando pode esperar, o que muda quando o seu negócio é uma entidade jurídica separada, o que olhar numa conta, e como abrir uma. É informação geral de negócio, não aconselhamento jurídico ou financeiro, e as regras variam por país, por isso confirme com a sua autoridade fiscal ou um consultor qualificado.
Quando precisa na prática de uma conta empresarial
Há uma linha clara que decide. Se o seu negócio é uma entidade jurídica separada, como uma sociedade, então o dinheiro dele juridicamente não é o seu, e na prática precisará de uma conta em nome do negócio para os separar (uma sociedade nem sempre é obrigada por lei a ter uma, mas misturar os fundos cria problemas sérios). Depositar receitas da sociedade na sua conta pessoal, ou pagar despesas pessoais a partir da sociedade, borra uma fronteira que a lei trata como real e pode causar problemas com os impostos, com as contas da sociedade, e com a responsabilidade limitada que era o objetivo de constituir (em alguns países pode até enfraquecer essa proteção).
Se é trabalhador independente, você e o negócio são a mesma pessoa jurídica, por isso em muitos países não há uma obrigação geral de conta separada: pode usar uma pessoal. O senão é que muitas condições de contas pessoais restringem o uso profissional, por isso um banco pode fechar ou limitar uma conta com muito tráfego de negócio, e alguns ofícios, licenças ou regras fiscais podem exigir uma conta dedicada. A verdadeira pergunta para a maioria não é se a lei obriga, mas se compensa, e para quase todos passado o nível de passatempo, compensa.
Porque uma conta empresarial compensa de qualquer forma
A maior razão é que separa o dinheiro do negócio do pessoal, e esse único hábito resolve de uma vez um número surpreendente de problemas. Na época dos impostos não anda a percorrer meses de compras e transferências pessoais a tentar lembrar-se de que café foi uma reunião com cliente. O extrato da sua conta empresarial é, de facto, um registo pronto de receitas e despesas, que é exatamente a espinha dorsal de uma contabilidade simples (veja o nosso guia sobre noções básicas de contabilidade para o trabalhador independente).
Também o faz parecer estabelecido. Um cliente a pagar a um nome de empresa em vez de um nome pessoal parece mais profissional, e alguns clientes maiores, ou sistemas de contas a pagar, preferem ou exigem o pagamento para uma conta empresarial. Mantém a sua tesouraria honesta, porque vê de relance o que o negócio tem de verdade em vez de adivinhar à volta do seu saldo pessoal (o que combina bem com uma previsão de fluxo de caixa). E se alguma vez for auditado ou lhe pedirem para provar um valor, uma conta limpa permite-lhe prová-lo a partir de um único extrato em vez de o reconstruir a partir de despesas pessoais.
Quando pode esperar antes de abrir uma conta empresarial
Se está a testar uma ideia, a ganhar um pouco à parte e só tem um punhado de operações por mês, pode razoavelmente começar com a sua conta pessoal e abrir uma empresarial mais tarde. Manter simples no início é razoável. O erro é deixar demasiado tempo, porque quanto mais o dinheiro pessoal e o do negócio ficam misturados, mais doloroso é desenredar.
Alguns gatilhos claros dizem que está na hora: registou-se como negócio ou para o IVA ou um imposto sobre vendas; aceita pagamentos com cartão ou transferências regulares de clientes; um cliente pede para pagar a um nome de empresa; contrata ou paga a subcontratados; ou simplesmente já não distingue facilmente a receita do negócio da sua despesa pessoal. Se algum destes se aplica, está na hora de abrir uma.
Um caminho intermédio: uma segunda conta ou mobile money
Se uma conta empresarial completa parece demais enquanto ainda é pequeno, há um caminho intermédio sensato: abra uma segunda conta pessoal (ou uma subconta, se o seu banco as oferecer) e passe por ela só o dinheiro do negócio. Não é uma verdadeira conta empresarial e não terá o nome do seu negócio, mas dá-lhe o que mais importa no início, uma separação limpa que pode reconciliar e entregar a um contabilista, e poderá passar a uma conta empresarial a sério mais tarde.
O mobile money importa aqui também. Se aceita pagamentos por M-Pesa, Orange Money, MyZaka ou uma carteira semelhante, verifique se o seu fornecedor oferece uma carteira empresarial ou de comerciante separada, para que as receitas não caiam no mesmo sítio que a sua despesa pessoal. Esteja o dinheiro onde estiver, o princípio é o mesmo: um fluxo para o negócio e um para si.
O que olhar numa conta empresarial
As contas variam muito, por isso compare no que de facto custa dinheiro ou tempo. As comissões mensais e por operação são o óbvio: algumas contas são grátis dentro de limites, outras cobram por operação ou uma mensalidade fixa, por isso ajuste a conta à forma como realmente trabalha. Depois olhe a facilidade de ligação às ferramentas que usa, a qualidade da app e das funções de pagamento, a rapidez com que recebe, e os extras úteis como subcontas para pôr o imposto de lado.
Pese isso face ao que precisa, não à lista de funções mais longa. Um independente com vinte operações por mês quer comissões baixas ou nulas e uma app limpa; uma loja com centenas de pagamentos com cartão quer processamento de cartão barato e liquidação rápida. Onde existem, as contas empresariais só online costumam ser mais baratas e rápidas de abrir do que um banco tradicional, enquanto um banco tradicional pode importar se deposita numerário ou quer uma relação local. A conta certa depende do seu volume, de como recebe e de se lida com numerário.
Como abrir uma conta empresarial (Botsuana e outros lugares)
O processo é muito parecido na maioria dos países, e os documentos bastante previsíveis: documento de identidade, comprovativo de morada, e prova de que o negócio existe ou está registado (um número de registo para uma sociedade; para um independente, muitas vezes só a sua identidade e um número fiscal ou de atividade, como um NIF, onde o seu país o emite). Uma sociedade normalmente precisará também dos seus documentos de constituição e dos dados dos sócios ou administradores.
Na África Austral muitos dos grandes bancos oferecem contas empresariais ou para pequenos negócios. No Botsuana, bancos como FNB, Absa e Stanbic oferecem-nas, e a uma sociedade registada costumam pedir os seus documentos de registo da CIPA, embora cada banco fixe a sua própria lista, por isso confirme na agência. Alguns bancos abrem uma conta empresarial a um independente com documento de identidade e prova de atividade, por isso pergunte. Esteja onde estiver, o princípio mantém-se: abra a conta empresarial antes de o dinheiro fluir a sério, para que os seus registos estejam limpos desde o primeiro dia em vez de reconstruídos depois.
Onde entra a Remit
A Remit não é um banco e não guarda o seu dinheiro. O que faz é manter arrumada a papelada à volta desse dinheiro, que é a outra metade de estar organizado. Cria e envia faturas com os dados do seu negócio, para que os clientes saibam exatamente a quem e o que pagar, e mantém um extrato de conta por cliente que mostra o que foi faturado e o que fica em dívida. Ponha os dados bancários do seu negócio e uma referência de pagamento em cada fatura, para que quando o dinheiro chega à conta o possa associar diretamente à fatura que liquida.
Uma conta empresarial limpa e faturas limpas funcionam como par: a conta é o registo do dinheiro que de facto se moveu, e as suas faturas e extratos são o registo do que era devido e quando. Reconciliar os dois, fazer corresponder os recebimentos às faturas que liquidam, é o coração de uma contabilidade simples, e é muito mais fácil quando o dinheiro do negócio vive na sua própria conta em vez de misturado com as compras da semana.
Então, precisa de uma conta empresarial?
Se o seu negócio é uma entidade jurídica separada, uma conta empresarial é na prática inevitável, porque o dinheiro da sociedade está juridicamente separado do seu. Se é independente, não é obrigatória na maioria dos países, mas compensa muito: impostos e contabilidade mais limpos, imagem mais profissional, tesouraria honesta e muito menos dor numa auditoria, muitas vezes por um custo modesto. Pode começar numa conta pessoal enquanto os números são minúsculos, mas abra uma empresarial assim que se registar, receber com regularidade ou perder o fio do que é do negócio e do que é pessoal.
Isto é informação geral de negócio e não aconselhamento jurídico ou financeiro. As regras bancárias, as fiscais e o que conta como conta empresarial variam por país, por isso verifique as condições do seu banco e a sua autoridade fiscal, e fale com um consultor qualificado para qualquer caso concreto.
