Contabilidade básica para trabalhadores independentes
A contabilidade é a parte de gerir um negócio que a maioria dos trabalhadores independentes mais teme, e a que decide em silêncio se a época de impostos é calma ou caótica. A boa notícia é que, para quem trabalha sozinho, é bem mais simples do que a palavra sugere: no fundo, manter a contabilidade é apenas guardar um registo ordenado do dinheiro que entra e sai, para que a qualquer momento saiba o que ganhou, o que gastou e o que deve de imposto. Não precisa de um curso de contabilidade nem de software caro para começar. Este guia cobre o que a contabilidade implica de facto, as cinco coisas a registar, o sistema mais simples, como escolher a base de registo e o que guardar. É informação geral de empresa, não aconselhamento fiscal ou contabilístico; as regras variam por país e mudam, por isso confirme os detalhes com o seu contabilista ou autoridade fiscal.
O que é realmente a contabilidade
Manter a contabilidade é simplesmente o hábito de registar cada quantia que passa pelo seu negócio, de uma forma que possa totalizar depois. Responde a três perguntas de imediato: quanto ganhei, quanto gastei e o que sobra de lucro. Esse valor de lucro é em geral o ponto de partida do seu imposto (a maioria dos sistemas faz depois ajustes), e é por isso que contas desleixadas custam dinheiro real, seja em imposto que paga a mais por ter esquecido despesas, seja no aperto de última hora quando chega uma declaração.
Ajuda separar duas ideias que se confundem. A escrituração é o registo diário das operações. A elaboração das contas e da declaração, muitas vezes entregue a um contabilista, é a interpretação desses registos: os relatórios, a declaração fiscal, o aconselhamento. Como negócio individual, precisa sobretudo de uma boa escrituração; o resto é mais leve e costuma ser onde um contabilista entra uma vez por ano. Faça bem a escrituração e tudo o que vem a seguir, do seu imposto a um pedido de crédito, fica fácil.
As cinco coisas a registar
Reduzida ao essencial, a contabilidade só pede cinco tipos de registo. Tudo o resto é detalhe por cima destes:
- Receitas: cada pagamento que recebe, com a data, quem pagou, quanto e por quê. As suas faturas são este registo se as guardar.
- Despesas: cada custo em que incorre para gerir o negócio, com um recibo ou fatura que o prove. São elas que reduzem o seu lucro tributável (ver o nosso guia sobre as despesas dedutíveis).
- O dinheiro que lhe devem: as faturas que enviou e ainda não foram pagas, para saber quem está em atraso.
- O dinheiro que deve: as faturas e fornecedores que ainda não pagou.
- O que levanta: o dinheiro que paga a si próprio, chamado levantamentos (ou owner's draw nos EUA), que não é uma despesa dedutível mas ainda assim tem de ser seguido. Isto vale para trabalhadores independentes e sócios; os donos de uma sociedade são pagos por salário ou dividendos.
Registe essas cinco coisas com constância e tem uma imagem completa. As duas primeiras comandam o seu imposto; as duas do meio comandam a sua tesouraria; a última mantém o dinheiro do negócio e o pessoal bem separados.
O sistema mais simples que funciona
Não precisa de software para começar. O sistema mais simples que funciona é uma única folha de cálculo com dois separadores: um para receitas, outro para despesas. Cada linha é uma operação, com colunas para a data, a descrição, o valor e uma categoria. Some cada separador, subtraia as despesas às receitas, e esse total é o seu lucro até agora. Isso é contabilidade a sério, e para muitos trabalhadores independentes chega durante anos.
Aqui está o que se esquece: uma grande parte dos seus livros já está escrita assim que fatura bem. Cada fatura que envia é um registo de receita com uma data, um cliente e um valor. Se guardar as suas faturas num só sítio e marcar cada uma como paga quando o dinheiro chega, o seu livro de receitas está feito. Com a Remit pode criar e guardar as suas faturas num só sítio, e manter um extrato de conta por cliente que lista o faturado e o pago, que é exatamente o lado das receitas dos seus livros, pronto a usar. Junte isto a uma simples pasta ou app para os recibos e o lado das despesas também fica coberto.
Regime de caixa ou de acréscimo: sobre que base registar
Uma decisão precoce molda a sua forma de registar: conta receitas e custos quando o dinheiro se move mesmo (regime de caixa), ou quando a fatura é emitida independentemente do pagamento (regime de acréscimo)? Para a maioria dos pequenos negócios individuais, a caixa é mais simples e, onde o seu país o permite, muitas vezes o regime por defeito para trabalhadores elegíveis, por vezes sujeito a um limite de faturação, porque regista as coisas quando o dinheiro entra ou sai da conta, o que coincide com o extrato bancário. Alguns negócios, como os que têm existências ou ultrapassam um limiar de receitas, podem ser obrigados a usar o acréscimo. O acréscimo dá uma imagem mais fiel de um período dado mas obriga a seguir mais de perto o que é devido e a dever.
Cobrimos o dilema em detalhe em regime de caixa vs regime de acréscimo. Escolha um, saiba qual usa e mantenha a coerência, porque mudar torna os seus números difíceis de comparar, pode complicar a declaração e é restringido por algumas autoridades fiscais.
Separe o dinheiro (o hábito que o salva)
Se levar só uma coisa deste guia, leve esta: mantenha o dinheiro do negócio separado do pessoal. Abra uma conta dedicada, mesmo gratuita, e faça passar por ela todas as receitas e despesas do negócio. É a única mudança que torna a contabilidade fácil, porque o seu extrato bancário passa a ser uma lista quase completa das operações do negócio, e elimina a maior fonte de erros: a despesa pessoal e a do negócio misturadas.
Também o faz parecer organizado perante um financiador ou o fisco. Não precisa de uma conta de empresa formal e com nome em todos os países para isto; uma conta pessoal separada usada só para o negócio vale muito mais do que nenhuma. A ideia é um único fluxo limpo de dinheiro do negócio que possa reconciliar com os seus registos.
O que guardar, e durante quanto tempo
Os seus registos valem o que valem as suas provas. Guarde cada recibo e fatura, tanto os que envia como os que recebe, mais os extratos bancários e qualquer registo do que pagou a si próprio. As cópias digitais servem na maioria dos sítios, por isso uma foto de um recibo arquivada numa pasta datada chega.
Sobre o tempo: a maioria das autoridades exige vários anos, e o prazo exato depende do seu país e da sua situação. Os trabalhadores independentes no Reino Unido guardam os documentos pelo menos cinco anos após o prazo de entrega online de 31 de janeiro do ano em causa, os negócios com IVA seis anos, e as sociedades seguem a sua própria regra. Nos EUA a regra geral é pelo menos três anos a contar da entrega, subindo a seis anos em caso de subdeclaração importante do rendimento e sem limite em caso de fraude ou de declaração não entregue. Outros países diferem, alguns exigem seis a dez anos, por isso verifique a sua própria autoridade; as orientações oficiais estão em GOV.UK para o Reino Unido e na IRS para os EUA. Não deite os documentos fora cedo demais, porque são a sua defesa se uma declaração for alguma vez questionada. O nosso guia sobre quanto pôr de lado para impostos cobre o que fazer com o lucro assim que as contas estão em ordem.
Quando passar a software ou a um contabilista
Comece simples e evolua quando for a burocracia, não a ambição, a exigi-lo. Uma folha de cálculo serve até o número de operações tornar a soma fastidiosa, ou até se registar no IVA e precisar de registos com seguimento do imposto, altura em que um software de contabilidade dedicado compensa o seu custo ao automatizar os totais e o imposto. Os limiares de registo variam muito, e alguns países exigem-no desde a primeira venda; alguns, como o Reino Unido com o Making Tax Digital para o IVA, exigem ainda software compatível em vez de uma simples folha de cálculo, por isso verifique a regra onde opera.
Um contabilista compensa mais cedo do que se pensa, muitas vezes para uma arrumação anual e a declaração, sobretudo onde as regras são complexas ou quando cruzou um limiar de registo. Uma boa contabilidade torna o contabilista mais barato, porque lhe entrega registos limpos em vez de uma caixa de sapatos cheia de recibos.
Em resumo
Para um negócio individual, a contabilidade não é alta contabilidade; é um hábito. Registe receitas e despesas à medida que acontecem, mantenha os dois lados separados do seu dinheiro pessoal, guarde as provas, e saberá sempre o seu lucro sem nunca temer uma declaração. Apoie-se nos documentos que já produz: faturas limpas e um extrato corrente por cliente formam a maior parte do seu livro de receitas, por isso faturar bem é contabilidade feita de antemão.
Isto é informação geral e não aconselhamento fiscal ou contabilístico, e as regras e limiares diferem por país, por isso verifique os detalhes para onde opera com um contabilista qualificado.
