Qu'est-ce que les comptes clients ?

Ce que signifient vraiment les comptes clients

Les comptes clients (parfois « créances clients ») sont le total de tout l'argent que vous doivent des clients facturés mais qui n'ont pas encore payé. Au moment où vous livrez le travail et envoyez une facture à crédit, ce montant devient une créance : vous l'avez gagné, mais il est encore chez le client plutôt que sur votre compte. C'est l'image inversée des comptes fournisseurs, l'argent que vous devez à d'autres. L'un, c'est de l'argent qui entre, l'autre de l'argent qui sort.

En comptabilité, les comptes clients sont un actif courant. Cela surprend la première fois, car l'argent n'est pas chez vous, mais une facture impayée reste quelque chose de valeur que vous comptez transformer bientôt en liquidités ; elle compte donc comme un actif que vous possédez. C'est aussi pourquoi les comptes clients n'existent que si vous facturez à crédit, c'est-à-dire que vous laissez le client payer plus tard. Si chaque client payait sur-le-champ, vous n'auriez jamais de créances, seulement du cash. Pour la plupart des entreprises qui facturent d'autres entreprises, le crédit est la norme, donc les créances font partie du quotidien.

Vos comptes clients, ce sont juste vos factures impayées

Voici la partie que les manuels de grande entreprise compliquent. Pour une petite entreprise, vos comptes clients ne sont rien de plus mystérieux que la somme de chaque facture envoyée et non encore payée. Additionnez toutes vos factures en souffrance et ce total est votre poste clients. Il n'y a pas de registre séparé à tenir avec un logiciel coûteux ; les factures elles-mêmes sont l'enregistrement. Pour un simple indépendant cela suffit, mais si vous utilisez un logiciel comptable, êtes assujetti à la TVA ou travaillez en comptabilité d'engagement, vos livres doivent se rapprocher du même total ; et en comptabilité de caisse, vous pouvez ne pas enregistrer formellement de créances.

C'est exactement à cela que sert un relevé de compte. Un relevé liste, pour un client, chaque facture envoyée, ce qu'il a payé, et le solde encore dû, c'est-à-dire la part de ce client dans vos comptes clients. Envoyez une facture nette pour chaque mission et tenez un relevé courant par client, et vous suivez déjà vos créances correctement, sans jargon comptable. Si vous faites vos factures et relevés avec Remit, vos comptes clients sont simplement la liste des factures encore marquées impayées. Le générateur de factures crée les factures et le générateur de relevés les transforme en solde courant par client, votre registre de créances en tout sauf le nom.

Les voir d'un coup d'œil : la balance âgée

Connaître le total qu'on vous doit est utile, mais savoir depuis combien de temps chaque montant est dû est ce qui vous protège vraiment, car une facture fraîche et une facture en retard de quatre-vingt-dix jours sont des risques très différents. L'outil pour cela est une balance âgée des comptes clients : vous regroupez ce qu'on vous doit selon l'ancienneté du retard. Deux minutes dans un tableur, et vous voyez tout de suite où sont les problèmes.

Dans cet exemple, votre total clients est de 4 800, mais l'histoire est dans les colonnes : 2 000 vont bien, tandis que 1 600 ont plus d'un mois de retard et 300 risquent de ne jamais arriver. Plus une créance vieillit, moins elle a de chances d'être payée ; la balance âgée vous dit donc exactement quelles factures relancer en premier et quels clients deviennent un problème. Faites-en une à la fin de chaque mois et vous ne serez jamais surpris par un manque de trésorerie qui était pourtant visible. Certaines factures très anciennes ne seront jamais payées ; vous les passez alors en créance irrécouvrable, ce qui les sort de vos comptes clients, et dans un bilan les créances sont souvent présentées nettes d'une provision pour dépréciation, une petite réserve pour la part que vous n'espérez pas recouvrer.

Deux chiffres qui disent si c'est sain

Au-delà du total brut, deux mesures simples disent si vous encaissez bien ou si vous laissez l'argent traîner. La première est le délai moyen de recouvrement (DSO), le nombre moyen de jours pour être payé après une vente. La formule : vos comptes clients divisés par vos ventes à crédit de la période, multipliés par le nombre de jours de cette période.

DSO = (comptes clients ÷ ventes à crédit) × jours de la période

Disons que sur un an vous avez facturé 80 000 à crédit et qu'on vous devait en moyenne environ 10 000 à tout moment. Votre DSO est de (10 000 ÷ 80 000) × 365 = environ 46 jours. En clair, il vous faut à peu près un mois et demi pour encaisser après avoir fait le travail. Le second chiffre est la rotation des comptes clients, soit les ventes à crédit divisées par les créances moyennes : 80 000 ÷ 10 000 = 8, ce qui veut dire que vous recouvrez vos créances moyennes huit fois par an. Les deux décrivent la même chose par les deux bouts : une rotation plus élevée et un DSO plus bas signifient tous deux que vous êtes payé plus vite. En règle générale, un DSO de 30 à 45 jours est considéré comme sain pour des conditions standard, même si cela dépend beaucoup de votre secteur et des délais que vous accordez (voir Investopedia sur le DSO pour le repère général). N'utilisez ici que les ventes à crédit, pas les ventes au comptant, qui le fausseraient, et gardez à l'esprit qu'une facturation saisonnière ou irrégulière peut biaiser le chiffre sur une seule période. Suivez votre propre DSO dans le temps : la tendance compte plus que le chiffre exact ; s'il grimpe, vos clients paient plus lentement et votre trésorerie se resserre.

Les comptes clients ne sont pas du cash (et c'est le piège)

La chose la plus importante à comprendre sur les créances, c'est qu'elles ne sont pas de l'argent en banque. Vous pouvez avoir un bon mois sur le papier, avec 20 000 de ventes facturées, et ne pas pouvoir vous payer, parce que ces 20 000 sont en comptes clients et que rien n'est encore arrivé. Le bénéfice, c'est ce que vous avez gagné ; le cash, c'est ce que vous pouvez réellement dépenser, et les créances sont le délai entre les deux. C'est pourquoi une entreprise en croissance peut manquer d'argent tout en gagnant plus de travail : chaque nouvelle mission immobilise plus de cash en créances avant de rapporter.

C'est le lien entre les créances et le reste de vos finances. Vos factures impayées sont une grande part de votre besoin en fonds de roulement, l'argent immobilisé pour faire tourner l'entreprise au jour le jour, et plus elles sont recouvrées lentement, moins vous avez de cash libre. La réponse pratique est d'anticiper le délai plutôt que de le subir : un simple prévisionnel de trésorerie qui date les entrées d'argent au moment où elles arriveront vraiment, pas quand vous avez envoyé la facture, vous garde solvable pendant l'écart. Les créances sont un actif, mais on ne paie pas le loyer avec un actif.

Comment garder les comptes clients sous contrôle

Vous ne pouvez pas forcer un client à payer tôt, mais vous pouvez beaucoup faire pour raccourcir l'écart et réduire la somme bloquée en créances. L'essentiel est d'être clair et rapide plutôt que de relancer durement. Les leviers qui comptent le plus : indiquez clairement vos conditions de paiement sur chaque facture (une date d'échéance, pas seulement « à réception ») ; facturez tout de suite à la fin du travail plutôt qu'en fin de mois, car le compte à rebours ne démarre qu'à l'arrivée de la facture ; envoyez un relevé de compte à tout client ayant plus d'une facture ouverte pour que le solde courant soit sous ses yeux ; et relancez dès qu'une facture dépasse l'échéance, poliment mais sans attendre. Nos articles sur comment demander un paiement à un client et que faire quand un client ne paie pas couvrent la formulation à chaque étape.

Cela compte encore plus si vous facturez à l'international ou opérez sur un marché où les paiements sont longs. Dans beaucoup de marchés d'Afrique australe, dont le Botswana, les petits fournisseurs attendent souvent longtemps d'être payés par les gros clients et par certains acheteurs publics ou parapublics, et des comptes clients gonflés peuvent couler une entreprise par ailleurs florissante. Le calcul est le même dans toute monnaie : un fournisseur à qui l'on doit 80 000 P et qui a environ 10 000 P en souffrance à tout moment a le même DSO d'environ 46 jours que l'exemple ci-dessus. La défense est la même partout : conditions claires, facturation rapide, un relevé qui montre exactement ce qui est dû, et une relance précoce et régulière. Garder vos créances serrées, ce n'est pas être insistant ; c'est traiter l'argent déjà gagné comme de l'argent, et l'encaisser avant qu'il ne vieillisse en perte.

En bref

Les comptes clients sont l'argent que vos clients vous doivent, soit, pour une petite entreprise, le total de vos factures impayées. Suivez-les avec une balance âgée pour connaître l'ancienneté de chaque montant, et surveillez votre DSO (combien de jours pour être payé) pour voir si vous encaissez bien. Rappelez-vous que les créances sont un actif mais pas du cash, donc un mois rentable peut quand même vous laisser à court jusqu'à ce que l'argent arrive. Gardez-les saines en facturant vite, en indiquant des conditions claires, en envoyant des relevés et en relançant tôt les retards.

Un relevé de compte fait à partir de vos propres factures suffit au suivi des créances pour la plupart des petites entreprises. C'est une information générale d'entreprise et non un conseil financier ; adaptez-la à votre situation et à votre marché.