Ai-je besoin d'un compte bancaire professionnel ?
Réponse courte : si vous êtes indépendant, ce n'est en général pas obligatoire, mais c'est fortement conseillé ; si votre activité est une société, c'est en pratique incontournable. C'est l'une des premières questions d'argent que se pose un entrepreneur, et la réponse dépend de la forme de votre activité. Dans la plupart des pays, vous n'êtes pas légalement tenu d'avoir un compte bancaire professionnel distinct si vous exercez en indépendant, vous pouvez donc tout faire passer par votre compte personnel. Mais ne pas y être tenu n'est pas la même chose que ce soit une bonne idée. Un compte dédié rend votre comptabilité, votre fiscalité et l'image renvoyée aux clients plus propres, souvent pour un coût modeste et parfois gratuitement selon la banque. Ce guide couvre quand vous en avez vraiment besoin, quand vous pouvez attendre, ce qui change quand votre activité est une entité juridique distincte, que regarder dans un compte, et comment en ouvrir un. C'est une information générale d'entreprise, pas un conseil juridique ou financier, et les règles varient selon le pays, alors vérifiez auprès de votre administration fiscale ou d'un conseiller qualifié.
Quand vous avez en pratique besoin d'un compte professionnel
Une ligne claire décide. Si votre activité est une entité juridique distincte, comme une société, alors son argent n'est juridiquement pas le vôtre, et vous aurez en pratique besoin d'un compte au nom de la société pour les séparer (une société n'est pas toujours tenue par la loi d'en détenir un, mais mélanger les fonds crée de sérieux problèmes). Verser les revenus de la société sur votre compte personnel, ou payer des dépenses personnelles depuis la société, brouille une frontière que le droit traite comme réelle et peut causer des ennuis de fiscalité, de comptes de la société, et avec la responsabilité limitée qui était le but de la constitution (dans certains pays, cela peut même affaiblir cette protection).
Si vous êtes indépendant, vous et l'activité êtes la même personne juridique, donc dans de nombreux pays il n'y a pas d'obligation générale de compte séparé : vous pouvez utiliser un compte personnel. Le hic est que beaucoup de conditions de comptes personnels limitent l'usage professionnel, donc une banque peut fermer ou restreindre un compte à fort trafic professionnel, et certains métiers, licences ou règles fiscales peuvent imposer un compte dédié. La vraie question pour la plupart n'est donc pas si la loi l'impose, mais si cela en vaut la peine, et pour presque tout le monde passé le stade du loisir, oui.
Pourquoi un compte professionnel en vaut la peine malgré tout
La principale raison est qu'il sépare l'argent de l'activité de l'argent personnel, et cette seule habitude règle d'un coup un nombre surprenant de problèmes. Au moment des impôts, vous ne faites pas défiler des mois de courses et de virements personnels en essayant de vous rappeler quel café était un rendez-vous client. Le relevé de votre compte professionnel est, de fait, un registre tout prêt de revenus et de dépenses, soit exactement l'ossature d'une comptabilité simple (voyez notre guide sur les bases de la comptabilité pour l'indépendant).
Cela vous fait aussi paraître établi. Un client payant un nom d'entreprise plutôt qu'un nom personnel paraît plus professionnel, et certains grands clients, ou des systèmes de comptes fournisseurs, préfèrent ou exigent un paiement vers un compte professionnel. Cela garde votre trésorerie honnête, car vous voyez d'un coup d'œil ce que l'activité a vraiment plutôt que de deviner autour de votre solde personnel (ce qui va bien avec un prévisionnel de trésorerie). Et si vous êtes un jour contrôlé ou devez justifier un chiffre, un compte propre vous permet de le prouver depuis un seul relevé au lieu de le reconstituer à partir de dépenses personnelles.
Quand vous pouvez attendre avant d'ouvrir un compte professionnel
Si vous testez une idée, gagnez un peu à côté et n'avez qu'une poignée d'opérations par mois, vous pouvez raisonnablement commencer sur votre compte personnel et en ouvrir un professionnel plus tard. Rester simple au début est raisonnable. L'erreur est d'attendre trop longtemps, car plus l'argent personnel et professionnel est mêlé, plus le démêlage est pénible.
Quelques déclencheurs nets disent qu'il est temps : vous vous êtes immatriculé ou êtes assujetti à la TVA ou à une taxe sur les ventes ; vous encaissez des paiements par carte ou des virements clients réguliers ; un client demande à payer un nom d'entreprise ; vous embauchez ou payez des sous-traitants ; ou vous ne distinguez tout simplement plus votre revenu d'activité de vos dépenses personnelles. Si l'un de ces points s'applique, il est temps d'en ouvrir un.
Une voie intermédiaire : un second compte ou le mobile money
Si un vrai compte professionnel semble de trop tant que vous êtes petit, il existe une voie intermédiaire sensée : ouvrez un second compte personnel (ou un sous-compte, si votre banque en propose) et n'y faites passer que l'argent de l'activité. Ce n'est pas un vrai compte professionnel et il ne portera pas votre nom d'entreprise, mais il vous donne ce qui compte le plus au début, une séparation propre que vous pouvez rapprocher et remettre à un comptable, et vous pourrez passer à un vrai compte professionnel plus tard.
Le mobile money compte aussi ici. Si vous encaissez via M-Pesa, Orange Money, MyZaka ou un portefeuille similaire, vérifiez si votre fournisseur propose un portefeuille professionnel ou marchand distinct, pour que les recettes ne tombent pas au même endroit que vos dépenses personnelles. Où que soit l'argent, le principe est le même : un flux pour l'activité et un pour vous.
Que regarder dans un compte professionnel
Les comptes diffèrent beaucoup, alors comparez sur ce qui coûte vraiment de l'argent ou du temps. Les frais mensuels et les frais par opération sont les plus évidents : certains comptes sont gratuits dans des limites, d'autres facturent à l'opération ou un forfait mensuel, alors adaptez le compte à votre façon réelle de travailler. Regardez ensuite la facilité de connexion aux outils que vous utilisez, la qualité de l'appli mobile et des fonctions de paiement, la rapidité d'encaissement, et les extras utiles comme des sous-comptes pour mettre l'impôt de côté.
Pesez cela face à vos besoins, pas à la plus longue liste de fonctions. Un indépendant à vingt opérations par mois veut des frais faibles ou nuls et une appli propre ; une boutique à des centaines de paiements par carte veut un traitement carte bon marché et un règlement rapide. Lorsqu'ils existent, les comptes professionnels en ligne sont souvent moins chers et plus rapides à ouvrir qu'une banque traditionnelle, tandis qu'une banque traditionnelle peut compter si vous déposez des espèces ou voulez une relation locale. Le bon compte dépend de votre volume, de votre façon d'être payé et de si vous manipulez des espèces.
Comment ouvrir un compte professionnel (Botswana et ailleurs)
Le processus est globalement similaire dans la plupart des pays, et les documents assez prévisibles : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, et une preuve que l'activité existe ou est immatriculée (un numéro d'immatriculation pour une société ; pour un indépendant, souvent juste votre pièce d'identité et un numéro fiscal ou professionnel, comme un NIF, là où votre pays en délivre). Une société devra en général aussi fournir ses statuts et les détails de ses associés ou dirigeants.
En Afrique australe, beaucoup des grandes banques proposent des comptes professionnels. Au Botswana, des banques comme FNB, Absa et Stanbic en proposent, et une société immatriculée se voit en général demander ses documents d'immatriculation CIPA, chaque banque fixant sa propre liste, alors confirmez en agence. Certaines banques ouvriront un compte professionnel à un indépendant sur présentation d'une pièce d'identité et d'une preuve d'activité, alors demandez. Où que vous soyez, le principe tient : ouvrez le compte professionnel avant que l'argent ne coule pour de bon, pour que vos registres soient propres dès le premier jour plutôt que reconstitués plus tard.
La place de Remit
Remit n'est pas une banque et ne détient pas votre argent. Ce qu'il fait, c'est garder nette la paperasse autour de cet argent, soit l'autre moitié de l'organisation. Vous créez et envoyez des factures avec vos coordonnées professionnelles, pour que les clients sachent exactement qui et quoi payer, et vous tenez un relevé de compte par client montrant ce qui a été facturé et ce qui reste dû. Mettez vos coordonnées bancaires professionnelles et une référence de paiement sur chaque facture, pour que lorsque l'argent arrive sur le compte vous puissiez le rapprocher directement de la facture qu'il règle.
Un compte professionnel propre et des factures propres forment une paire : le compte est le registre de l'argent qui a réellement bougé, et vos factures et relevés sont le registre de ce qui était dû et quand. Rapprocher les deux, faire correspondre les encaissements aux factures qu'ils règlent, est le cœur d'une comptabilité simple, et c'est bien plus facile quand l'argent de l'activité vit sur son propre compte plutôt que mêlé aux courses de la semaine.
Alors, avez-vous besoin d'un compte professionnel ?
Si votre activité est une entité juridique distincte, un compte professionnel est en pratique incontournable, car l'argent de la société est juridiquement séparé du vôtre. Si vous êtes indépendant, ce n'est pas obligatoire dans la plupart des pays, mais c'est fortement conseillé : fiscalité et comptabilité plus propres, image plus professionnelle, trésorerie honnête, et bien moins de douleur en cas de contrôle, souvent pour un coût modeste. Vous pouvez démarrer sur un compte personnel tant que les chiffres sont minuscules, mais ouvrez un compte professionnel dès que vous vous immatriculez, encaissez régulièrement, ou perdez le fil de ce qui est professionnel et personnel.
C'est une information générale d'entreprise et non un conseil juridique ou financier. Les règles bancaires, fiscales, et ce qui compte comme compte professionnel varient selon le pays, alors vérifiez les conditions de votre banque et votre administration fiscale, et parlez à un conseiller qualifié pour tout cas particulier.
