¿Qué es una factura fiscal?
Si un cliente te ha pedido alguna vez una «factura fiscal» en lugar de solo una factura, has conocido uno de los términos peor entendidos de la pequeña empresa. En buena parte del mundo, una factura fiscal no es un documento distinto que compras o instalas: es una factura normal que lleva unos pocos datos extra, legalmente exigidos, para que el comprador pueda recuperar el impuesto de ella. Si necesitas emitir una, y qué debe mostrar exactamente, depende por completo de dónde estés y de si estás dado de alta en un impuesto sobre ventas como el IVA o el GST. Aquí tienes qué es de verdad una factura fiscal, en qué se diferencia de una factura normal, los campos que debe llevar, las reglas en los principales países que usan el término, y una plantilla sencilla. Esto es información general de empresa, no asesoramiento fiscal ni legal, así que confirma el detalle con tu propia autoridad fiscal o un contable.
La respuesta corta
Una factura fiscal es una factura que cumple los requisitos legales para que un vendedor dado de alta cobre un impuesto sobre ventas (como el IVA o el GST) y para que el comprador lo recupere. Su rasgo definitorio es que muestra el impuesto de forma explícita: tu número de registro fiscal, el tipo aplicado, el importe del impuesto, y el total con impuesto incluido. Una simple factura que solo dice «Total: 1.000» no es una factura fiscal; una que desglosa «Subtotal 1.000, IVA al 15 por ciento 150, Total 1.150» y lleva tu número de IVA sí lo es.
El término se usa sobre todo en países con un sistema de IVA o GST y una tradición jurídica de la Commonwealth: Sudáfrica, Australia, Nueva Zelanda, India, Singapur y otros tienen un documento legal concreto llamado factura fiscal. En Estados Unidos, que no tiene IVA, el término casi no se usa; una factura normal más cualquier impuesto estatal sobre ventas es el equivalente. Así que la primera pregunta nunca es «cómo hago una factura fiscal», es «¿estoy dado de alta en el IVA o el GST, y mi país exige este formato?».
El efecto práctico para un freelance o un pequeño proveedor: si no estás dado de alta en un impuesto sobre ventas, por lo general emites facturas normales y no hay nada extra que hacer. En cuanto te das de alta (o un cliente que puede recuperar el impuesto te pide una), tus facturas tienen que convertirse en facturas fiscales conformes, lo que sobre todo significa añadir tu número fiscal y mostrar el impuesto en su propia línea.
Factura fiscal vs factura normal
Las dos se parecen casi por completo, y una factura fiscal conforme no es más que una factura normal con los datos fiscales añadidos. La diferencia está en lo que la ley exige que figure en ella y en lo que el comprador puede hacer con ella.
| Factura normal | Factura fiscal | |
|---|---|---|
| Quién la emite | Cualquier vendedor | Un vendedor dado de alta en el IVA o el GST |
| Muestra el impuesto | No necesariamente | Sí, en una línea aparte con el tipo y el importe |
| Número de registro fiscal | No requerido | Requerido (el tuyo, y a veces el del comprador) |
| Permite al comprador recuperar el impuesto | No | Sí, es su prueba para deducir el impuesto soportado |
| La mención que lleva | «Factura» | A menudo debe decir «Factura fiscal» |
Esa última fila hace tropezar: en varios países el documento debe llevar literalmente las palabras «Factura fiscal» para que cuente. Si estás dado de alta y un cliente empresarial necesita recuperar el impuesto, darle un documento titulado solo «Factura» sin tu número fiscal puede significar que no pueda recuperarlo, y volverá a pedirte que la reemitas.
Qué debe mostrar una factura fiscal
Las reglas exactas varían por país, pero una factura fiscal completa lleva casi en todas partes el mismo conjunto básico de datos. Trata esto como la lista y luego confirma las particularidades de tu país:
- Un título claro como «Factura fiscal» mostrado de forma destacada (la redacción exacta se exige en Australia y varios países más).
- Tu nombre, dirección y número de registro fiscal (IVA, GST o equivalente).
- El nombre y la dirección del comprador, y en algunos países también su número fiscal, sobre todo por encima de cierto valor.
- Un número de factura único y la fecha de emisión.
- Una descripción de los bienes o servicios, con la cantidad.
- El importe antes de impuestos, el tipo de impuesto, el importe del impuesto y el total con impuesto incluido, cada uno mostrado con claridad.
- La moneda, que importa en cuanto vendes a través de una frontera.
El único dato que convierte una factura normal en una factura fiscal es el desglose del impuesto con tu número de registro. Si estás dado de alta en el IVA o el GST, integra esos campos en tu plantilla una vez y cada factura que envíes es conforme por defecto. Y ya que estás, si numeras tus facturas en una serie limpia, mejor aún; nuestra guía sobre cómo numerar las facturas lo cubre.
Factura fiscal completa vs simplificada
Muchos sistemas fiscales permiten una versión más corta para importes pequeños. Una factura fiscal completa lleva todo lo anterior, incluidos los datos del comprador, y se exige para ventas mayores. Una factura fiscal simplificada (o abreviada) deja fuera algunos datos del comprador y se permite por debajo de un umbral, lo que es común para la venta al detalle y las ventas de bajo valor.
En Sudáfrica, por ejemplo, se exige una factura fiscal completa por encima de cierto importe, mientras que una factura fiscal abreviada se permite por debajo; en el Reino Unido se permite una factura de IVA simplificada para ventas al detalle bajo un umbral. Los umbrales y las reglas exactas cambian, así que comprueba la cifra actual con tu autoridad fiscal en vez de fiarte de un número que leíste una vez. El principio es el mismo en todas partes: las ventas mayores o entre empresas necesitan el documento completo; las ventas pequeñas o al detalle a menudo pueden usar la forma corta.
Reglas de la factura fiscal por país
Como el término es propio de cada país, así lo tratan los principales. Es un punto de partida, no asesoramiento, y el detalle cambia, así que confirma con la autoridad indicada.
| Dónde | Qué saber |
|---|---|
| Sudáfrica | Un sujeto pasivo dado de alta debe emitir una factura fiscal dentro de los 21 días de un suministro. Debe estar titulada «Tax Invoice», «VAT Invoice» o «Invoice», mostrar tu número de IVA, y por encima de cierto valor los datos del comprador. Fuente: SARS. |
| Australia | Si estás dado de alta en el GST debes entregar una factura fiscal por las ventas gravadas por encima de cierto importe cuando el comprador la pida, dentro de los 28 días. Debe mostrar las palabras «Tax Invoice», tu ABN, el importe de GST (o que va incluido), y la identidad del comprador por encima de un valor mayor. Fuente: ATO. |
| India | Una empresa dada de alta en el GST emite una factura fiscal que muestra el GSTIN, un código HSN o SAC, el valor gravable y la división CGST/SGST o IGST. Fuente: tu portal GST. |
| Reino Unido y UE | El equivalente es la factura de IVA. Debe mostrar un número único, tu número de IVA, el tipo y el importe de IVA, y los totales neto y bruto; se permite una versión simplificada para pequeñas ventas al detalle. Fuente: gov.uk. |
| Botsuana y el sur de África | Si estás dado de alta en el IVA (en Botsuana, con la BURS), una factura fiscal debe llevar «Tax Invoice», tu número de IVA y el IVA mostrado por separado. ¿Aún no estás dado de alta? Emites facturas normales hasta cruzar el umbral de registro. |
| Estados Unidos | Sin IVA, así que el término casi no se usa. Una factura normal más cualquier impuesto estatal sobre ventas sirve; no hay un formato federal de «factura fiscal». |
Para el detalle, las páginas de IVA del SARS de Sudáfrica, las indicaciones del ATO sobre la factura fiscal en Australia y las reglas de factura de IVA de gov.uk en el Reino Unido exponen todas exactamente lo que debe figurar. Si estás sopesando si siquiera necesitas darte de alta, nuestra guía sobre si necesitas cobrar IVA repasa los umbrales.
¿Cuándo tienes que emitir una de verdad?
Dos cosas lo activan. Primera, estar dado de alta: una vez dado de alta en el IVA o el GST, las facturas que emites por ventas gravadas por lo general tienen que ser facturas fiscales, porque ahora cobras el impuesto en nombre de la autoridad fiscal. Segunda, la petición de un comprador: un cliente empresarial dado de alta necesita una factura fiscal válida para recuperar el impuesto que te pagó, así que pedirá una, y en varios países estás legalmente obligado a facilitarla dentro de un número de días determinado.
Si no estás dado de alta, por lo general no debes cobrar IVA ni GST y no emites facturas fiscales; emites facturas normales. Cobrar o mostrar un impuesto en el que no estás dado de alta es un problema de verdad; así que si un cliente pide una factura fiscal y no estás dado de alta, la respuesta honesta es que solo puedes darle una factura normal. Ante la duda de si has cruzado el umbral de registro de tu país, comprueba con tu autoridad fiscal o un contable, porque los umbrales y los plazos difieren mucho.
Una plantilla sencilla de factura fiscal
Si estás dado de alta y necesitas el esqueleto de una, una factura fiscal conforme dice esto:
«Factura fiscal. [Nombre, dirección y número de IVA/GST de tu empresa]. Factura [número], con fecha [fecha]. Facturar a: [nombre y dirección del cliente, más su número fiscal donde se requiera]. Descripción: [bienes o servicios, cantidad]. Subtotal [importe]. IVA/GST al [tipo] por ciento: [importe del impuesto]. Total con impuesto incluido: [importe bruto] [moneda].»
Un ejemplo resuelto lo hace concreto. Digamos que estás dado de alta en el IVA y facturas 1.000 a un cliente por un trabajo de diseño a un tipo ilustrativo del 15 por ciento (el tipo general de Sudáfrica; otros países difieren). La factura fiscal muestra: Subtotal 1.000, IVA al 15 por ciento 150, Total con IVA 1.150, junto a tu número de IVA y las palabras Factura fiscal. El cliente paga 1.150, tú apartas los 150 para pasarlos a la autoridad fiscal, y el cliente usa tu factura fiscal para recuperar sus 150. Los registros de cada uno cuadran porque el impuesto se muestra, no se esconde dentro de un único total.
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Si una venta se cancela o se corrige después, el documento correspondiente es una nota de crédito, que revierte una factura fiscal y su impuesto; y si todavía estás aclarando qué documento es cuál, nuestra explicación sobre factura, presupuesto, proforma y recibo expone toda la familia. Este artículo es información general de empresa, no asesoramiento fiscal ni legal; confirma las reglas de tu país con tu autoridad fiscal o un contable.
