Presupuesto, proforma, factura o recibo: qué enviar y cuándo
Presupuesto, proforma, factura, recibo. Cuatro documentos, y es muy fácil confundirlos o enviar el equivocado en el momento equivocado. Distinguirlos importa, porque cada uno hace un trabajo distinto y solo uno es una solicitud legal de pago. Aquí tienes el mapa en claro: qué es cada documento, en qué orden van y cuáles necesita de verdad tu negocio.
Presupuesto: el precio, antes de empezar el trabajo
Un presupuesto es una oferta. Dice a un cliente potencial cuánto costará un trabajo antes de que se comprometa, para que pueda comparar, negociar y decir sí o no. Va primero, al inicio de la conversación, y suele estar abierto a algo de negociación sobre el alcance o el precio.
Lo importante de un presupuesto es que no es una exigencia de dinero. Nadie paga un presupuesto. Su fin es ganar el trabajo dejando claros y profesionales el precio y lo que incluye. Un presupuesto cuidado y con tu marca es a menudo lo que convierte a un cliente dudoso en uno que paga.
Factura proforma: datos acordados, pero aún no la factura final
La factura proforma es la que confunde a todos. Se parece casi a una factura real, pero se envía antes de que la operación sea definitiva, una vez acordado el precio. Piensa en ella como una confirmación formal de lo que va a pasar: los artículos, las cantidades, el total, para que el cliente organice el pago, consiga la aprobación interna o despache mercancía en aduana.
El truco es que no cobras contra una proforma ni entra en tus cuentas como venta. Es un documento provisional. Cuando el trato sigue adelante, se sustituye por una factura de verdad, que solicita oficialmente el pago y va en los libros. La mayoría de pequeños negocios locales nunca la necesitan. Sirve sobre todo en comercio internacional o cuando un cliente insiste en pagar antes de la entrega.
Factura: la verdadera solicitud de pago, con validez legal
La factura es la que cuenta. Se emite cuando el trabajo está hecho o los bienes entregados, y es una solicitud de pago formal y reconocida, dentro de un plazo indicado. A diferencia del presupuesto o la proforma, una factura es el registro de una venta real: va en tus cuentas, es lo que el cliente paga y es a lo que apelarías si el pago falla.
Como es el documento que te hace cobrar, una factura no debe dejar dudas. Un número claro, la fecha de emisión y el vencimiento, un desglose por líneas, tus datos bancarios y el impuesto en su propia línea. Envíala en cuanto termine el trabajo, no a fin de mes, porque el reloj del pago solo arranca cuando llega al cliente.
Recibo: la prueba de que el dinero llegó
El recibo es el paso final y apunta en sentido contrario. Donde la factura pide dinero, el recibo confirma que se ha pagado. Lo emites después de que llegue el pago, y el cliente lo guarda como prueba de una operación cerrada, que puede necesitar para sus registros, un gasto o sus impuestos.
Es fácil pensar que la factura basta, pero para quien lleva bien las cuentas el recibo cierra el círculo. Indica el importe pagado, la fecha y el concepto, para que ambas partes tengan un registro inequívoco de que el trato está saldado.
El orden en que van, con un ejemplo sencillo
En conjunto, el flujo es sencillo. Envías un presupuesto para ganar el trabajo. Si el cliente debe pagar por adelantado o compra desde el extranjero, puedes enviar una proforma una vez acordado el precio. Cuando el trabajo está hecho, envías la factura para pedir el pago. Cuando paga, envías un recibo para confirmarlo.
Así, un diseñador que presupuesta un logotipo enviaría un presupuesto de 800. Al aceptarlo, podría cobrar una entrada, facturarla y darle recibo. A la entrega factura el resto, y una vez cobrado envía un recibo final. El presupuesto para ganarlo, la factura para cobrarlo, el recibo para cerrarlo. La proforma solo aparece cuando alguien debe pagar antes de la entrega.
¿Cuáles usa de verdad tu negocio?
Para la mayoría de pequeños negocios y autónomos, la respuesta honesta son tres: un presupuesto para ganar el trabajo, una factura para cobrar y un recibo para confirmar el pago. Eso cubre la gran mayoría del día a día, y si solo dominas esos tres ya estás en buena forma.
Añade una proforma si vendes al extranjero, envías bienes que pasan aduana o tratas con clientes que pagan por adelantado. Y si suministras a crédito en el tiempo, el estado de cuenta que resume todo lo pendiente es la cuarta herramienta que conviene conocer. Remit los crea todos desde una sola cuenta gratis: envía un presupuesto para ganar el trabajo, una factura para cobrar y un recibo para cerrarlo, sin cambiar de herramienta ni reescribir nada.
