Leitfaden
Warum Rechnungen spät bezahlt werden
Zahlungsverzug geht selten um einen Kunden, der zu zahlen verweigert. Weit öfter geht es um kleine Reibungen, die die Rechnung entgleiten lassen: eine fehlende Angabe, eine unklare Fälligkeit, ein leichter Weg, später zu sagen. Behebe die Reibungen, und der Großteil der Verspätung verschwindet. Hier sind die üblichen Übeltäter und was gegen jeden zu tun ist.
Die Rechnung ist schwer zu zahlen
Der häufigste Grund, warum eine Rechnung unbezahlt bleibt, ist, dass ihr Zahlen Mühe kostet. Muss der Kunde dir für Bankdaten mailen, oder den Betrag suchen, oder ausrechnen, wann sie fällig ist, geht die Rechnung an den Boden des Stapels. Entferne jede dieser kleinen Hürden. Setze deine vollständigen Bankdaten auf die Rechnung, mach die Summe unübersehbar, und nenne die genaue Fälligkeit statt eines vagen Ziels.
Das klingt offensichtlich, doch ein überraschender Anteil verspäteter Rechnungen sind schlicht die, die lästig zu zahlen waren. Mach das Bezahlen zum Weg des geringsten Widerstands.
Die Bedingungen wurden nie wirklich vereinbart
Tauchen Zahlungsbedingungen erst auf der Schlussrechnung auf, haben sie kein Gewicht, denn der Kunde hat sie nie vereinbart. Die Lösung ist, die Bedingungen früh zu setzen, aufs Angebot, vor Arbeitsbeginn. Eine Anzahlungspflicht, eine Fälligkeit und jede Verzugsregelung sollten Teil des Geschäfts sein, keine Überraschung am Ende.
Vereinbarte Bedingungen ändern das Gespräch. Eine Rechnung nachzuverfolgen wird zur Erinnerung an etwas bereits Geklärtes, statt zu einer Verhandlung, die du von vorn beginnst.
Du hast zu lange mit dem Senden gewartet
Eine drei Wochen nach der Arbeit gesendete Rechnung ist eine, die spät startet. Bis dahin ist die Arbeit im Kopf des Kunden weniger frisch, und deine Zahlungsuhr stand still. Sende Rechnungen sofort, solange der gelieferte Wert noch offensichtlich ist. Je schneller die Rechnung rausgeht, desto schneller kommt sie zurück.
Abrechnen zum Monatsende zu bündeln wirkt effizient, kostet dich aber still übers Jahr Wochen an Cashflow. Wenn eine Rechnung zu senden schnell geht, gibt es keinen Grund zu warten.
Niemand hat nachgefasst
Manche Rechnungen sind spät aus dem einfachen Grund, dass niemand den Kunden erinnert hat. Zahlungen rutschen auf der Liste eines vielbeschäftigten Menschen nach unten, und ein sanfter Stups bringt sie wieder hoch. Eine freundliche Erinnerung am Fälligkeitstag und ein festeres Nachfassen, wenn er verstreicht, sind normal und wirksam. Einen Kontoauszug zu senden ist ein einfacher, nicht konfrontativer Weg, einen Kunden mit mehreren offenen Rechnungen anzustupsen.
Die Unternehmen, die pünktlich bezahlt werden, haben kein Glück. Sie senden, sie erinnern, und sie machen es einfach. Das ist der ganze Trick, und er liegt völlig in deiner Hand.
