Leitfaden
Wie man eine Rechnungs-E-Mail schreibt
Die E-Mail, die deine Rechnung trägt, leistet echte Arbeit. Eine klare, warme, professionelle Nachricht wird geöffnet, gelesen und schneller bezahlt als eine leere E-Mail mit einem Anhang. So schreibst du sie, mit Vorlagen zum Kopieren für den ersten Versand und für das Nachfassen bei einer überfälligen.
Was jede Rechnungs-E-Mail braucht
Halte sie kurz und mach das Wesentliche unübersehbar. Eine gute Rechnungs-E-Mail hat eine klare Betreffzeile mit der Rechnungsnummer, eine Ein-Zeilen-Erinnerung, worum es bei der Arbeit ging, den fälligen Betrag und die Fälligkeit, und einen Hinweis, dass die Rechnung anhängt. Schließe mit einem echten Dank. Mehr muss sie nicht tun.
Die Betreffzeile zählt mehr, als man denkt, denn sie entscheidet, ob die E-Mail prompt geöffnet wird. Etwas wie „Rechnung 1042 von [Dein Unternehmen], fällig 30. Juni“ sagt dem Kunden genau, was es ist und wann es zählt, damit sie nicht untergeht.
Vorlage: die Rechnung senden
Betreff: Rechnung 1042 von [Dein Unternehmen], fällig 30. Juni
Hallo [Name], danke für deinen Auftrag. Anbei Rechnung 1042 für [kurze Beschreibung der Arbeit], über insgesamt [Betrag], fällig bis [Datum]. Meine Bankdaten stehen zur Zahlung auf der Rechnung. Bei Fragen dazu antworte einfach auf diese E-Mail, ich helfe gern. Nochmals danke, [Dein Name].
Das ist warm, konkret und mühelos zu bearbeiten. Beachte, dass es Betrag und Datum im Text nennt, damit der Kunde den Anhang nicht öffnen muss, um zu wissen, was gefragt ist.
Vorlage: eine freundliche Erinnerung
Ist die Fälligkeit nah und nichts angekommen, ist ein sanfter Stups völlig normal und stößt selten an. Nimm das Beste an: Die meisten Verzögerungen sind Versäumnisse, keine Verweigerungen.
Betreff: Erinnerung: Rechnung 1042, fällig [Datum]. Hallo [Name], nur eine freundliche Erinnerung, dass Rechnung 1042 über [Betrag] am [Datum] fällig ist. Ich hänge sie der Bequemlichkeit halber erneut an. Ist sie schon in Bearbeitung, ignoriere dies und danke. Beste Grüße, [Dein Name].
Die Rechnung erneut anzuhängen nimmt die Ausrede Nummer eins, nämlich dass der Kunde das Original nicht findet.
Vorlage: ein festeres Nachfassen
Ist eine Rechnung wirklich überfällig, bleib professionell, aber sei direkt. Du bist nicht schwierig, indem du für geleistete Arbeit Zahlung erwartest.
Betreff: Überfällig: Rechnung 1042. Hallo [Name], Rechnung 1042 über [Betrag] war am [Datum] fällig und ist nun [Anzahl] Tage überfällig. Könntest du mir sagen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann, oder ob es ein Problem gibt, das ich lösen helfen kann? Ich würde mich freuen, dies bis [neues Datum] zu begleichen. Danke, [Dein Name].
Ein konkretes neues Datum macht aus einem offenen Nachfassen eine klare Bitte. Werden feste Nachfassungen bei einem Kunden zum Muster, ist das ein Signal, beim nächsten Mal eine Anzahlung zu verlangen.
