Was ist Betriebskapital?

Was Betriebskapital wirklich ist

Betriebskapital ist Ihr Umlaufvermögen minus Ihre kurzfristigen Verbindlichkeiten. Umlaufvermögen sind die Dinge, die Sie besitzen und die binnen etwa eines Jahres zu Geld werden: das Geld auf der Bank, was Kunden Ihnen aus unbezahlten Rechnungen schulden, und jeder Bestand, den Sie verkaufen werden. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind, was Sie schulden und binnen etwa eines Jahres zahlen müssen: Lieferanten, eine bald fällige Steuer, die Rate eines kurzfristigen Kredits. Ziehen Sie das Zweite vom Ersten ab, und Sie haben Ihr Betriebskapital.

Ist die Zahl positiv, haben Sie ein Polster: es kommt bald mehr herein, als bald hinausgeht. Ist sie negativ, könnten Sie Mühe haben, kurzfristige Rechnungen ohne neues Geld zu decken, selbst wenn der Betrieb im Kern gesund ist. Für ein Kleinunternehmen lässt Sie positives Betriebskapital Ihre eigenen Rechnungen gelassen zahlen, während Sie darauf warten, dass Kunden ihre zahlen.

Warum es fürs Überleben mehr zählt als der Gewinn

Gewinn und Betriebskapital sind nicht dasselbe, und sie zu verwechseln ist, wie gesund aussehende Betriebe in Schwierigkeiten geraten. Gewinn ist, was nach den Kosten über einen Zeitraum übrig bleibt, auf dem Papier. Betriebskapital ist Geld und Fast-Geld, das Sie jetzt nutzen können. Sie können profitabel und doch außerstande sein, die Rechnungen dieser Woche zu zahlen, weil der Gewinn in Rechnungen steckt, die Ihre Kunden noch nicht bezahlt haben, oder in Bestand im Regal.

Dies ist die klassische Art, wie ein profitabler, wachsender Betrieb scheitert: ihm geht das Betriebskapital aus. Er gewinnt mehr Arbeit, kauft mehr Bestand und macht mehr Aufträge, was alles jetzt Geld abzieht, aber das Geld aus dieser Arbeit kommt Wochen oder Monate später. In der Lücke werden die Rechnungen trotzdem fällig. Mehr Umsatz kann die Klemme sogar verschärfen, bevor es besser wird, weshalb das Beobachten des Betriebskapitals so wichtig ist wie das Beobachten des Gewinns.

Der Betriebskapital-Kreislauf

Betriebskapital entsteht durch eine zeitliche Lücke. Der Kreislauf läuft für die meisten Betriebe: Geld geht hinaus, um Material zu kaufen oder die Arbeit zu tun, Sie liefern und senden eine Rechnung, Sie warten auf Zahlung, und schließlich kommt das Geld zurück. Je länger dieser Hin- und Rückweg dauert, desto mehr Betriebskapital brauchen Sie, um ihn zu überbrücken, denn Sie finanzieren alles dazwischen aus eigener Tasche.

Zwei Dinge dehnen den Kreislauf und binden mehr Ihres Geldes: langsam zahlende Kunden (eine lange Wartezeit zwischen Rechnung und Zahlungseingang) und viel Bestand oder unfertige Arbeit (Geld, das als Dinge statt als Geld festliegt). Zwei Dinge verkürzen ihn: schneller bezahlt werden und Lieferanten zu vernünftigen Bedingungen zahlen. Betriebskapital zu steuern heißt zum großen Teil, diese Lücke bewusst zu steuern, statt sie geschehen zu lassen.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, ein Kleinunternehmen hat 2.000 auf der Bank, 3.000 von Kunden aus unbezahlten Rechnungen ausstehend, und 1.000 Bestand. Sein Umlaufvermögen ist 2.000 + 3.000 + 1.000 = 6.000. Es schuldet Lieferanten 2.500 und hat eine bald fällige Steuer von 1.000, also sind seine kurzfristigen Verbindlichkeiten 3.500. Das Betriebskapital ist 6.000 minus 3.500 = 2.500. Diese 2.500 sind der Spielraum des Betriebs.

Nun sehen Sie, wie schnell es sich verengt. Beachten Sie, dass nur 2.000 der 6.000 echtes Geld sind, gegen 3.500 bald fällige Rechnungen. Zahlt ein großer Kunde spät und kommen 2.000 der ausstehenden 3.000 nicht rechtzeitig, fehlt Ihnen Geld, obwohl das Betriebskapital auf dem Papier weiter 2.500 anzeigt und sich an Ihrem Gewinn nichts geändert hat. Diese Lücke zwischen „auf dem Papier positiv“ und „knapp bei Kasse“ ist der Grund, warum das Timing so wichtig ist wie die Summe. Man nennt auch eine Betriebskapital-Quote, Umlaufvermögen geteilt durch kurzfristige Verbindlichkeiten: hier ist das 6.000 geteilt durch 3.500 = etwa 1,7. Eine Quote über 1 bedeutet, das Umlaufvermögen deckt die kurzfristigen Verbindlichkeiten; viele Leitfäden halten etwa 1,2 bis 2 für bequem, aber das richtige Niveau variiert stark je nach Betrieb, behandeln Sie es also als groben Hinweis, nicht als Ziel.

So verbessern Sie Ihr Betriebskapital

Der größte Hebel für die meisten Kleinunternehmen ist, schneller bezahlt zu werden, denn das ist meist der längste Teil des Kreislaufs. Senden Sie Rechnungen, sobald die Arbeit fertig ist, statt zum Monatsende, setzen Sie kürzere Fristen, nehmen Sie Anzahlungen bei größeren Aufträgen, und mahnen Sie überfällige Rechnungen zügig und höflich an. Jede holt das Geld früher zurück, was genau Betriebskapital ist. Unser Beitrag zur Liquiditätsplanung hilft, die Lücken zu sehen, bevor sie beißen.

Die anderen Hebel sind Bestand und Lieferanten. Binden Sie kein Geld in mehr Bestand als nötig, denn jede Einheit im Regal ist Geld, das Sie nicht nutzen können. Wo möglich, vereinbaren Sie vernünftige Zahlungsfristen mit Ihren eigenen Lieferanten, damit Ihre Ausgaben nicht alle vor Ihren Einnahmen landen. Und halten Sie ein Geldpolster für die Lücken, die Sie nicht beseitigen können. In der Praxis ziehen Sie den größten Hebel einfach durch gutes Rechnungswesen: mit Remit senden Sie klare Rechnungen zügig und führen je Kunde einen laufenden Kontoauszug, sodass Sie stets wissen, was geschuldet ist, und es anmahnen können, was Betriebskapital-Steuerung im Alltag ist.

Betriebskapital, Cashflow und Gewinn

Diese drei werden verwechselt, daher hilft es, sie zu trennen. Gewinn sind die Erträge eines Zeitraums: Umsatz minus Kosten. Cashflow ist die Bewegung des Geldes hinein und hinaus über die Zeit, der tatsächliche Zeitplan der Zahlungen. Betriebskapital ist eine Momentaufnahme, zu einem Zeitpunkt, ob Ihre kurzfristigen Mittel Ihre kurzfristigen Rechnungen decken. Der Gewinn sagt, ob das Modell funktioniert (unser Leitfaden zum Berechnen Ihrer Gewinnschwelle zeigt, wie Sie das prüfen); der Cashflow spricht vom Fluss; das Betriebskapital sagt, ob Sie Ihre Verpflichtungen jetzt erfüllen können. Ein Betrieb braucht alle drei gesund, und meist ist es ein Betriebskapital- oder Cashflow-Problem, nicht ein Gewinnproblem, das eine plötzliche Krise auslöst.

Die Kurzfassung

Betriebskapital ist Umlaufvermögen minus kurzfristige Verbindlichkeiten: das Geld und Fast-Geld, das Sie gegen die bald fälligen Rechnungen haben. Es zählt fürs tägliche Überleben mehr als der Gewinn, denn ein profitabler Betrieb kann ohne nutzbares Geld dastehen, wenn Geld in unbezahlten Rechnungen und Bestand festliegt. Verbessern Sie es vor allem, indem Sie schneller bezahlt werden, nicht zu viel Bestand halten, vernünftige Lieferantenfristen vereinbaren, und ein Polster halten.

Beobachten Sie es neben Gewinn und Cashflow, nicht an deren Stelle, und behandeln Sie jede Quote als groben Hinweis. Es handelt sich um allgemeine Geschäftsinformationen und nicht um Finanzberatung, sprechen Sie also für Entscheidungen zu Ihrem konkreten Betrieb mit einem Steuerberater.