So erstellst du eine Cashflow-Prognose

Was eine Cashflow-Prognose ist (und warum Gewinn nicht Liquidität ist)

Eine Cashflow-Prognose sagt das echte Geld voraus, das über einen künftigen Zeitraum in dein Konto hinein- und hinausfließt, sowie den Saldo, der am Ende jeder Woche oder jedes Monats bleibt. Sie beantwortet eine Frage, die den Schlaf raubt: Habe ich genug auf dem Konto, um das Fällige zu decken? Das ist etwas anderes als profitabel zu sein. Du kannst auf dem Papier profitabel sein und trotzdem ohne Liquidität dastehen, denn ein Gewinn kann in einer unbezahlten Rechnung schlummern, während die Miete jetzt fällig ist. Liquidität ist eine Frage des Timings, nicht der Summen.

Deshalb geraten so viele ansonsten gesunde kleine Unternehmen in Bedrängnis: Das Geld, das man ihnen schuldet, kommt nach dem Geld, das sie schulden. Eine Prognose macht dieses Timing sichtbar. Sie zaubert keine Liquidität aus dem Nichts, aber sie verwandelt eine böse Überraschung in ein Problem, das du kommen siehst und umgehst, und das ist der größte Teil der Schlacht.

Die vier Elemente, die du brauchst

Eine Prognose verlangt nur vier Zutaten, und du bekommst sie alle ohne jedes besondere Werkzeug:

Alles Übrige ist Rechnen mit diesen vieren. Das Können liegt nicht im Rechnen; es liegt darin, beim Timing ehrlich und realistisch zu sein.

Schritt 1: Starte deine Cashflow-Prognose

Beginne eine einfache Tabelle mit einer Spalte je künftigem Zeitraum, je eine Woche oder ein Monat, und einer Zeilenstruktur: Geld herein, Geld hinaus, Saldo. In die erste Zelle setzt du deinen Anfangssaldo: die echte Zahl deines Geschäftskontos heute. Das ist dein Anker, also nimm die echte Zahl, keine gerundete Schätzung.

Für die meisten kleinen Unternehmen ist eine wöchentliche Prognose über etwa 12 Wochen der richtige Punkt: fein genug, um eine knappe Woche zu erkennen, kurz genug, um realistisch zu bleiben. Sind deine Einnahmen unregelmäßig oder saisonal, kann eine monatliche Sicht über 6 bis 12 Monate sie begleiten.

Schritt 2: Das Geld, das hereinkommt (nach dem echten Zahlungsdatum)

Trage jeden erwarteten Eingang in den Zeitraum ein, in dem du das Geld wirklich erwartest, und das ist der wichtigste Schritt der ganzen Prognose. Eine heute mit 30 Tagen Ziel verschickte Rechnung ist Liquidität des nächsten Monats, nicht dieser Woche, also kommt sie in die Spalte ihrer Fälligkeit, nicht ihrer Ausstellung. Zahlt ein Kunde gewöhnlich eine Woche zu spät, plane ihn eine Woche zu spät ein (und sieh dir an, wie du deinen Cashflow schützt, wenn Kunden spät zahlen). Sei realistisch statt optimistisch; eine Prognose voller erträumter Frühzahlungen ist schlimmer als nutzlos.

Hier leisten deine eigenen Aufzeichnungen die Arbeit. Jede verschickte Rechnung ist ein künftiger Eingang mit einem Betrag und einer Fälligkeit, also ist deine Liste offener Rechnungen bereits der größte Teil deiner Eingänge. Mit Remit kannst du deine Rechnungen an einem Ort halten und je Kunde einen Kontoauszug führen, der genau zeigt, was abgerechnet wurde und was offen bleibt, also den Rohstoff der Eingangsseite deiner Prognose. Füge jede weitere erwartete Einnahme, etwa eine Anzahlung oder eine wiederkehrende Zahlung, in der Woche hinzu, in der du sie erwartest.

Schritt 3: Das Geld, das hinausgeht

Zähle nun alles auf, was du zu zahlen planst, jedes im Zeitraum seiner Fälligkeit. Teile es in zwei Arten, um nichts zu vergessen. Fixe Kosten sind die vorhersehbaren: Miete, Abos, Kreditraten, Löhne. Variable und gelegentliche Kosten sind die unregelmäßigeren: Lieferantenrechnungen, Material, eine Steuerzahlung, Ausrüstung und das Geld, das du dir selbst auszahlst.

Die Posten, die man vergisst, sind die, die wehtun, also antizipiere vor allem die großen, unregelmäßigen Abflüsse: eine periodische Steuerfälligkeit, die jährliche Verlängerung einer Versicherung, eine Umsatzsteuerzahlung. Unser Leitfaden dazu, wie viel du für Steuern zurücklegen solltest, hilft dir, die Steuerzeile so zu bemessen, dass sie die Prognose nie überrascht. Erhebst du eine Verkaufssteuer, Umsatzsteuer oder eine gleichwertige Steuer, denk daran, dass dieses Geld nicht dir gehört: behandle es als Abfluss, den du für andere verwahrst.

Schritt 4: Der laufende Saldo

Das ist der Teil, der die ganze Übung nützlich macht. Nimm für jeden Zeitraum den Startsaldo, addiere das in diesem Zeitraum hereingekommene Geld, ziehe das hinausgegangene ab, und das Ergebnis ist dein Schlusssaldo, der zum Anfangssaldo des nächsten Zeitraums wird. Kette das aneinander, und du hast eine laufende Linie, die ungefähr zeigt, wie viel Liquidität du am Ende jeder kommenden Woche oder jedes Monats haben wirst.

Jetzt lies sie. Jeder Zeitraum, in dem der laufende Saldo tief fällt oder negativ wird, ist eine Liquiditätsenge, die du nun im Voraus siehst. Zu erkennen, dass eine bestimmte Woche eng wird, während sie noch Wochen entfernt ist, ist der ganze Sinn: Du hast Zeit, eine überfällige Rechnung anzumahnen, einen nicht dringenden Kauf zu verschieben, einen Lieferanten um Zahlungsziel zu bitten oder eine Anzahlung zu organisieren. Ohne die Prognose wärst du am selben Tag auf dieselbe Enge gestoßen, oft mit weit weniger Optionen.

Ein einfaches durchgerechnetes Beispiel

Hier ist eine Vier-Wochen-Prognose, bis aufs Gerippe reduziert, um ihre Form zu zeigen, ausgehend von 2000 auf dem Konto. In jeder Woche wandert der Schlusssaldo in die nächste:

Woche 1: Eröffnung 2000, Eingänge 1500, Ausgänge 1800, Schluss 1700.
Woche 2: Eröffnung 1700, Eingänge 800, Ausgänge 2600, Schluss −100.
Woche 3: Eröffnung −100, Eingänge 3000, Ausgänge 1200, Schluss 1700.
Woche 4: Eröffnung 1700, Eingänge 1000, Ausgänge 1500, Schluss 1200.

Woche 2 rutscht unter null, weil ein großer Abfluss fällt, bevor ein Kunde zahlt. In der Prognose Wochen im Voraus gesehen, ist das ein gelöstes Problem: diesen Kunden anmahnen, den Kauf verschieben oder ein Polster besorgen. Am selben Tag getroffen, ist es eine Krise. Dieser Unterschied ist der ganze Wert der Prognose, und deine echte Tabelle ist nur dies mit mehr Zeilen und deinen eigenen Zahlen.

Halte deine Cashflow-Prognose aktuell

Eine Prognose nützt nur, wenn sie aktuell ist, also aktualisiere sie regelmäßig, idealerweise jede Woche, indem du jede Schätzung durch das ersetzt, was wirklich geschah, und am Ende einen neuen Zeitraum anfügst, um stets dieselbe Strecke vor dir zu sehen. Diese rollende Gewohnheit hält sie ehrlich und kostet, einmal eingerichtet, nur ein paar Minuten.

Ist sie einmal in Gang, nutze sie für Was-wäre-wenn-Fragen, und dort verdient sich eine Prognose ihren Platz. Was passiert mit dem Saldo, wenn dein größter Kunde 30 Tage zu spät zahlt? Wenn ein schwacher Monat ein Drittel der Einnahmen kostet? Kopiere die Tabelle, ändere die Zahlen, und du siehst die Wirkung, bevor sie real ist. So wird aus einer Prognose statt eines Berichts ein Entscheidungswerkzeug, und sie passt gut zu den Gewohnheiten aus unserem Leitfaden mit Cashflow-Tipps für kleine Unternehmen.

Fazit

Eine Cashflow-Prognose sind vier Dinge, Anfangssaldo, Geld herein, Geld hinaus und ein Horizont, verbunden zu einem laufenden Saldo, den du für die Wochen liest, in denen die Liquidität eng wird. Datiere jeden Eingang nach dem echten Zahlungsdatum, nicht nach der Rechnung, zähle die unregelmäßigen Abflüsse auf, die man vergisst, und aktualisiere sie jede Woche. Stütze dich auf die Aufzeichnungen, die du ohnehin führst: deine verschickten Rechnungen und ein Kontoauszug je Kunde sind der größte Teil der Eingangsseite schon erledigt, also heißt gut abrechnen, die Prognose halb gebaut zu haben.

Tu das, und die Liquidität überrascht dich viel seltener, was oft den Unterschied macht zwischen einem Unternehmen, das einen schwachen Monat übersteht, und einem, das es nicht schafft. Eine Prognose ist eine Schätzung, also rechne mit falschen Zahlen und aktualisiere sie weiter; sie sind allgemeine Geschäftsinformationen und keine Finanzberatung, also passe sie an deine Lage an und sprich bei allem Komplexen mit einem Steuerberater.