Was sind Forderungen (Debitoren)?

Was Forderungen wirklich bedeuten

Forderungen (auch Debitoren genannt) sind die Summe allen Geldes, das Ihnen Kunden schulden, denen Sie eine Rechnung gestellt haben, die aber noch nicht bezahlt haben. In dem Moment, in dem Sie die Arbeit liefern und auf Ziel eine Rechnung schicken, wird dieser Betrag zu einer Forderung: Sie haben ihn verdient, aber er steckt noch beim Kunden statt auf Ihrem Konto. Es ist das Spiegelbild der Verbindlichkeiten, des Geldes, das Sie anderen schulden. Das eine ist Geld, das hereinkommt, das andere Geld, das hinausgeht.

Buchhalterisch sind Forderungen ein Umlaufvermögen. Das klingt beim ersten Mal seltsam, weil das Geld nicht bei Ihnen ist, aber eine offene Rechnung ist trotzdem etwas Werthaltiges, das Sie bald zu Bargeld machen wollen, also zählt sie als Vermögenswert, den Sie besitzen. Deshalb gibt es Forderungen auch nur, wenn Sie auf Ziel abrechnen, also den Kunden später zahlen lassen. Würde jeder Kunde sofort zahlen, hätten Sie nie Forderungen, sondern nur Bargeld. Für die meisten Betriebe, die anderen Unternehmen Rechnungen stellen, ist das Zahlungsziel normal, also sind Forderungen ein Dauerthema.

Ihre Forderungen sind einfach Ihre offenen Rechnungen

Hier ist der Teil, den die Konzern-Lehrbücher überkomplizieren. Für ein Kleinunternehmen sind Ihre Forderungen nichts Geheimnisvolleres als die Summe jeder Rechnung, die Sie verschickt und noch nicht bezahlt bekommen haben. Addieren Sie alle offenen Rechnungen, und diese Summe ist Ihr Forderungsbestand. Es gibt kein separates Buch, das Sie mit teurer Software führen müssten; die Rechnungen selbst sind die Aufzeichnung. Für einen einfachen Selbstständigen reicht das; nutzen Sie jedoch eine Buchhaltungssoftware, sind umsatzsteuerpflichtig oder bilanzieren nach dem Soll-Prinzip, sollten sich Ihre Bücher auf dieselbe Summe abstimmen, und bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfassen Sie Forderungen womöglich gar nicht formal.

Genau dafür ist ein Kontoauszug da. Ein Auszug listet für einen Kunden jede verschickte Rechnung auf, was er gezahlt hat und den noch offenen Saldo, also den Anteil dieses Kunden an Ihren Forderungen. Stellen Sie für jeden Auftrag eine saubere Rechnung und führen Sie je Kunde einen laufenden Auszug, dann verfolgen Sie Ihre Forderungen bereits richtig, ganz ohne Buchhaltungsjargon. Wenn Sie Ihre Rechnungen und Auszüge mit Remit erstellen, sind Ihre Forderungen einfach die Liste der noch als unbezahlt markierten Rechnungen. Der Rechnungsgenerator erstellt die Rechnungen, und der Kontoauszug-Generator macht daraus einen laufenden Saldo je Kunde, Ihr Forderungsbuch in allem außer dem Namen.

Auf einen Blick sehen: die Fälligkeitsliste

Die Gesamtsumme zu kennen, ist nützlich, aber zu wissen, wie lange jeder Betrag schon offen ist, schützt Sie wirklich, denn eine frische Rechnung und eine neunzig Tage überfällige sind sehr unterschiedliche Risiken. Das Werkzeug dafür ist eine Fälligkeitsliste der Forderungen: Sie gruppieren das Ihnen geschuldete Geld danach, wie überfällig es ist. Zwei Minuten in einer Tabelle, und Sie sehen sofort, wo die Probleme liegen.

In diesem Beispiel betragen Ihre Forderungen insgesamt 4.800, aber die Geschichte steckt in den Spalten: 2.000 sind in Ordnung, während 1.600 mehr als einen Monat überfällig sind und 300 Gefahr laufen, nie einzutreffen. Je älter eine Forderung wird, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung, also sagt Ihnen die Fälligkeitsliste genau, welche Rechnungen Sie zuerst anmahnen und welche Kunden zum Problem werden. Erstellen Sie am Monatsende eine, und ein Liquiditätsengpass, der offen vor Ihnen lag, überrascht Sie nie. Einige sehr alte Rechnungen werden nie bezahlt; dann schreiben Sie sie als uneinbringliche Forderung ab, was sie aus Ihren Forderungen nimmt, und in einer Bilanz werden Forderungen oft netto einer Wertberichtigung ausgewiesen, einer kleinen Reserve für den Teil, den Sie nicht zu bekommen erwarten.

Zwei Zahlen, die zeigen, ob es gesund ist

Über die reine Summe hinaus zeigen zwei einfache Kennzahlen, ob Sie gut eintreiben oder das Geld schleifen lassen. Die erste ist die Debitorenlaufzeit (DSO), die durchschnittliche Zahl der Tage, bis Sie nach einem Verkauf bezahlt werden. Die Formel: Ihre Forderungen geteilt durch Ihre Umsätze auf Ziel in der Periode, multipliziert mit der Zahl der Tage in dieser Periode.

DSO = (Forderungen ÷ Umsatz auf Ziel) × Tage der Periode

Nehmen wir an, Sie haben in einem Jahr 80.000 auf Ziel abgerechnet, und man schuldete Ihnen im Schnitt jederzeit etwa 10.000. Ihre DSO beträgt (10.000 ÷ 80.000) × 365 = etwa 46 Tage. Im Klartext dauert es rund anderthalb Monate, bis Sie nach der Arbeit kassieren. Die zweite Zahl ist der Debitorenumschlag, also der Umsatz auf Ziel geteilt durch die durchschnittlichen Forderungen: 80.000 ÷ 10.000 = 8, das heißt, Sie treiben Ihre durchschnittlichen Forderungen achtmal im Jahr ein. Beide beschreiben dieselbe Sache von entgegengesetzten Enden: ein höherer Umschlag und eine niedrigere DSO bedeuten beide, dass Sie schneller bezahlt werden. Als grobe Richtschnur gilt eine DSO von 30 bis 45 Tagen bei Standardbedingungen als gesund, auch wenn es stark von Branche und gewährten Zielen abhängt (siehe Investopedia zur DSO für die allgemeine Richtgröße). Verwenden Sie hier nur Umsätze auf Ziel, nicht Barumsätze, die sie verzerren würden, und bedenken Sie, dass eine saisonale oder unregelmäßige Rechnungsstellung die Zahl in einer einzelnen Periode verzerren kann. Verfolgen Sie Ihre eigene DSO über die Zeit: der Trend zählt mehr als die genaue Zahl; steigt er, zahlen Ihre Kunden langsamer und Ihre Liquidität wird knapper.

Forderungen sind kein Bargeld (und das ist die Falle)

Das Wichtigste, was man über Forderungen verstehen muss: Sie sind kein Geld auf der Bank. Sie können auf dem Papier einen guten Monat haben, mit 20.000 fakturiertem Umsatz, und sich trotzdem nicht auszahlen können, weil die ganzen 20.000 in den Forderungen stecken und nichts davon eingetroffen ist. Gewinn ist, was Sie verdient haben; Bargeld ist, was Sie wirklich ausgeben können, und Forderungen sind die Verzögerung dazwischen. Deshalb kann ein wachsender Betrieb das Geld ausgehen, während er mehr Arbeit gewinnt: jeder neue Auftrag bindet mehr Bargeld in Forderungen, bevor er auszahlt.

Das ist die Verbindung zwischen Forderungen und dem Rest Ihrer Finanzen. Ihre offenen Rechnungen sind ein großer Teil Ihres Betriebskapitals, des Geldes, das im täglichen Betrieb gebunden ist, und je langsamer sie eingetrieben werden, desto weniger freies Bargeld haben Sie. Die praktische Antwort ist, die Verzögerung einzuplanen, statt von ihr überrascht zu werden: eine einfache Cashflow-Prognose, die Geldeingänge danach datiert, wann sie wirklich eintreffen, nicht wann Sie die Rechnung verschickt haben, hält Sie durch die Lücke zahlungsfähig. Forderungen sind ein Vermögenswert, aber die Miete zahlt man nicht mit einem Vermögenswert.

Wie Sie Forderungen unter Kontrolle halten

Sie können einen Kunden nicht zwingen, früher zu zahlen, aber Sie können viel tun, um die Lücke zu verkürzen und den in Forderungen gebundenen Betrag zu verkleinern. Das meiste davon heißt klar und zügig sein, nicht hart mahnen. Die wichtigsten Hebel: nennen Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar auf jeder Rechnung (ein Fälligkeitsdatum, nicht nur „bei Erhalt“); stellen Sie die Rechnung sofort nach getaner Arbeit, nicht erst am Monatsende, denn die Uhr läuft erst an, wenn die Rechnung eintrifft; schicken Sie jedem Kunden mit mehr als einer offenen Rechnung einen Kontoauszug, damit der laufende Saldo vor ihm liegt; und fassen Sie nach, sobald eine Rechnung überfällig wird, höflich, aber ohne Verzug. Unsere Beiträge zu wie Sie einen Kunden um Zahlung bitten und was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt liefern die Formulierungen für jede Stufe.

Das zählt noch mehr, wenn Sie international abrechnen oder in einem Markt mit langer Zahlungskultur tätig sind. In vielen Märkten des südlichen Afrikas, darunter Botswana, warten kleine Lieferanten oft lange auf Zahlung durch größere Kunden und manche staatliche oder halbstaatliche Abnehmer, und aufgeblähte Forderungen können einen sonst gut laufenden Betrieb versenken. Die Rechnung ist in jeder Währung dieselbe: ein Lieferant, dem 80.000 P geschuldet werden und der jederzeit etwa 10.000 P offen hat, hat dieselbe DSO von rund 46 Tagen wie das Beispiel oben. Die Abwehr ist überall dieselbe: klare Bedingungen, schnelle Rechnungsstellung, ein Auszug, der genau zeigt, was offen ist, und frühes, konsequentes Nachfassen. Ihre Forderungen straff zu halten, heißt nicht, aufdringlich zu sein; es heißt, das bereits verdiente Geld als Geld zu behandeln und es einzutreiben, bevor es zu einem Verlust altert.

Die Kurzfassung

Forderungen sind das Geld, das Ihre Kunden Ihnen schulden, für ein Kleinunternehmen also einfach die Summe Ihrer offenen Rechnungen. Verfolgen Sie sie mit einer Fälligkeitsliste, damit Sie wissen, wie lange jeder Betrag offen ist, und behalten Sie Ihre DSO (wie viele Tage bis zur Zahlung) im Auge, um zu sehen, ob Sie gut eintreiben. Denken Sie daran, dass Forderungen ein Vermögenswert, aber kein Bargeld sind, also kann ein profitabler Monat Sie trotzdem knapp lassen, bis das Geld eintrifft. Halten Sie sie gesund, indem Sie zügig Rechnungen stellen, klare Bedingungen nennen, Auszüge schicken und Verzug früh anmahnen.

Ein Kontoauszug aus Ihren eigenen Rechnungen ist alles an Forderungsverfolgung, was die meisten Kleinunternehmen brauchen. Dies sind allgemeine Geschäftsinformationen und keine Finanzberatung, also passen Sie sie an Ihre Lage und Ihren Markt an.