Was ist eine Steuerrechnung?
Wenn ein Kunde Sie je um eine „Steuerrechnung“ statt nur um eine Rechnung gebeten hat, sind Sie einem der am meisten missverstandenen Begriffe im Kleinunternehmen begegnet. In weiten Teilen der Welt ist eine Steuerrechnung kein anderes Dokument, das man kauft oder installiert: Es ist eine gewöhnliche Rechnung, die ein paar zusätzliche, gesetzlich vorgeschriebene Angaben trägt, damit der Käufer die Steuer darauf zurückfordern kann. Ob Sie eine ausstellen müssen und was genau sie zeigen muss, hängt ganz davon ab, wo Sie sind und ob Sie für eine Umsatzsteuer wie die Mehrwertsteuer oder GST registriert sind. Hier erfahren Sie, was eine Steuerrechnung wirklich ist, wie sie sich von einer normalen Rechnung unterscheidet, welche Felder sie tragen muss, die Regeln in den wichtigsten Ländern, die den Begriff verwenden, und eine einfache Vorlage. Dies ist allgemeine Geschäftsinformation, keine Steuer- oder Rechtsberatung; bestätigen Sie das Detail bei Ihrer eigenen Finanzbehörde oder einem Steuerberater.
Die kurze Antwort
Eine Steuerrechnung ist eine Rechnung, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, damit ein registrierter Verkäufer eine Umsatzsteuer (wie Mehrwertsteuer oder GST) berechnen und der Käufer sie zurückfordern kann. Ihr bestimmendes Merkmal ist, dass sie die Steuer ausdrücklich zeigt: Ihre Steuernummer, den angewandten Satz, den Steuerbetrag und die Summe inklusive Steuer. Eine schlichte Rechnung, die nur „Gesamt: 1.000“ sagt, ist keine Steuerrechnung; eine, die „Zwischensumme 1.000, MwSt. zu 15 Prozent 150, Gesamt 1.150“ aufschlüsselt und Ihre Umsatzsteuernummer trägt, ist eine.
Der Begriff wird am meisten in Ländern mit einem Mehrwertsteuer- oder GST-System und einer Commonwealth-Rechtstradition verwendet: Südafrika, Australien, Neuseeland, Indien, Singapur und andere haben alle ein bestimmtes gesetzliches Dokument namens Steuerrechnung. In den USA, die keine Mehrwertsteuer haben, wird der Begriff selten verwendet; eine normale Rechnung plus etwaige Staats-Verkaufssteuer ist das Äquivalent. Die erste Frage ist also nie „wie mache ich eine Steuerrechnung“, sondern „bin ich für die Mehrwertsteuer oder GST registriert, und verlangt mein Land dieses Format“.
Die praktische Folge für einen Freelancer oder kleinen Lieferanten: Sind Sie nicht für eine Umsatzsteuer registriert, stellen Sie in der Regel gewöhnliche Rechnungen aus und es gibt nichts Zusätzliches zu tun. Sobald Sie sich registrieren (oder ein Kunde, der die Steuer zurückfordern kann, eine verlangt), müssen Ihre Rechnungen zu konformen Steuerrechnungen werden, was vor allem bedeutet, Ihre Steuernummer hinzuzufügen und die Steuer auf einer eigenen Zeile zu zeigen.
Steuerrechnung vs normale Rechnung
Die beiden sehen fast gleich aus, und eine konforme Steuerrechnung ist schlicht eine normale Rechnung mit hinzugefügten Steuerangaben. Der Unterschied liegt darin, was das Gesetz darauf verlangt und was der Käufer damit tun kann.
| Normale Rechnung | Steuerrechnung | |
|---|---|---|
| Wer stellt sie aus | Jeder Verkäufer | Ein für MwSt. oder GST registrierter Verkäufer |
| Zeigt die Steuer | Nicht unbedingt | Ja, als eigene Zeile mit Satz und Betrag |
| Steuernummer | Nicht erforderlich | Erforderlich (Ihre, und manchmal die des Käufers) |
| Lässt den Käufer die Steuer zurückfordern | Nein | Ja, sie ist sein Nachweis zum Vorsteuerabzug |
| Die Aufschrift | „Rechnung“ | Muss oft „Steuerrechnung“ sagen |
Diese letzte Zeile bringt Leute zu Fall: In mehreren Ländern muss das Dokument buchstäblich die Worte „Steuerrechnung“ tragen, damit es zählt. Sind Sie registriert und ein Geschäftskunde muss die Steuer zurückfordern, kann ihm ein nur „Rechnung“ betiteltes Dokument ohne Ihre Steuernummer bedeuten, dass er sie nicht zurückfordern kann, und er kommt zurück und bittet um Neuausstellung.
Was eine Steuerrechnung zeigen muss
Die genauen Regeln variieren nach Land, aber eine vollständige Steuerrechnung trägt fast überall denselben Grundstock an Angaben. Behandeln Sie dies als Checkliste und bestätigen Sie dann die Einzelheiten für Ihr Land:
- Ein klarer Titel wie „Steuerrechnung“ gut sichtbar angezeigt (der genaue Wortlaut ist in Australien und mehreren anderen Ländern vorgeschrieben).
- Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Steuernummer (MwSt., GST oder gleichwertig).
- Name und Adresse des Käufers, und in manchen Ländern auch dessen Steuernummer, besonders über einem bestimmten Wert.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
- Eine Beschreibung der Waren oder Leistungen, mit Menge.
- Der Betrag vor Steuer, der Steuersatz, der Steuerbetrag und die Summe inklusive Steuer, jeweils klar angezeigt.
- Die Währung, die zählt, sobald Sie über eine Grenze hinweg verkaufen.
Die eine Angabe, die aus einer gewöhnlichen Rechnung eine Steuerrechnung macht, ist die Steueraufschlüsselung mit Ihrer Steuernummer. Sind Sie für MwSt. oder GST registriert, bauen Sie diese Felder einmal in Ihre Vorlage ein, und jede Rechnung, die Sie senden, ist standardmäßig konform. Und wenn Sie dabei Ihre Rechnungen in einer sauberen Folge nummerieren, umso besser; unser Leitfaden, wie man Rechnungen nummeriert, behandelt das.
Vollständige vs vereinfachte Steuerrechnung
Viele Steuersysteme erlauben eine kürzere Version für kleine Beträge. Eine vollständige Steuerrechnung trägt alles Obige, einschließlich der Käuferangaben, und ist für größere Verkäufe erforderlich. Eine vereinfachte (oder gekürzte) Steuerrechnung lässt einige Käuferangaben weg und ist unter einer Schwelle erlaubt, was im Einzelhandel und bei geringwertigen Verkäufen üblich ist.
In Südafrika etwa ist eine vollständige Steuerrechnung ab einem bestimmten Wert erforderlich, während eine gekürzte Steuerrechnung darunter erlaubt ist; im UK ist eine vereinfachte Mehrwertsteuerrechnung für Einzelhandelsverkäufe unter einer Schwelle zulässig. Die Schwellen und genauen Regeln ändern sich, prüfen Sie also die aktuelle Zahl bei Ihrer Finanzbehörde, statt sich auf eine einmal gelesene Zahl zu verlassen. Das Prinzip ist überall gleich: größere oder Geschäft-zu-Geschäft-Verkäufe brauchen das vollständige Dokument; kleine oder Einzelhandelsverkäufe können oft die Kurzform nutzen.
Regeln zur Steuerrechnung nach Land
Da der Begriff länderspezifisch ist, hier, wie die wichtigsten ihn behandeln. Dies ist ein Ausgangspunkt, keine Beratung, und das Detail ändert sich, bestätigen Sie also bei der genannten Behörde.
| Wo | Was man wissen sollte |
|---|---|
| Südafrika | Ein registrierter Unternehmer muss eine Steuerrechnung binnen 21 Tagen nach einer Lieferung ausstellen. Sie muss mit „Tax Invoice“, „VAT Invoice“ oder „Invoice“ betitelt sein, Ihre Umsatzsteuernummer und über einem bestimmten Wert die Käuferangaben zeigen. Quelle: SARS. |
| Australien | Sind Sie für GST registriert, müssen Sie für steuerpflichtige Verkäufe über einem bestimmten Betrag eine Steuerrechnung geben, wenn der Käufer sie verlangt, binnen 28 Tagen. Sie muss die Worte „Tax Invoice“, Ihre ABN, den GST-Betrag (oder dass er enthalten ist) und über einem höheren Wert die Identität des Käufers zeigen. Quelle: ATO. |
| Indien | Ein GST-registriertes Unternehmen stellt eine Steuerrechnung aus, die die GSTIN, einen HSN- oder SAC-Code, den steuerpflichtigen Wert und die CGST/SGST- oder IGST-Aufteilung zeigt. Quelle: Ihr GST-Portal. |
| UK und EU | Das Äquivalent ist die Mehrwertsteuerrechnung. Sie muss eine eindeutige Nummer, Ihre Umsatzsteuernummer, den Satz und Betrag der MwSt. sowie Netto- und Bruttosumme zeigen; eine vereinfachte Version ist für kleine Einzelhandelsverkäufe erlaubt. Quelle: gov.uk. |
| Botswana und südliches Afrika | Sind Sie für die MwSt. registriert (in Botswana bei der BURS), muss eine Steuerrechnung „Tax Invoice“, Ihre Umsatzsteuernummer und die separat ausgewiesene MwSt. tragen. Noch nicht registriert? Sie stellen gewöhnliche Rechnungen aus, bis Sie die Registrierungsschwelle überschreiten. |
| Vereinigte Staaten | Keine Mehrwertsteuer, der Begriff wird also selten verwendet. Eine normale Rechnung plus etwaige Staats-Verkaufssteuer genügt; es gibt kein bundesweites Format einer „Steuerrechnung“. |
Für das Detail legen die Mehrwertsteuer-Seiten des SARS in Südafrika, die ATO-Anleitung zur Steuerrechnung in Australien und die gov.uk-Regeln zur Mehrwertsteuerrechnung im UK alle genau dar, was erscheinen muss. Wägen Sie ab, ob Sie sich überhaupt registrieren müssen, führt unser Leitfaden dazu, ob Sie Mehrwertsteuer berechnen müssen, durch die Schwellen.
Wann müssen Sie tatsächlich eine ausstellen?
Zwei Dinge lösen es aus. Erstens, die Registrierung: Sind Sie einmal für MwSt. oder GST registriert, müssen die Rechnungen, die Sie für steuerpflichtige Verkäufe ausstellen, in der Regel Steuerrechnungen sein, denn Sie ziehen die Steuer nun im Namen der Finanzbehörde ein. Zweitens, die Anforderung eines Käufers: Ein registrierter Geschäftskunde braucht eine gültige Steuerrechnung, um die an Sie gezahlte Steuer zurückzufordern, also verlangt er eine, und in mehreren Ländern sind Sie gesetzlich verpflichtet, sie binnen einer bestimmten Anzahl Tage bereitzustellen.
Sind Sie nicht registriert, dürfen Sie in der Regel keine MwSt. oder GST berechnen und stellen keine Steuerrechnungen aus; Sie stellen gewöhnliche Rechnungen aus. Eine Steuer zu berechnen oder auszuweisen, für die Sie nicht registriert sind, ist ein echtes Problem; verlangt also ein Kunde eine Steuerrechnung und Sie sind nicht registriert, ist die ehrliche Antwort, dass Sie ihm nur eine normale Rechnung geben können. Sind Sie im Zweifel, ob Sie die Registrierungsschwelle Ihres Landes überschritten haben, prüfen Sie bei Ihrer Finanzbehörde oder einem Steuerberater, denn die Schwellen und Fristen unterscheiden sich stark.
Eine einfache Steuerrechnungsvorlage
Sind Sie registriert und brauchen das Grundgerüst, sagt eine konforme Steuerrechnung dies:
„Steuerrechnung. [Name, Adresse und MwSt./GST-Nummer Ihres Unternehmens]. Rechnung [Nummer], datiert auf [Datum]. Rechnung an: [Name und Adresse des Kunden, plus dessen Steuernummer, wo erforderlich]. Beschreibung: [Waren oder Leistungen, Menge]. Zwischensumme [Betrag]. MwSt./GST zu [Satz] Prozent: [Steuerbetrag]. Summe inklusive Steuer: [Bruttobetrag] [Währung].“
Ein durchgerechnetes Beispiel macht es konkret. Angenommen, Sie sind umsatzsteuerregistriert und berechnen einem Kunden 1.000 für Designarbeit zu einem beispielhaften Satz von 15 Prozent (dem Regelsatz Südafrikas; andere Länder unterscheiden sich). Die Steuerrechnung zeigt: Zwischensumme 1.000, MwSt. zu 15 Prozent 150, Summe inkl. MwSt. 1.150, neben Ihrer Umsatzsteuernummer und den Worten Steuerrechnung. Der Kunde zahlt 1.150, Sie legen die 150 zurück, um sie an die Finanzbehörde weiterzugeben, und der Kunde nutzt Ihre Steuerrechnung, um seine 150 zurückzufordern. Die Aufzeichnungen beider stimmen überein, weil die Steuer gezeigt und nicht in einer einzigen Summe versteckt ist.
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