Angebot, Proforma, Rechnung oder Quittung: was wann senden
Angebot, Proforma, Rechnung, Quittung. Vier Dokumente, und es ist wirklich leicht, sie zu verwechseln oder das falsche zum falschen Zeitpunkt zu senden. Sie auseinanderzuhalten zählt, denn jedes hat eine andere Aufgabe und nur eines ist eine rechtliche Zahlungsaufforderung. Hier die Landkarte in Klartext: was jedes Dokument ist, in welcher Reihenfolge sie kommen und welche Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Angebot: der Preis, bevor die Arbeit beginnt
Ein Angebot ist ein Vorschlag. Es sagt einem möglichen Kunden, was eine Arbeit kostet, bevor er sich bindet, damit er vergleichen, verhandeln und ja oder nein sagen kann. Es kommt zuerst, ganz am Anfang des Gesprächs, und ist meist offen für etwas Verhandlung über Umfang oder Preis.
Wichtig ist zu verstehen: Ein Angebot ist keine Geldforderung. Niemand bezahlt ein Angebot. Sein Zweck ist, die Arbeit zu gewinnen, indem Preis und Leistungsumfang klar und professionell sind. Ein sauberes, gebrandetes Angebot macht oft aus einem zögernden Kunden einen zahlenden.
Proforma-Rechnung: vereinbarte Details, aber noch nicht die endgültige Rechnung
Die Proforma-Rechnung bringt alle durcheinander. Sie sieht fast aus wie eine echte Rechnung, wird aber vor dem endgültigen Geschäft gesendet, sobald der Preis vereinbart ist. Sehen Sie sie als formelle Bestätigung dessen, was gleich passiert: Positionen, Mengen, Summe, damit der Kunde die Zahlung organisiert, eine interne Freigabe einholt oder Ware verzollt.
Der Haken: Auf eine Proforma wird nicht gezahlt, und sie geht nicht als Verkauf in die Buchhaltung. Sie ist ein Platzhalter. Kommt das Geschäft zustande, wird sie durch eine echte Rechnung ersetzt, die offiziell die Zahlung verlangt und in die Bücher kommt. Die meisten kleinen, lokal tätigen Betriebe brauchen sie nie. Sie zählt vor allem im internationalen Handel oder wenn ein Kunde vor der Lieferung zahlen will.
Rechnung: die echte, rechtsgültige Zahlungsaufforderung
Die Rechnung ist die entscheidende. Sie wird gestellt, wenn die Arbeit erledigt oder die Ware geliefert ist, und ist eine formelle, anerkannte Aufforderung zur Zahlung innerhalb einer genannten Frist. Anders als Angebot oder Proforma ist eine Rechnung der Beleg eines echten Verkaufs: Sie geht in die Buchhaltung, sie ist das, was der Kunde zahlt, und worauf Sie sich berufen würden, wenn die Zahlung schiefgeht.
Weil sie das Dokument ist, das Sie bezahlt macht, darf eine Rechnung keinen Zweifel lassen. Eine klare Nummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, eine Aufschlüsselung Zeile für Zeile, Ihre Bankverbindung und die Steuer in einer eigenen Zeile. Senden Sie sie, sobald die Arbeit fertig ist, nicht erst zum Monatsende, denn die Zahlungsuhr läuft erst, wenn sie beim Kunden ankommt.
Quittung: der Beleg, dass das Geld angekommen ist
Die Quittung ist der letzte Schritt und weist in die andere Richtung. Wo die Rechnung Geld verlangt, bestätigt die Quittung, dass es bezahlt wurde. Sie stellen sie aus, nachdem die Zahlung eingegangen ist, und der Kunde behält sie als Nachweis eines abgeschlossenen Geschäfts, den er für seine Unterlagen, eine Ausgabe oder die Steuer braucht.
Man denkt leicht, die Rechnung reiche, aber für alle, die saubere Bücher führen, schließt die Quittung den Kreis. Sie nennt den gezahlten Betrag, das Datum und den Zweck, damit beide Seiten einen eindeutigen Beleg haben, dass das Geschäft erledigt ist.
Die Reihenfolge, mit einem einfachen Beispiel
Zusammengesetzt ist der Ablauf einfach. Sie senden ein Angebot, um die Arbeit zu gewinnen. Muss der Kunde im Voraus zahlen oder kauft aus dem Ausland, senden Sie vielleicht eine Proforma, sobald der Preis vereinbart ist. Ist die Arbeit fertig, senden Sie die Rechnung zur Zahlungsaufforderung. Nach Zahlung senden Sie eine Quittung zur Bestätigung.
So würde ein Designer für ein Logo ein Angebot über 800 senden. Bei Annahme nimmt er vielleicht eine Anzahlung, stellt sie in Rechnung und quittiert sie. Bei Lieferung berechnet er den Rest, und nach Eingang sendet er eine Schlussquittung. Angebot zum Gewinnen, Rechnung zum Abrechnen, Quittung zum Abschließen. Die Proforma erscheint nur, wenn jemand vor der Lieferung zahlen muss.
Welche braucht Ihr Betrieb wirklich?
Für die meisten kleinen Betriebe und Freiberufler lautet die ehrliche Antwort drei: ein Angebot, um die Arbeit zu gewinnen, eine Rechnung, um bezahlt zu werden, und eine Quittung, um die Zahlung zu bestätigen. Das deckt den allergrößten Teil des Alltags ab, und wer nur diese drei beherrscht, ist gut aufgestellt.
Nehmen Sie eine Proforma dazu, wenn Sie international verkaufen, Ware liefern, die durch den Zoll muss, oder mit Kunden zu tun haben, die im Voraus zahlen. Und wenn Sie über Zeit auf Rechnung liefern, ist der Kontoauszug, der alles Offene zusammenfasst, das vierte Werkzeug, das man kennen sollte. Remit erstellt sie alle aus einem kostenlosen Konto: senden Sie ein Angebot, um die Arbeit zu gewinnen, eine Rechnung, um bezahlt zu werden, und eine Quittung, um abzuschließen, ohne das Werkzeug zu wechseln oder etwas neu zu tippen.
