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Ordem de compra vs fatura
Uma ordem de compra e uma fatura são as duas pontas da mesma transação. Fazê-las direito dá aos dois lados um registro limpo e muito menos disputas de pagamento.
Quem emite cada uma
O comprador emite uma ordem de compra (OC) ao fornecedor. Ela diz: eis exatamente o que quero pedir, a este preço. O fornecedor emite uma fatura de volta ao comprador uma vez fornecidos os bens ou serviços. Ela diz: eis o que você agora deve.
Como se conectam
A OC vem primeiro e fixa as condições. Quando o fornecedor fatura, ele cita o número da OC na fatura para o comprador poder casar a conta com o pedido que aprovou. Esse único número de referência é o que mantém as contas a pagar limpas e impede que cobranças não autorizadas passem.
A ordem habitual dos documentos
Para um pedido típico: o comprador envia uma ordem de compra, o fornecedor entrega com uma guia de remessa, depois o fornecedor envia uma fatura citando o número da OC e, por fim, um recibo uma vez paga. Cada documento referencia o anterior, então todos concordam sobre o que foi pedido, entregue e pago.
Casar pedido, entrega e fatura
Em um processo organizado, três documentos devem concordar: a ordem de compra, a guia de remessa e a fatura. Isso costuma ser chamado de conciliação em três vias, e é como uma empresa pega uma cobrança a mais ou uma entrega parcial antes de pagar por ela.
O número da OC é o fio que os amarra. Quando a fatura cita a mesma OC, e a guia de remessa lista o que realmente chegou, aprovar o pagamento vira uma conferência rápida em vez de um palpite.
