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Fatura vs orçamento: qual é a diferença?
As pessoas costumam usar as palavras fatura e orçamento como se significassem a mesma coisa. Não significam. Acertar a diferença deixa você profissional e mantém os seus registros limpos.
O que é um orçamento
Um orçamento (ou estimativa) é uma oferta de preço que você envia antes de qualquer trabalho. Ele diz: eis o que vou fazer, e eis quanto vai custar. Não é uma cobrança de dinheiro, é um convite para o cliente dizer sim.
O que é uma fatura
Uma fatura é uma solicitação de pagamento, enviada depois de você ter acordado o trabalho ou entregado. Ela carrega um número de fatura único, o valor devido e onde pagar. Uma fatura é um registro financeiro para os dois lados.
A ordem normal dos acontecimentos
A maioria dos trabalhos segue o mesmo caminho: você envia um orçamento, o cliente aceita, você faz o trabalho, envia uma fatura e, uma vez paga, emite um recibo. Para pedidos maiores, uma ordem de compra e uma guia de remessa se encaixam no meio.
Como um orçamento e uma fatura compartilham a maior parte dos mesmos dados, as boas ferramentas deixam você transformar um orçamento aceito em fatura sem redigitar nada.
Um jeito rápido de diferenciá-los
Se você ficar na dúvida sobre qual documento tem em mãos, faça uma pergunta: o trabalho já foi acordado ou feito? Se não, é um orçamento, uma oferta de preço. Se sim, e você está pedindo para receber, é uma fatura.
O orçamento olha para um trabalho que pode acontecer. A fatura olha para um que já aconteceu. Mantenha os dois claramente rotulados e numerados para que os seus registros, e o seu cliente, nunca confundam a oferta com a cobrança.
