Bon de commande vs facture

Qui émet chacun

L'acheteur émet un bon de commande (BC) au fournisseur. Il dit : voici exactement ce que je veux commander, à ce prix. Le fournisseur émet une facture en retour à l'acheteur une fois les biens ou services fournis. Elle dit : voici ce que vous devez désormais.

Comment ils se relient

Le BC vient d'abord et fixe les conditions. Quand le fournisseur facture, il cite le numéro de BC sur la facture pour que l'acheteur puisse relier la note à la commande qu'il a approuvée. Ce seul numéro de référence est ce qui garde la comptabilité fournisseurs propre et empêche des frais non autorisés de passer.

L'ordre habituel des documents

Pour une commande type : l'acheteur envoie un bon de commande, le fournisseur livre avec un bon de livraison, puis le fournisseur envoie une facture citant le numéro de BC, et enfin un reçu une fois payé. Chaque document référence le précédent, pour que tout le monde s'accorde sur ce qui a été commandé, livré et payé.

Faire correspondre commande, livraison et facture

Dans un processus soigné, trois documents devraient concorder : le bon de commande, le bon de livraison et la facture. On appelle souvent cela le rapprochement à trois voies, et c'est ainsi qu'une entreprise repère une surfacturation ou une livraison partielle avant de payer.

Le numéro de BC est le fil qui les relie. Quand la facture cite le même BC, et que le bon de livraison liste ce qui est réellement arrivé, approuver le paiement devient une vérification rapide plutôt qu'une devinette.