Qu'est-ce qu'une facture fiscale ?
Si un client vous a déjà demandé une « facture fiscale » plutôt qu'une simple facture, vous avez rencontré l'un des termes les plus mal compris de la petite entreprise. Dans une grande partie du monde, une facture fiscale n'est pas un document différent que vous achetez ou installez : c'est une facture ordinaire qui porte quelques mentions supplémentaires, légalement exigées, pour que l'acheteur puisse récupérer la taxe dessus. Que vous deviez en émettre une, et ce qu'elle doit exactement contenir, dépend entièrement de l'endroit où vous êtes et du fait que vous soyez assujetti à une taxe sur les ventes comme la TVA ou la GST. Voici ce qu'est réellement une facture fiscale, en quoi elle diffère d'une facture ordinaire, les champs qu'elle doit porter, les règles dans les principaux pays qui emploient le terme, et un modèle simple. Ceci est une information générale d'entreprise, pas un conseil fiscal ou juridique ; confirmez le détail auprès de votre administration fiscale ou d'un comptable.
La réponse courte
Une facture fiscale est une facture qui remplit les exigences légales permettant à un vendeur assujetti de facturer une taxe sur les ventes (comme la TVA ou la GST) et à l'acheteur de la récupérer. Sa caractéristique déterminante est qu'elle affiche la taxe explicitement : votre numéro d'immatriculation fiscale, le taux appliqué, le montant de la taxe, et le total taxe comprise. Une simple facture qui dit juste « Total : 1 000 » n'est pas une facture fiscale ; une facture qui ventile « Sous-total 1 000, TVA à 15 pour cent 150, Total 1 150 » et porte votre numéro de TVA en est une.
Le terme est surtout employé dans les pays dotés d'un système de TVA ou de GST et d'une tradition juridique du Commonwealth : l'Afrique du Sud, l'Australie, la Nouvelle-Zélande, l'Inde, Singapour et d'autres ont tous un document légal précis appelé facture fiscale. Aux États-Unis, sans TVA, le terme est rarement utilisé ; une facture normale plus l'éventuelle taxe de vente d'État en est l'équivalent. La première question n'est donc jamais « comment faire une facture fiscale », c'est « suis-je assujetti à la TVA ou à la GST, et mon pays exige-t-il ce format ».
Le point pratique pour un freelance ou un petit fournisseur : si vous n'êtes pas assujetti à une taxe sur les ventes, vous émettez généralement des factures ordinaires et il n'y a rien de plus à faire. Dès que vous vous immatriculez (ou qu'un client pouvant récupérer la taxe en demande une), vos factures doivent devenir des factures fiscales conformes, ce qui consiste surtout à ajouter votre numéro fiscal et à afficher la taxe sur sa propre ligne.
Facture fiscale vs facture ordinaire
Les deux se ressemblent presque, et une facture fiscale conforme n'est qu'une facture ordinaire à laquelle on a ajouté les mentions fiscales. La différence tient à ce que la loi exige d'y faire figurer et à ce que l'acheteur peut en faire.
| Facture ordinaire | Facture fiscale | |
|---|---|---|
| Qui l'émet | Tout vendeur | Un vendeur assujetti à la TVA ou à la GST |
| Affiche la taxe | Pas nécessairement | Oui, sur une ligne distincte avec le taux et le montant |
| Numéro d'immatriculation fiscale | Non requis | Requis (le vôtre, et parfois celui de l'acheteur) |
| Permet à l'acheteur de récupérer la taxe | Non | Oui, c'est sa preuve pour déduire la taxe en amont |
| La mention portée | « Facture » | Doit souvent indiquer « Facture fiscale » |
Cette dernière ligne fait trébucher : dans plusieurs pays, le document doit littéralement porter les mots « Facture fiscale » pour compter. Si vous êtes assujetti et qu'un client professionnel doit récupérer la taxe, lui remettre un document intitulé seulement « Facture » sans votre numéro fiscal peut signifier qu'il ne peut pas la récupérer, et il reviendra vous demander de la rééditer.
Ce qu'une facture fiscale doit indiquer
Les règles exactes varient selon les pays, mais une facture fiscale complète porte presque partout le même ensemble d'éléments de base. Traitez ceci comme la liste, puis confirmez les spécificités de votre pays :
- Un intitulé clair comme « Facture fiscale » affiché bien en vue (la formulation exacte est exigée en Australie et dans plusieurs autres pays).
- Votre nom, votre adresse et votre numéro d'immatriculation fiscale (TVA, GST ou équivalent).
- Le nom et l'adresse de l'acheteur, et dans certains pays son numéro fiscal aussi, surtout au-dessus d'une certaine valeur.
- Un numéro de facture unique et la date d'émission.
- Une description des biens ou services, avec la quantité.
- Le montant avant taxe, le taux de taxe, le montant de la taxe, et le total taxe comprise, chacun clairement affiché.
- La devise, qui compte dès que vous vendez au-delà d'une frontière.
Le seul détail qui transforme une facture ordinaire en facture fiscale, c'est la ventilation de la taxe avec votre numéro d'immatriculation. Si vous êtes assujetti à la TVA ou à la GST, intégrez ces champs à votre modèle une fois et chaque facture que vous envoyez est conforme par défaut. Et tant qu'à faire, si vous numérotez vos factures dans une suite propre, c'est encore mieux ; notre guide sur comment numéroter ses factures le couvre.
Facture fiscale complète vs simplifiée
Beaucoup de systèmes fiscaux permettent une version plus courte pour les petits montants. Une facture fiscale complète porte tout ce qui précède, y compris les coordonnées de l'acheteur, et est exigée pour les ventes plus importantes. Une facture fiscale simplifiée (ou abrégée) laisse de côté certaines coordonnées de l'acheteur et est autorisée sous un seuil, ce qui est courant pour la vente au détail et les ventes de faible valeur.
En Afrique du Sud, par exemple, une facture fiscale complète est exigée au-dessus d'un certain montant, tandis qu'une facture fiscale abrégée est autorisée en dessous ; au Royaume-Uni, une facture de TVA simplifiée est permise pour les ventes au détail sous un seuil. Les seuils et les règles exactes changent, vérifiez donc le chiffre actuel auprès de votre administration fiscale plutôt que de vous fier à un nombre lu une fois. Le principe est partout le même : les ventes plus importantes ou entre entreprises exigent le document complet ; les ventes petites ou de détail peuvent souvent utiliser la forme courte.
Règles de la facture fiscale par pays
Comme le terme est propre à chaque pays, voici comment les principaux le traitent. C'est un point de départ, pas un conseil, et le détail change, confirmez donc auprès de l'autorité indiquée.
| Où | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|
| Afrique du Sud | Un assujetti immatriculé doit émettre une facture fiscale dans les 21 jours d'une livraison. Elle doit être intitulée « Tax Invoice », « VAT Invoice » ou « Invoice », indiquer votre numéro de TVA, et au-dessus d'une certaine valeur les coordonnées de l'acheteur. Source : SARS. |
| Australie | Si vous êtes assujetti à la GST, vous devez remettre une facture fiscale pour les ventes taxables au-dessus d'un certain montant lorsque l'acheteur la demande, dans les 28 jours. Elle doit indiquer les mots « Tax Invoice », votre ABN, le montant de GST (ou qu'il est inclus), et l'identité de l'acheteur au-dessus d'une valeur plus élevée. Source : ATO. |
| Inde | Une entreprise immatriculée à la GST émet une facture fiscale indiquant le GSTIN, un code HSN ou SAC, la valeur taxable et la répartition CGST/SGST ou IGST. Source : votre portail GST. |
| Royaume-Uni et UE | L'équivalent est la facture de TVA. Elle doit indiquer un numéro unique, votre numéro de TVA, le taux et le montant de TVA, et les totaux hors taxe et TTC ; une version simplifiée est autorisée pour les petites ventes au détail. Source : gov.uk. |
| Botswana et Afrique australe | Si vous êtes assujetti à la TVA (au Botswana, auprès de la BURS), une facture fiscale doit porter « Tax Invoice », votre numéro de TVA et la TVA affichée séparément. Pas encore assujetti ? Vous émettez des factures ordinaires jusqu'à franchir le seuil d'immatriculation. |
| États-Unis | Pas de TVA, le terme est donc rarement utilisé. Une facture normale plus l'éventuelle taxe de vente d'État suffit ; il n'y a pas de format fédéral de « facture fiscale ». |
Pour le détail, les pages TVA du SARS d'Afrique du Sud, les indications de l'ATO sur la facture fiscale en Australie et les règles de facture de TVA de gov.uk au Royaume-Uni exposent toutes exactement ce qui doit figurer. Si vous vous demandez si vous devez même vous immatriculer, notre guide sur la question de savoir si vous devez facturer la TVA parcourt les seuils.
Quand devez-vous réellement en émettre une ?
Deux choses la déclenchent. D'abord, être assujetti : une fois assujetti à la TVA ou à la GST, les factures que vous émettez pour des ventes taxables doivent généralement être des factures fiscales, car vous collectez désormais la taxe pour le compte de l'administration fiscale. Ensuite, la demande d'un acheteur : un client professionnel assujetti a besoin d'une facture fiscale valable pour récupérer la taxe qu'il vous a payée, il en demandera donc une, et dans plusieurs pays vous êtes légalement tenu de la fournir dans un certain nombre de jours.
Si vous n'êtes pas assujetti, vous ne devez généralement pas facturer de TVA ni de GST et vous n'émettez pas de factures fiscales ; vous émettez des factures ordinaires. Facturer ou afficher une taxe à laquelle vous n'êtes pas assujetti est un vrai problème ; donc si un client demande une facture fiscale et que vous n'êtes pas assujetti, la réponse honnête est que vous ne pouvez lui remettre qu'une facture ordinaire. En cas de doute sur le franchissement du seuil d'immatriculation de votre pays, vérifiez auprès de votre administration fiscale ou d'un comptable, car les seuils et le calendrier diffèrent beaucoup.
Un modèle simple de facture fiscale
Si vous êtes assujetti et qu'il vous faut l'ossature de l'une d'elles, une facture fiscale conforme dit ceci :
« Facture fiscale. [Nom, adresse et numéro de TVA/GST de votre entreprise]. Facture [numéro], datée du [date]. Facturer à : [nom et adresse du client, plus son numéro fiscal là où c'est requis]. Description : [biens ou services, quantité]. Sous-total [montant]. TVA/GST à [taux] pour cent : [montant de la taxe]. Total taxe comprise : [montant TTC] [devise]. »
Un exemple chiffré rend cela concret. Disons que vous êtes assujetti à la TVA et facturez 1 000 à un client pour un travail de design à un taux illustratif de 15 pour cent (le taux normal de l'Afrique du Sud ; d'autres pays diffèrent). La facture fiscale indique : Sous-total 1 000, TVA à 15 pour cent 150, Total TVA comprise 1 150, à côté de votre numéro de TVA et des mots Facture fiscale. Le client paie 1 150, vous mettez de côté les 150 à reverser à l'administration fiscale, et le client utilise votre facture fiscale pour récupérer ses 150. Les registres de chacun concordent car la taxe est affichée, pas cachée dans un total unique.
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Vous n'avez pas besoin d'un logiciel comptable spécial pour produire une facture fiscale conforme. Avec le générateur de factures gratuit de Remit, vous pouvez ajouter votre numéro d'immatriculation fiscale, afficher la taxe sur sa propre ligne avec le taux et le montant, intituler le document facture fiscale, et télécharger un PDF propre à votre marque, dans n'importe quelle devise. Réglez vos informations fiscales une fois et chaque facture que vous envoyez est conforme par défaut.
Si une vente est ensuite annulée ou corrigée, le document correspondant est un avoir, qui annule une facture fiscale et sa taxe ; et si vous cherchez encore à savoir quel document est lequel, notre explication sur facture, devis, proforma et reçu présente toute la famille. Cet article est une information générale d'entreprise, pas un conseil fiscal ou juridique ; confirmez les règles de votre pays auprès de votre administration fiscale ou d'un comptable.
