Quelles dépenses professionnelles pouvez-vous déduire ?
Déduire des dépenses professionnelles est l'un des moyens les plus simples de réduire votre impôt quand vous êtes indépendant, et l'un des plus mal compris. Chaque charge déductible que vous enregistrez réduit votre bénéfice imposable, donc l'argent dépensé pour faire tourner l'activité n'est pas imposé comme un revenu. Le piège est de savoir ce qui compte vraiment, comment traiter les coûts à la fois professionnels et personnels, et de garder les justificatifs pour l'étayer. Ce guide couvre le test qui tranche, une liste concrète de ce que vous pouvez en général déduire, comment répartir les coûts mixtes, ce qui n'est pas déductible, et la tenue de registres qui fait tenir l'ensemble. C'est une information générale d'entreprise, pas un conseil fiscal ; les règles et les montants varient selon les pays et changent, alors confirmez votre situation auprès de votre comptable ou administration fiscale.
Ce que « déduire une dépense » veut dire
Une dépense professionnelle est un coût que vous engagez pour faire tourner votre activité, et la déduire signifie la retrancher de votre revenu d'activité avant le calcul de l'impôt. Si votre revenu d'activité (chiffre d'affaires) est de 50 000 et que vous avez 12 000 de charges déductibles, vous êtes imposé sur 38 000 de bénéfice, pas sur les 50 000 entiers (exemple illustratif). La dépense ne vous est pas remboursée ; elle abaisse le chiffre sur lequel votre impôt est calculé, donc l'économie réelle est votre taux d'imposition multiplié par la dépense. Comme le bénéfice déclenche aussi d'autres prélèvements, comme la National Insurance Class 4 au Royaume-Uni ou la self-employment tax aux États-Unis, l'économie est souvent un peu supérieure à l'impôt sur le revenu seul.
C'est pourquoi les dépenses comptent tant pour tout indépendant : chaque coût réel que vous n'enregistrez pas est du bénéfice sur lequel vous payez inutilement de l'impôt. C'est aussi pourquoi les règles sont strictes sur ce qui qualifie, car la frontière entre un coût professionnel et un coût personnel est là où se concentrent la plupart des erreurs (et des litiges avec le fisc). Une chose à garder distincte : si vous êtes assujetti à la TVA ou à une taxe équivalente, récupérer la taxe sur un achat est un mécanisme différent de la déduction du coût pour l'impôt sur le revenu, alors traitez les deux questions à part.
Le seul test : est-ce pour l'activité ?
Dans la plupart des systèmes fiscaux, le test de fond est la même idée dans des mots différents. Au Royaume-Uni, un coût doit être entièrement et exclusivement pour l'activité. Aux États-Unis, il doit être ordinaire et nécessaire pour l'activité (courant dans votre métier et utile à celui-ci). D'autres pays emploient un langage similaire. Dans tous les cas, la question est simple : ce coût existe-t-il à cause de l'activité ?
Si la réponse est un oui net, c'est en général déductible. Si le coût est en partie personnel, vous pouvez souvent déduire la proportion professionnelle (voir ci-dessous), mais pas la part personnelle. À strictement parler, un coût ayant à la fois un but professionnel et un but personnel n'est déductible que lorsqu'une véritable part professionnelle peut en être séparée, c'est pourquoi le téléphone, le domicile et la voiture sont les cas de répartition admis. Et s'il est purement personnel, ce n'est pas une dépense professionnelle, quel que soit votre souhait. Garder ce test en tête, plutôt qu'une liste mémorisée, est ce qui vous maintient du bon côté quand un coût est inhabituel.
Ce que vous pouvez en général déduire (charges déductibles)
Les catégories exactes varient selon les pays, mais les suivantes sont des charges déductibles pour la plupart des indépendants, en totalité quand elles sont purement professionnelles :
- Bureau et espace de travail : loyer, charges et fournitures d'un local professionnel, ou la part professionnelle d'un bureau à domicile.
- Déplacements : train, bus, taxi et billets d'avion pour des voyages professionnels, plus hébergement et stationnement (pas les amendes).
- Frais de véhicule : la part professionnelle du carburant, de l'assurance, de l'entretien, etc., ou un taux kilométrique forfaitaire (ci-dessous).
- Logiciels et outils : logiciel de comptabilité, outils de design et de gestion de projet, stockage cloud, hébergement de site et noms de domaine achetés pour l'activité.
- Services professionnels : honoraires de comptable et de tenue de livres, frais juridiques propres à l'activité, et abonnements professionnels pertinents.
- Assurance : assurance professionnelle comme la responsabilité civile professionnelle.
- Marketing : publicité, site web, impression et frais promotionnels.
- Téléphone et internet : la part professionnelle de vos factures (ou le coût total d'une ligne utilisée uniquement pour le travail).
- Matériel : les gros postes comme un ordinateur ou un appareil photo sont en général traités comme des immobilisations. Beaucoup de pays permettent d'en déduire le coût total l'année d'achat via une déduction (l'Annual Investment Allowance au Royaume-Uni, la Section 179 aux États-Unis), dans des limites généreuses, alors vérifiez la règle en vigueur. Ce sont des déductions pour immobilisation ou des options avec leurs propres limites et exclusions (au Royaume-Uni, les voitures sont exclues de l'Annual Investment Allowance ; aux États-Unis, la Section 179 est plafonnée par votre revenu imposable), donc ce ne sont pas de simples dépenses et il vaut la peine de les soumettre à votre comptable.
Si vous ne savez pas si votre taux couvre déjà vos frais généraux ou ce que vous pouvez refacturer à un client, notez que c'est une question différente de facturer des frais à un client : ici il s'agit de coûts que vous déduisez de votre propre bénéfice imposable, pas de coûts que vous répercutez.
Coûts mixtes : répartir le domicile, le téléphone et la voiture
Beaucoup de coûts réels sont en partie professionnels, en partie personnels, et vous ne déduisez que la part professionnelle. L'approche habituelle est une répartition juste et cohérente que vous pouvez justifier :
- Bureau à domicile : calculez la part professionnelle d'après le nombre de pièces utilisées et le temps où elles servent au travail, ou utilisez une méthode forfaitaire lorsqu'elle existe.
- Téléphone et internet : estimez le pourcentage d'utilisation professionnelle et déduisez cette part de la facture.
- Voiture : déduisez la proportion de kilomètres professionnels de vos frais, ou utilisez un taux kilométrique forfaitaire par kilomètre professionnel.
L'essentiel est que la méthode soit raisonnable et que vous gardiez assez de traces pour montrer comment vous y êtes arrivé. Le fisc accepte la répartition ; il conteste un chiffre rond tiré du néant. Là où un forfait simplifié existe (section suivante), il épargne souvent le calcul.
Ce que vous ne pouvez en général pas déduire
Certains coûts semblent liés à l'activité mais sont en général exclus, et s'y tromper déclenche souvent des questions :
- Les dépenses personnelles de toute sorte, et la part personnelle d'un coût mixte.
- Les vêtements de tous les jours, même si vous ne les portez que pour le travail (un équipement de protection spécialisé ou un vrai uniforme peut différer).
- Les trajets domicile-travail entre le domicile et un lieu de travail habituel, par opposition aux déplacements vers des sites temporaires ou clients.
- Les frais de représentation (invitations clients) sont exclus dans certains pays (le Royaume-Uni) et limités dans d'autres (aux États-Unis, les repas ne sont souvent que partiellement déductibles), alors vérifiez votre règle locale.
- Les amendes et pénalités, y compris de stationnement et fiscales.
- Votre propre rémunération et l'impôt sur le revenu : l'argent que vous prélevez de l'activité pour vous-même, ainsi que vos paiements d'impôt sur le revenu ou de cotisations de travailleur indépendant, ne sont pas des dépenses professionnelles, ce qui est une confusion très fréquente.
La nourriture est une zone grise qui varie selon le pays et la situation, alors ne supposez pas que le déjeuner est déductible juste parce que vous travailliez. Quand un coût est près de la limite, c'est justement le moment de demander à votre comptable plutôt que de deviner.
Options simplifiées et forfaitaires
Plusieurs pays proposent des méthodes simplifiées pour ne pas avoir à additionner chaque reçu. Le Royaume-Uni a des frais simplifiés forfaitaires pour le travail à domicile, les kilomètres professionnels et le fait de vivre sur ses locaux professionnels. Les États-Unis offrent une déduction simplifiée du bureau à domicile et un taux kilométrique standard. Elles échangent un peu de précision contre beaucoup moins d'administratif, et vous pouvez en général comparer le forfait au coût réel et utiliser le plus avantageux, même si vous devez souvent vous en tenir à une méthode pour l'année.
Qu'un forfait batte la déduction du coût réel dépend de votre situation, alors il vaut la peine de comparer les deux une fois. Les taux eux-mêmes changent chaque année, alors utilisez toujours le chiffre en vigueur de votre administration fiscale plutôt qu'un chiffre de mémoire.
Gardez les justificatifs (la partie qu'on saute)
Voici la règle qui défait plus de déductions que toute autre : vous ne pouvez déduire que ce que vous pouvez prouver. Un coût réellement engagé mais que vous ne pouvez pas prouver est un coût que vous risquez de perdre si on vous le demande. L'habitude compte donc autant que le savoir : gardez chaque reçu et facture, notez la raison professionnelle quand elle n'est pas évidente, et séparez revenus et dépenses de votre budget personnel, idéalement sur un compte dédié. La plupart des fiscs exigent de garder les registres plusieurs années (le Royaume-Uni environ cinq ans après l'échéance de déclaration, les États-Unis en général trois, parfois plus), alors ne les jetez pas trop tôt.
C'est là que votre facturation intervient. Des registres propres de ce que vous avez gagné sont d'un côté et vos dépenses de l'autre, et les deux ensemble forment votre bénéfice imposable. Avec Remit, vous pouvez émettre des factures et tenir un relevé de compte de ce que chaque client doit, pour que le côté revenus soit net et facile à rapprocher au moment de l'impôt ; associez cela à un simple dossier ou une appli pour les reçus et vos dépenses sont prêtes à déduire. Notre guide sur combien mettre de côté pour l'impôt couvre ce qu'il faut faire du bénéfice une fois les dépenses déduites.
En résumé
Déduisez chaque coût réel de fonctionnement de l'activité, répartissez les coûts mixtes selon une proportion juste et consignée, laissez de côté les coûts personnels et exclus, et gardez les reçus pour le prouver. Fait de façon cohérente, les dépenses ne sont pas une astuce ; c'est simplement payer l'impôt sur votre bénéfice réel plutôt que sur votre chiffre d'affaires. Les détails, de ce qui compte à la durée de conservation, diffèrent selon les pays : les indications du Royaume-Uni sont sur gov.uk et les règles américaines dans les indications de l'IRS sur les dépenses professionnelles, et beaucoup d'autres pays, dont le Botswana et d'autres en Afrique australe, ont leurs propres règles de dépenses déductibles liées à l'immatriculation.
Cet article est une information générale d'entreprise, pas un conseil fiscal, et les règles et montants changent. Confirmez ce que vous pouvez déduire, et comment, auprès de votre comptable ou administration fiscale avant de vous y fier.
