¿Qué gastos del negocio puedes deducir?
Deducir gastos del negocio es una de las formas más simples de reducir tu impuesto cuando eres autónomo, y una de las peor entendidas. Cada gasto deducible que registras reduce tu beneficio imponible, así que el dinero gastado en hacer funcionar la actividad no tributa como ingreso. La trampa está en saber qué cuenta de verdad, cómo tratar los costes a la vez del negocio y personales, y guardar los justificantes que lo respalden. Esta guía cubre la prueba que lo decide, una lista concreta de lo que normalmente puedes deducir, cómo prorratear los costes mixtos, lo que no es deducible, y la llevanza de registros que lo sostiene todo. Es información general de empresa, no asesoramiento fiscal; las reglas y los importes varían según el país y cambian, así que confirma tu situación con tu contable o tu autoridad fiscal.
Qué significa «deducir un gasto»
Un gasto del negocio es un coste en el que incurres para hacer funcionar tu actividad, y deducirlo significa restarlo de tus ingresos de actividad antes de calcular el impuesto. Si tus ingresos de actividad (facturación) son 50 000 y tienes 12 000 en gastos deducibles, tributas sobre 38 000 de beneficio, no sobre los 50 000 completos (ejemplo ilustrativo). El gasto no se te reembolsa; reduce la cifra sobre la que se calcula tu impuesto, así que el ahorro real es tu tipo impositivo multiplicado por el gasto. Como el beneficio también activa otras cotizaciones, como la National Insurance Clase 4 en el Reino Unido o el self-employment tax en EE. UU., el ahorro suele ser algo mayor que el impuesto sobre la renta por sí solo.
Por eso los gastos importan tanto a cualquier autónomo: cada coste real que no registras es beneficio sobre el que pagas impuesto sin necesidad. También por eso las reglas son estrictas sobre qué califica, porque la frontera entre un coste del negocio y uno personal es donde se concentran la mayoría de los errores (y de las discrepancias con Hacienda). Algo que conviene mantener aparte: si estás sujeto a IVA o a un impuesto equivalente, recuperar el impuesto de una compra es un mecanismo distinto de deducir el coste para el impuesto sobre la renta, así que trata ambas cuestiones por separado.
La única prueba: ¿es para el negocio?
En la mayoría de sistemas fiscales, la prueba de fondo es la misma idea con palabras distintas. En el Reino Unido, un coste debe ser total y exclusivamente para el negocio. En EE. UU., debe ser ordinario y necesario para el negocio (común en tu oficio y útil para él). Otros países usan un lenguaje parecido. En cualquier caso, la pregunta es simple: ¿existe este coste a causa del negocio?
Si la respuesta es un sí claro, suele ser deducible. Si el coste es en parte personal, a menudo puedes deducir la proporción del negocio (más abajo), pero no la parte personal. En rigor, un coste con un fin a la vez profesional y personal solo es deducible cuando puede separarse una parte profesional genuina, por eso el teléfono, el hogar y el coche son los casos de prorrateo aceptados. Y si es puramente personal, no es un gasto del negocio por mucho que lo desees. Tener esa prueba en mente, en lugar de una lista memorizada, es lo que te mantiene del lado correcto cuando un coste es inusual.
Lo que normalmente puedes deducir (gastos deducibles)
Las categorías exactas varían según el país, pero los siguientes son gastos deducibles para la mayoría de los autónomos, en su totalidad cuando son puramente para el negocio:
- Oficina y espacio de trabajo: alquiler, suministros y material de un local profesional, o la parte del negocio de una oficina en casa.
- Viajes: billetes de tren, autobús, taxi y avión para viajes de negocios, más alojamiento y aparcamiento (no las multas).
- Gastos de vehículo: la parte del negocio del combustible, el seguro, el mantenimiento, etc., o una tarifa fija por kilómetro (más abajo).
- Software y herramientas: software de contabilidad, herramientas de diseño y de gestión de proyectos, almacenamiento en la nube, alojamiento web y dominios comprados para el negocio.
- Servicios profesionales: honorarios de contable y de teneduría de libros, costes legales propios del negocio, y suscripciones profesionales pertinentes.
- Seguros: seguros del negocio como la responsabilidad civil profesional.
- Marketing: publicidad, un sitio web, impresión y costes promocionales.
- Teléfono e internet: la parte del negocio de tus facturas (o el coste total de una línea usada solo para trabajar).
- Equipamiento: los artículos grandes como un portátil o una cámara suelen tratarse como activo. Muchos países permiten deducir el coste total en el año de compra mediante una deducción (la Annual Investment Allowance del Reino Unido, la Section 179 de EE. UU.), hasta límites generosos, así que comprueba la regla vigente. Son deducciones por inversión u opciones con sus propios límites y exclusiones (en el Reino Unido los coches quedan fuera de la Annual Investment Allowance; en EE. UU. la Section 179 está limitada por tu renta imponible), así que no son simplemente gastos y conviene consultarlos con tu contable.
Si no tienes claro si tu tarifa ya cubre tu propio gasto general frente a lo que puedes repercutir a un cliente, ten en cuenta que esa es una cuestión distinta de facturar gastos a un cliente: aquí nos referimos a costes que deduces de tu propio beneficio imponible, no a costes que repercutes.
Costes mixtos: prorratear hogar, teléfono y coche
Muchos costes reales son en parte del negocio y en parte personales, y solo deduces la parte del negocio. El enfoque habitual es un reparto justo y coherente que puedas justificar:
- Oficina en casa: calcula la proporción del negocio por el número de habitaciones usadas y el tiempo que se dedican al trabajo, o usa un método de tarifa fija donde se ofrezca.
- Teléfono y banda ancha: estima el porcentaje de uso que es para el negocio y deduce esa parte de la factura.
- Coche: deduce la proporción de kilómetros de negocio de tus gastos de uso, o usa una tarifa fija por kilómetro de negocio.
La clave es que el método sea razonable y que guardes registro suficiente para mostrar cómo llegaste a él. Las oficinas tributarias aceptan el prorrateo; lo que rechazan es una cifra redonda sacada del aire. Donde existe una tarifa fija simplificada (siguiente sección), a menudo ahorra los cálculos.
Lo que normalmente no puedes deducir
Algunos costes parecen relacionados con el negocio pero por lo general no son deducibles, y equivocarse en ellos es un motivo habitual de preguntas:
- El gasto personal de cualquier tipo, y la parte personal de un coste mixto.
- La ropa de diario, aunque solo la uses para trabajar (el equipo de protección especializado o un uniforme genuino pueden ser distintos).
- Los desplazamientos entre casa y un lugar de trabajo habitual, a diferencia de los viajes a sitios temporales o de clientes.
- Las invitaciones a clientes no son deducibles en algunos países (el Reino Unido) y están limitadas en otros (en EE. UU. las invitaciones por lo general no son deducibles y las comidas de negocios a menudo solo en parte), así que comprueba la regla local vigente.
- Las multas y sanciones, incluidas las de aparcamiento y las fiscales.
- Tu propia retribución y el impuesto sobre la renta: el dinero que retiras del negocio para ti, y tus pagos de impuesto sobre la renta o de cotización de autónomo, no son gastos del negocio, lo cual es una confusión muy común.
La comida es una zona gris que varía según el país y la situación, así que no supongas que la comida es deducible solo porque estabas trabajando. Cuando un coste está cerca del límite, ese es justo el momento de preguntar a tu contable en lugar de adivinar.
Opciones simplificadas y de tarifa fija
Varios países ofrecen métodos simplificados para no tener que sumar cada recibo. El Reino Unido tiene gastos simplificados de tarifa fija para trabajar desde casa, los kilómetros de negocio y vivir en el propio local del negocio. EE. UU. ofrece una deducción simplificada de oficina en casa y una tarifa estándar por kilómetro. Cambian algo de precisión por mucha menos administración, y por lo general puedes comparar la tarifa fija con el coste real y usar la que más convenga, aunque a menudo debes mantener un método durante el año.
Si una tarifa fija supera a deducir el coste real depende de tu situación, así que vale la pena comprobar ambas una vez. Las propias tarifas cambian cada año, así que usa siempre la cifra vigente de tu autoridad fiscal en lugar de una que recuerdes.
Guarda los justificantes (la parte que se salta)
Esta es la regla que echa abajo más deducciones que cualquier otra: solo puedes deducir lo que puedes probar. Un coste realmente incurrido pero que no puedes probar es un coste que te arriesgas a perder si te lo piden. Así que el hábito importa tanto como el saber: guarda cada recibo y factura, anota el motivo del negocio cuando no sea obvio, y separa ingresos y gastos de tu presupuesto personal, idealmente en una cuenta dedicada. La mayoría de las autoridades fiscales exigen conservar los registros varios años (el Reino Unido unos cinco años tras la fecha de presentación, EE. UU. por lo general tres, a veces más), así que no los tires demasiado pronto.
Aquí es donde entra tu facturación. Registros limpios de lo que ganaste por un lado y tus gastos por otro, y ambos juntos forman tu beneficio imponible. Con Remit puedes emitir facturas y mantener un estado de cuenta de lo que te debe cada cliente, para que el lado de los ingresos quede claro y fácil de conciliar en la época de impuestos; combínalo con una simple carpeta o app para los recibos y tus gastos quedan listos para deducir. Nuestra guía sobre cuánto apartar para impuestos cubre qué hacer con el beneficio una vez deducidos los gastos.
En resumen
Deduce cada coste real de hacer funcionar el negocio, prorratea los costes mixtos por una proporción justa y registrada, deja fuera los costes personales y los no deducibles, y guarda los recibos para probarlo. Hecho de forma coherente, los gastos no son un truco; es simplemente pagar impuesto sobre tu beneficio real en lugar de sobre tu facturación. Los detalles, de qué cuenta a cuánto tiempo conservarlo, difieren según el país: las indicaciones del Reino Unido están en gov.uk y las reglas de EE. UU. en las indicaciones del IRS sobre gastos del negocio, y muchos otros países, incluidos Botsuana y otros del sur de África, tienen sus propias reglas de gastos deducibles ligadas al registro.
Este artículo es información general de empresa, no asesoramiento fiscal, y las reglas y los importes cambian. Confirma qué puedes deducir, y cómo, con tu contable o tu autoridad fiscal antes de basarte en ello.
