Cómo facturar gastos
Cuando un proyecto te hace gastar tu propio dinero, un vuelo a la sede de un cliente, una licencia de foto, un mensajero, normalmente quieres recuperar ese dinero, y la forma de hacerlo es poner esos costes en tu factura. Cobrar gastos a un cliente parece sencillo, pero hecho a la ligera provoca disputas, pagos lentos y quebraderos fiscales. Bien hecho es casi invisible: el cliente ve exactamente lo que acordó pagar, con pruebas, y paga sin preguntar. Esta guía cubre qué cuenta como gasto cobrable, cómo acordarlo por adelantado, cómo presentarlo en la factura, si conviene añadir un margen, y cómo encaja el impuesto. Es información general de negocio, no asesoría contable ni fiscal; confirma el detalle con tu contable.
Qué cuenta como gasto cobrable
Un gasto cobrable (o reembolsable) es un coste en el que incurres específicamente para el proyecto de un cliente y le repercutes, en lugar de absorberlo en tu tarifa. La prueba es si el coste existe solo por ese trabajo. Ejemplos comunes: viajes y alojamiento para una visita al cliente, una licencia de software o un recurso comprado solo para el proyecto, impresión, envío y mensajería, materiales, y costes de subcontratación que repercutes.
Lo contrario son tus gastos generales: tu portátil, tus suscripciones de software generales, tu oficina en casa, tu propio tiempo. Son el coste de tener un negocio y van dentro de tu tarifa, no en la factura del cliente. Si lo habrías pagado de todos modos sin este cliente, es gasto general. Si solo existe por el trabajo, probablemente sea cobrable, siempre que lo acordaras primero. Si no estás seguro de que tu tarifa ya cubra tus gastos generales, nuestra guía sobre cuánto cobrar explica cómo incluirlos.
Acuérdalo primero: aprobación previa y contrato
La mayor causa de disputas sobre gastos es que un cliente vea un coste inesperado. Evítalo acordando, por escrito, antes de gastar: qué tipos de gasto son reembolsables, si hay un tope, si se cobran al coste o con margen, y que los importes grandes necesitan aprobación previa. Una cláusula corta en tu presupuesto o contrato vale, por ejemplo: «El cliente reembolsará los costes de terceros preaprobados al coste, facturados en la siguiente factura con recibos adjuntos.»
Para cualquier cosa que no sea trivial, obtén aprobación explícita del gasto concreto antes de comprometerte, idealmente por correo para que quede registro. Un rápido «los vuelos son 240, ¿los reservo?» lleva un minuto y elimina la razón más común por la que un gasto se cuestiona o rechaza después. Nuestra guía sobre cómo redactar un contrato de freelance cubre dónde va esta cláusula.
Cómo poner los gastos en la factura
Presenta los gastos para que el cliente vea exactamente qué es cada uno y lo distinga de tu honorario. Las reglas que lo mantienen limpio:
- Lista cada gasto en su propia línea. Nunca juntes varios costes en una sola línea de «Gastos». «Vuelos ida y vuelta, Madrid-Berlín, 240» y «Licencia de foto, 29» se pueden comprobar ambos; «Gastos, 269» invita a una pregunta.
- Separa tus honorarios de tus gastos con subtotales propios, para que el cliente y su equipo contable vean el trabajo y los costes repercutidos por separado. También importa para el impuesto, más abajo.
- Adjunta las pruebas. Guarda los recibos y adjúntalos o referéncialos, para que no haya nada que discutir. Muchos equipos financieros lo exigen antes de pagar.
- Etiqueta de forma clara y coherente, para que una línea reembolsable no pueda confundirse con parte de tu honorario.
Poner los gastos en la misma factura que los honorarios relacionados suele estar bien; en un proyecto largo puedes facturar los gastos mensualmente a medida que surgen. En cualquier caso, cada gasto mantiene su línea y su recibo. Si un coste estaba en otra moneda, conviértelo al tipo de cambio que realmente pagaste y muestra ese tipo, para que tu cifra coincida con el recibo. La numeración sigue en tu secuencia habitual, que cubre nuestra guía sobre cómo numerar las facturas.
¿Al coste o con margen?
Puedes facturar los gastos de dos formas. Al coste significa que cobras exactamente lo que pagaste, repercutiendo el coste tal cual. Con margen significa que añades un porcentaje, normalmente del 10 al 20 por ciento, para cubrir el trabajo de gestionar el coste y el hecho de haber adelantado el dinero. Ambas son legítimas, pero un margen debe declararse y acordarse, nunca colarse.
La regla es simple: haz lo que diga tu acuerdo. Si el contrato dice «gastos al coste», no añadas nada. Si quieres un margen, ponlo en el acuerdo por adelantado para que el cliente lo espere. Esconder un margen dentro de una factura «al coste» es la forma más rápida de perder la confianza, y el cliente a menudo lo detectará en cuanto vea el recibo original.
IVA e impuestos sobre los gastos repercutidos
Si estás dado de alta en el IVA o un impuesto sobre ventas, los gastos repercutidos tienen una dimensión fiscal, y es fácil equivocarse. El principio general en muchos sistemas de IVA: un coste que repercutes pasa a formar parte de tu propia prestación, así que el impuesto sobre él suele seguir el tratamiento de tu servicio principal y no lo que figurara en el recibo original. Si tu honorario está a tipo cero, es una exportación o va con inversión del sujeto pasivo, la repercusión suele seguir eso también. Eso, y que tus honorarios y tus gastos pueden gravarse de forma distinta, es otra razón para mantenerlos en subtotales separados. Si no estás dado de alta en el IVA, nada de esto aplica y simplemente repercutes el coste.
Dos conceptos importan y difieren según el país. Un verdadero suplido (un coste que pagaste puramente como agente del cliente, a su nombre) queda en general fuera de tu prestación, así que lo repercutes al coste sin tu propio IVA. En sistemas como el del Reino Unido eso suele exigir todo esto: el cliente recibió de verdad el bien o el servicio, el proveedor facturó a nombre del cliente, lo repercutes al coste exacto sin margen, y se muestra por separado. La mayoría de los costes cotidianos de un freelance, como tus propios vuelos o software, no cumplen esa prueba, así que son repercusiones: parte de tu prestación gravable, que sigue el IVA de tu servicio principal. La distinción es estricta y propia de cada país, así que confírmala con tu contable; nuestra guía sobre si tienes que cobrar IVA cubre el alta.
Un ejemplo resuelto
Eres un freelance que viajó a un cliente, y el honorario del proyecto era 1.000. Durante el trabajo gastaste 240 en vuelos de ida y vuelta y 29 en una licencia de foto, ambos preaprobados y acordados al coste. Tu factura muestra un subtotal de honorarios con «Trabajo del proyecto, 1.000», luego un subtotal de gastos con «Vuelos ida y vuelta, Madrid-Berlín, 240» y «Licencia de foto, 29», con un subtotal de gastos de 269 y recibos adjuntos. El total de la factura es 1.269 antes de cualquier IVA. El cliente ve cada cifra, la casa con un recibo, y paga sin idas y venidas.
Si hubieras acordado un margen de gestión del 15 por ciento, las dos líneas de gastos marcarían 276 y 33,35 (240 y 29 cada uno más el 15 por ciento), el subtotal de gastos sería 309,35, y el total de la factura 1.309,35 antes de IVA. El cliente ya lo esperaría porque estaba en el contrato.
Crea facturas de gastos gratis con Remit
Con Remit puedes crear una factura en cualquier moneda que mantenga honorarios y gastos como líneas claras y separadas, añadir tu línea de impuesto donde aplique, poner tu logotipo y mantener cada número en una secuencia ordenada. Añade cada gasto en su propia línea con una etiqueta clara, y el conjunto se concilia limpiamente con tus recibos.
El hilo que recorre todo esto es el mismo: acuerda qué es cobrable antes de gastar, lista cada coste por separado con pruebas, sé transparente con cualquier margen, y mantén honorarios y gastos aparte para el impuesto. Este artículo es información general de negocio, no asesoría contable ni fiscal; confirma el tratamiento de los gastos repercutidos y del IVA de tu caso con tu contable.
