Leitfaden
Wie du als Einzelunternehmer abrechnest
Wenn du für dich selbst arbeitest, ist eine klare Rechnung, wie du bezahlt wirst. Die Regeln sind einfacher, als die meisten fürchten. Hier ist genau, was eine Rechnung eines Einzelunternehmers oder Freelancers braucht und wie du sie sendest, damit Kunden ohne Rückfragen zahlen.
Was deine Rechnung zeigen muss
Setze deinen eigenen Namen (oder Handelsnamen) und Kontaktdaten nach oben, dann Namen und Daten des Kunden. Füge eine eindeutige Rechnungsnummer hinzu, das Sendedatum und ein Fälligkeitsdatum. Liste jede Leistung oder jedes Produkt mit einer kurzen Beschreibung und dem Preis, dann zeige Zwischensumme, etwaige Steuer und den fälligen Gesamtbetrag.
Schließe damit, wie man dich bezahlt. Als Einzelunternehmer sind das meist deine Bankdaten, klar auf die Rechnung gedruckt, damit nichts zwischen Kunde und Zahlung steht.
Berechnest du Steuer?
Nur wenn du dafür registriert bist. Viele Einzelunternehmer und Freelancer liegen unter der Registrierungsschwelle ihres Landes und berechnen gar keine USt. Wenn du registriert bist, füge sie zum korrekten Satz hinzu und zeige deine Nummer. Wenn nicht, lass die Steuer einfach weg. Unser Leitfaden zur USt. behandelt die Schwellenfrage im Detail.
Nummeriere jede Rechnung
Gib jeder Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Nummer wie RE-2026-0001. Das hält deine Unterlagen für die Steuerzeit in Ordnung und wirkt professionell. Ein gutes Tool nummeriert sie automatisch, damit du nie eine wiederholst oder auslässt.
Sende sie am Tag, an dem du fertig bist
Der schnellste Weg, früher bezahlt zu werden, ist früher abzurechnen. Sende sie, sobald die Arbeit fertig ist, solange der Kunde zufrieden und der Auftrag frisch ist. Ein klares Fälligkeitsdatum und deine Bankdaten auf der Seite erledigen den Rest.
Halte saubere Unterlagen für die Steuerzeit
Speichere jede gesendete Rechnung und jede ausgestellte Quittung an einem Ort. Als Einzelunternehmer ist deine Buchhaltung nur so gut wie deine Unterlagen, und eine saubere Spur macht aus der Steuerzeit statt einer Hetze eine Formalität.
Halte deine Nummern fortlaufend, damit nichts zu fehlen scheint, notiere, wann jede Rechnung bezahlt ist, und bewahre die Dokumente so lange auf, wie es deine Steuerbehörde verlangt. Ein Tool, das deine Rechnungen für dich speichert, baut die Unterlagen von selbst auf, während du arbeitest.
