Was bedeutet es, eine Betriebsausgabe abzusetzen?

Es bedeutet, einen abzugsfähigen Betriebskosten vor der Steuerberechnung von Ihrem Einkommen abzuziehen, sodass Sie auf Ihren Gewinn besteuert werden und nicht auf Ihr gesamtes Einkommen. Die Ausgabe wird nicht erstattet; sie senkt die Zahl, auf die die Steuer berechnet wird. Verdienen Sie 50 000 bei 12 000 an Ausgaben, werden Sie auf 38 000 besteuert.

Welche Ausgaben kann ein Selbstständiger absetzen?

Die Kosten, die anfallen, um das Geschäft zu betreiben: Büro und Arbeitsraum, Geschäftsreisen, der betriebliche Anteil von Fahrzeug und Telefon, Software und Werkzeuge, Berufs- und Buchhaltungshonorare, Betriebsversicherung, Marketing, und die Ausstattung (oft in voller Höhe über einen Abschreibungsfreibetrag abzugsfähig). Die Kategorien unterscheiden sich je nach Land, prüfen Sie also Ihre lokalen Regeln.

Kann ich eine teils private, teils betriebliche Ausgabe absetzen?

In der Regel nur den betrieblichen Anteil. Für ein Heimbüro, ein Telefon oder ein Auto legen Sie eine faire, einheitliche Aufteilung fest, die Sie begründen können, und setzen diesen Anteil ab. Den privaten Teil können Sie nicht absetzen. Manche Länder bieten Pauschalmethoden, die die Aufteilung vereinfachen, etwa einen festen Heimarbeitssatz oder ein Kilometerpauschale.

Welche Betriebsausgaben sind nicht abzugsfähig?

In der Regel: private Ausgaben, Alltagskleidung, der Arbeitsweg zu einer festen Arbeitsstätte, Bußgelder und Strafen, und (in manchen Ländern) Kundenbewirtung, wobei Geschäftsessen oft nur teilweise abzugsfähig sind. Essen ist eine Grauzone. Wenn ein Kosten nahe an der Grenze liegt, bestätigen Sie ihn mit Ihrem Steuerberater statt anzunehmen.

Wie lange muss ich Ausgabenbelege aufbewahren?

Lange genug, um einen Abzug zu belegen, falls danach gefragt wird, also mehrere Jahre in den meisten Ländern: das Vereinigte Königreich erwartet etwa fünf Jahre nach dem Abgabetermin und die USA im Allgemeinen drei, mitunter mehr. Bewahren Sie jeden Beleg und jede Rechnung auf, und trennen Sie betriebliches von privatem Geld, damit Ihre Ausgaben leicht zu begründen sind.

Geld und Steuern28. Oktober 2026·9 Min. Lesezeit·Geschrieben von Remit-Team

Welche Betriebsausgaben können Sie absetzen?

Betriebsausgaben abzusetzen ist eine der einfachsten Möglichkeiten, als Selbstständiger Ihre Steuer zu senken, und eine der am meisten missverstandenen. Jede abzugsfähige Ausgabe, die Sie erfassen, senkt Ihren steuerpflichtigen Gewinn, sodass Geld, das für den Betrieb ausgegeben wird, nicht wie Einkommen besteuert wird. Die Tücke liegt darin, zu wissen, was wirklich zählt, wie man Kosten behandelt, die zugleich betrieblich und privat sind, und die Belege aufzubewahren, die es stützen. Dieser Leitfaden behandelt den entscheidenden Test, eine konkrete Liste dessen, was Sie in der Regel absetzen können, wie man gemischte Kosten aufteilt, was nicht abzugsfähig ist, und die Belegführung, die das Ganze trägt. Das ist allgemeine Unternehmensinformation, keine Steuerberatung; Regeln und Beträge unterscheiden sich je nach Land und ändern sich, bestätigen Sie Ihre Lage also mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerbehörde.

Ein Selbstständiger sortiert Belege, um zu entscheiden, welche Betriebsausgaben abzugsfähig sind

Was «eine Ausgabe absetzen» bedeutet

Eine Betriebsausgabe ist ein Kosten, der Ihnen entsteht, um Ihr Geschäft zu betreiben, und sie abzusetzen bedeutet, sie vor der Steuerberechnung von Ihren Betriebseinnahmen abzuziehen. Betragen Ihre Betriebseinnahmen (Umsatz) 50 000 und haben Sie 12 000 an abzugsfähigen Ausgaben, werden Sie auf 38 000 Gewinn besteuert, nicht auf die vollen 50 000 (illustratives Beispiel). Die Ausgabe wird Ihnen nicht erstattet; sie senkt die Zahl, auf die Ihre Steuer berechnet wird, die tatsächliche Ersparnis ist also Ihr Steuersatz multipliziert mit der Ausgabe. Da der Gewinn auch andere Abgaben auslöst, etwa die National Insurance Class 4 im Vereinigten Königreich oder die self-employment tax in den USA, ist die Ersparnis oft etwas höher als die Einkommensteuer allein.

Deshalb zählen Ausgaben für jeden Selbstständigen so sehr: Jeder reale Kosten, den Sie nicht erfassen, ist Gewinn, auf den Sie unnötig Steuer zahlen. Deshalb sind die Regeln auch streng, was qualifiziert, denn die Grenze zwischen einem betrieblichen und einem privaten Kosten ist dort, wo sich die meisten Fehler (und Streitfälle mit dem Finanzamt) konzentrieren. Eines gilt es getrennt zu halten: Wenn Sie umsatzsteuer- oder einer vergleichbaren Steuer pflichtig sind, ist die Erstattung der Steuer auf einen Einkauf ein anderer Mechanismus als der Abzug des Kostens für die Einkommensteuer, behandeln Sie die beiden Fragen also getrennt.

Der einzige Test: ist es für das Geschäft?

In den meisten Steuersystemen ist der Kerntest dieselbe Idee in anderen Worten. Im Vereinigten Königreich muss ein Kosten ganz und ausschließlich für das Geschäft sein. In den USA muss er gewöhnlich und notwendig für das Geschäft sein (in Ihrem Gewerbe üblich und ihm nützlich). Andere Länder verwenden ähnliche Formulierungen. In jedem Fall ist die Frage einfach: Besteht dieser Kosten wegen des Geschäfts?

Ist die Antwort ein klares Ja, ist er in der Regel abzugsfähig. Ist der Kosten teils privat, können Sie oft den betrieblichen Anteil absetzen (siehe unten), nicht aber den privaten Teil. Streng genommen ist ein Kosten mit zugleich betrieblichem und privatem Zweck nur abzugsfähig, wenn sich ein echter betrieblicher Anteil abtrennen lässt, weshalb Telefon, Wohnung und Auto die anerkannten Aufteilungsfälle sind. Und ist er rein privat, ist es keine Betriebsausgabe, so sehr Sie es sich auch wünschen. Diesen Test im Kopf zu behalten statt einer auswendig gelernten Liste ist das, was Sie auf der richtigen Seite hält, wenn ein Kosten ungewöhnlich ist.

Was Sie in der Regel absetzen können (abzugsfähige Betriebsausgaben)

Die genauen Kategorien unterscheiden sich je nach Land, aber die folgenden sind abzugsfähige Betriebsausgaben für die meisten Selbstständigen, in voller Höhe, wenn sie rein betrieblich sind:

Büro und Arbeitsraum: Miete, Nebenkosten und Material für ein Geschäftslokal, oder der betriebliche Anteil eines Heimbüros.
Reisen: Bahn-, Bus-, Taxi- und Flugtickets für Geschäftsreisen, dazu Unterkunft und Parken (nicht Bußgelder).
Fahrzeugkosten: der betriebliche Anteil von Kraftstoff, Versicherung, Wartung usw., oder ein Kilometerpauschale (unten).
Software und Werkzeuge: Buchhaltungssoftware, Design- und Projektmanagement-Tools, Cloud-Speicher, Website-Hosting und für das Geschäft gekaufte Domainnamen.
Professionelle Dienste: Honorare für Steuerberatung und Buchführung, geschäftsspezifische Rechtskosten und einschlägige Berufsabonnements.
Versicherung: Betriebsversicherungen wie die Berufshaftpflicht.
Marketing: Werbung, eine Website, Druck und Werbekosten.
Telefon und Internet: der betriebliche Anteil Ihrer Rechnungen (oder die vollen Kosten einer Leitung, die nur für die Arbeit genutzt wird).
Ausstattung: größere Posten wie ein Laptop oder eine Kamera werden in der Regel als Anlagegut behandelt. Viele Länder erlauben, die vollen Kosten im Kaufjahr über einen Freibetrag abzuziehen (die Annual Investment Allowance im Vereinigten Königreich, die Section 179 in den USA), bis zu großzügigen Grenzen, prüfen Sie also die geltende Regel. Das sind Abschreibungsfreibeträge oder Wahlrechte mit eigenen Grenzen und Ausschlüssen (im Vereinigten Königreich sind Pkw von der Annual Investment Allowance ausgeschlossen; in den USA ist die Section 179 durch Ihr steuerpflichtiges Einkommen gedeckelt), sie sind also nicht einfach Ausgaben und es lohnt sich, sie mit Ihrem Steuerberater durchzugehen.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Satz Ihre eigenen Gemeinkosten bereits deckt oder was Sie einem Kunden weiterberechnen können, beachten Sie, dass das eine andere Frage ist als einem Kunden Auslagen in Rechnung zu stellen: Hier meinen wir Kosten, die Sie von Ihrem eigenen steuerpflichtigen Gewinn abziehen, nicht Kosten, die Sie weitergeben.

Gemischte Kosten: Wohnung, Telefon und Auto aufteilen

Viele reale Kosten sind teils betrieblich, teils privat, und Sie setzen nur den betrieblichen Anteil ab. Der übliche Weg ist eine faire, einheitliche Aufteilung, die Sie begründen können:

Heimbüro: ermitteln Sie den betrieblichen Anteil nach der Zahl der genutzten Räume und der Zeit, in der sie für die Arbeit dienen, oder nutzen Sie eine Pauschalmethode, wo es sie gibt.
Telefon und Breitband: schätzen Sie den Prozentsatz der betrieblichen Nutzung und setzen Sie diesen Anteil der Rechnung ab.
Auto: setzen Sie den Anteil betrieblicher Kilometer an Ihren laufenden Kosten ab, oder nutzen Sie ein Kilometerpauschale je betrieblichem Kilometer.

Entscheidend ist, dass die Methode vertretbar ist und Sie genug Aufzeichnungen behalten, um zu zeigen, wie Sie dorthin kamen. Finanzämter akzeptieren die Aufteilung; was sie beanstanden, ist eine runde Zahl aus der Luft gegriffen. Wo eine vereinfachte Pauschale besteht (nächster Abschnitt), erspart sie oft die Rechnerei.

Was Sie in der Regel nicht absetzen können

Manche Kosten wirken geschäftsbezogen, sind aber im Allgemeinen nicht abzugsfähig, und sie falsch zu behandeln ist ein häufiger Auslöser für Rückfragen:

Private Ausgaben jeder Art, und der private Anteil eines gemischten Kostens.
Alltagskleidung, selbst wenn Sie sie nur für die Arbeit tragen (spezielle Schutzausrüstung oder eine echte Uniform können anders sein).
Der Arbeitsweg zwischen Wohnung und einer festen Arbeitsstätte, im Unterschied zu Fahrten zu zeitweiligen Einsatz- oder Kundenorten.
Kundenbewirtung ist in manchen Ländern nicht abzugsfähig (dem Vereinigten Königreich) und in anderen begrenzt (in den USA ist Bewirtung im Allgemeinen nicht abzugsfähig und Geschäftsessen oft nur teilweise), prüfen Sie also die geltende lokale Regel.
Bußgelder und Strafen, einschließlich Park- und Steuerstrafen.
Ihre eigene Vergütung und die Einkommensteuer: Geld, das Sie dem Geschäft für sich entnehmen, und Ihre Einkommensteuer- oder Selbstständigensteuerzahlungen, sind keine Betriebsausgaben, was eine sehr häufige Verwechslung ist.

Essen ist eine Grauzone, die sich je nach Land und Situation unterscheidet, nehmen Sie also nicht an, dass das Mittagessen abzugsfähig ist, nur weil Sie gearbeitet haben. Wenn ein Kosten nahe an der Grenze liegt, ist das genau der Moment, Ihren Steuerberater zu fragen statt zu raten.

Vereinfachte und Pauschaloptionen

Mehrere Länder bieten vereinfachte Methoden, damit Sie nicht jeden Beleg addieren müssen. Das Vereinigte Königreich hat pauschale simplified expenses für das Arbeiten von zu Hause, betriebliche Kilometer und das Wohnen in den eigenen Geschäftsräumen. Die USA bieten einen vereinfachten Heimbüroabzug und ein Standard-Kilometerpauschale. Sie tauschen etwas Genauigkeit gegen deutlich weniger Verwaltung, und Sie können die Pauschale in der Regel mit den realen Kosten vergleichen und die günstigere nutzen, müssen aber oft für das Jahr bei einer Methode bleiben.

Ob eine Pauschale den Abzug der realen Kosten schlägt, hängt von Ihrer Lage ab, es lohnt sich also, beides einmal zu prüfen. Die Sätze selbst ändern sich jedes Jahr, nutzen Sie also stets die geltende Zahl Ihrer Steuerbehörde statt einer aus dem Gedächtnis.

Belege aufbewahren (der Teil, den man überspringt)

Das ist die Regel, die mehr Abzüge zu Fall bringt als jede andere: Sie können nur absetzen, was Sie belegen können. Ein tatsächlich entstandener Kosten, den Sie nicht belegen können, ist ein Kosten, den Sie zu verlieren riskieren, wenn danach gefragt wird. Die Gewohnheit zählt also so viel wie das Wissen: bewahren Sie jeden Beleg und jede Rechnung auf, notieren Sie den betrieblichen Grund, wenn er nicht offensichtlich ist, und trennen Sie Einnahmen und Ausgaben von Ihrem privaten Budget, idealerweise auf einem eigenen Konto. Die meisten Steuerbehörden verlangen, die Aufzeichnungen mehrere Jahre zu behalten (das Vereinigte Königreich etwa fünf Jahre nach dem Abgabetermin, die USA im Allgemeinen drei, mitunter mehr), werfen Sie sie also nicht zu früh weg.

Hier kommt Ihre Rechnungsstellung ins Spiel. Saubere Aufzeichnungen dessen, was Sie verdient haben, auf der einen Seite und Ihre Ausgaben auf der anderen, und beide zusammen ergeben Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Mit Remit können Sie Rechnungen ausstellen und einen Kontoauszug darüber führen, was jeder Kunde schuldet, sodass die Einnahmenseite klar und zur Steuerzeit leicht abzustimmen ist; kombinieren Sie das mit einem einfachen Ordner oder einer App für die Belege, und Ihre Ausgaben sind bereit zum Absetzen. Unser Leitfaden zu wie viel für die Steuer zurückzulegen behandelt, was mit dem Gewinn zu tun ist, sobald die Ausgaben abgezogen sind.

Fazit

Setzen Sie jeden realen Kosten des Geschäftsbetriebs ab, teilen Sie gemischte Kosten nach einem fairen und festgehaltenen Anteil auf, lassen Sie private und nicht abzugsfähige Kosten weg, und bewahren Sie die Belege auf, um es zu belegen. Einheitlich gemacht, sind Ausgaben kein Trick; es ist schlicht, Steuer auf Ihren realen Gewinn zu zahlen statt auf Ihren Umsatz. Die Details, von dem, was zählt, bis zur Aufbewahrungsdauer, unterscheiden sich je nach Land: die Hinweise des Vereinigten Königreichs stehen auf gov.uk und die US-Regeln in den Hinweisen der IRS zu Betriebsausgaben, und viele weitere Länder, darunter Botswana und andere im südlichen Afrika, haben ihre eigenen, an die Registrierung geknüpften Regeln für abzugsfähige Ausgaben.

Dieser Artikel ist allgemeine Unternehmensinformation, keine Steuerberatung, und Regeln und Beträge ändern sich. Bestätigen Sie, was Sie absetzen können und wie, mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerbehörde, bevor Sie sich darauf verlassen.