Wie man Auslagen weiterberechnet
Wenn ein Projekt Sie Ihr eigenes Geld kostet, ein Flug zum Kundenstandort, eine Fotolizenz, ein Kurier, wollen Sie dieses Geld in der Regel zurück, und der Weg dahin ist, diese Kosten auf Ihre Rechnung zu setzen. Einem Kunden Auslagen zu berechnen klingt einfach, aber nachlässig gemacht führt es zu Streit, langsamer Zahlung und Steuerärger. Gut gemacht ist es fast unsichtbar: Der Kunde sieht genau, was er zu zahlen zugesagt hat, mit Belegen, und begleicht ohne Rückfrage. Dieser Leitfaden behandelt, was als weiterberechenbare Auslage zählt, wie Sie es vorab vereinbaren, wie Sie es auf der Rechnung darstellen, ob Sie einen Aufschlag nehmen, und wie die Steuer hineinpasst. Dies sind allgemeine Geschäftsinformationen, keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung; klären Sie das Detail mit Ihrem Steuerberater.
Was als weiterberechenbare Auslage zählt
Eine weiterberechenbare (erstattungsfähige) Auslage ist ein Kosten, der Ihnen speziell für das Projekt eines Kunden entsteht und den Sie an ihn weitergeben, statt ihn in Ihrem Satz aufzufangen. Die Prüfung: Existiert der Kosten nur wegen dieses Auftrags? Gängige Beispiele: Reise und Unterkunft für einen Kundenbesuch, eine Softwarelizenz oder ein Asset, das nur für das Projekt gekauft wurde, Druck, Versand und Kuriergebühren, Material und weitergereichte Subunternehmerkosten.
Das Gegenteil sind Ihre Gemeinkosten: Ihr Laptop, Ihre allgemeinen Software-Abos, Ihr Homeoffice, Ihre eigene Zeit. Das sind die Kosten des Geschäftsbetriebs und gehören in Ihren Satz, nicht auf die Rechnung des Kunden. Wenn Sie es auch ohne diesen Kunden bezahlt hätten, ist es ein Gemeinkosten. Wenn es nur wegen des Auftrags existiert, ist es wahrscheinlich weiterberechenbar, sofern Sie es zuerst vereinbart haben. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Satz Ihre Gemeinkosten bereits abdeckt, zeigt unser Leitfaden zu wie viel Sie berechnen sollten, wie Sie sie einbauen.
Vereinbaren Sie es zuerst: Vorabfreigabe und Vertrag
Die größte Ursache für Auslagenstreit ist ein Kunde, der einen unerwarteten Kosten sieht. Vermeiden Sie das, indem Sie vor dem Ausgeben schriftlich vereinbaren: welche Arten von Auslagen erstattungsfähig sind, ob es eine Obergrenze gibt, ob sie zum Selbstkostenpreis oder mit Aufschlag berechnet werden, und dass größere Posten eine Vorabfreigabe brauchen. Eine kurze Klausel in Ihrem Angebot oder Vertrag genügt, zum Beispiel: „Der Kunde erstattet vorab freigegebene Drittkosten zum Selbstkostenpreis, berechnet auf der nächsten Rechnung mit beigefügten Belegen.“
Für alles, was nicht trivial ist, holen Sie vor der Zusage eine ausdrückliche Freigabe für die konkrete Ausgabe ein, am besten per E-Mail, damit es einen Nachweis gibt. Ein kurzes „die Flüge sind 240, soll ich buchen?“ dauert eine Minute und beseitigt den häufigsten Grund, aus dem eine Auslage später beanstandet oder abgelehnt wird. Unser Leitfaden zu wie man einen Freelancer-Vertrag schreibt zeigt, wo diese Klausel steht.
Wie man Auslagen auf die Rechnung setzt
Stellen Sie Auslagen so dar, dass der Kunde genau sieht, was jede ist, und sie von Ihrem Honorar unterscheidet. Die Regeln, die das sauber halten:
- Listen Sie jede Auslage in einer eigenen Zeile. Fassen Sie nie mehrere Kosten in einer „Auslagen“-Zeile zusammen. „Hin- und Rückflug, Berlin-London, 240“ und „Fotolizenz, 29“ lassen sich beide prüfen; „Auslagen, 269“ lädt zu einer Rückfrage ein.
- Trennen Sie Ihre Honorare von Ihren Auslagen mit eigenen Zwischensummen, damit der Kunde und sein Buchhaltungsteam die Arbeit und die weitergereichten Kosten getrennt sehen. Das ist auch für die Steuer wichtig, siehe unten.
- Fügen Sie die Belege bei. Bewahren Sie Belege auf und fügen Sie sie bei oder verweisen Sie darauf, damit es nichts zu bestreiten gibt. Viele Finanzabteilungen verlangen es vor der Zahlung.
- Beschriften Sie klar und einheitlich, damit eine erstattungsfähige Zeile nicht für einen Teil Ihres Honorars gehalten werden kann.
Auslagen auf dieselbe Rechnung wie die zugehörigen Honorare zu setzen ist in der Regel in Ordnung; bei einem langen Projekt können Sie Auslagen monatlich berechnen, wie sie anfallen. So oder so behält jede Auslage ihre Zeile und ihren Beleg. War ein Kosten in einer anderen Währung, rechnen Sie ihn zu dem Kurs um, den Sie tatsächlich gezahlt haben, und weisen Sie diesen Kurs aus, damit Ihre Zahl zum Beleg passt. Die Nummerierung bleibt in Ihrer üblichen Reihe, die unser Leitfaden zu der Nummerierung von Rechnungen behandelt.
Zum Selbstkostenpreis oder mit Aufschlag?
Sie können Auslagen auf zwei Arten berechnen. Zum Selbstkostenpreis heißt, Sie berechnen genau, was Sie gezahlt haben, und reichen den Kosten unverändert weiter. Mit Aufschlag heißt, Sie schlagen einen Prozentsatz auf, meist 10 bis 20 Prozent, um den Aufwand der Kostenverwaltung und die Vorfinanzierung abzudecken. Beides ist legitim, aber ein Aufschlag muss offengelegt und vereinbart sein, nie heimlich eingeschoben.
Die Regel ist einfach: Tun Sie, was Ihre Vereinbarung sagt. Sagt der Vertrag „Auslagen zum Selbstkostenpreis“, schlagen Sie nichts auf. Wollen Sie einen Aufschlag, nehmen Sie ihn vorab in die Vereinbarung auf, damit der Kunde ihn erwartet. Einen Aufschlag in einer „zum Selbstkostenpreis“-Rechnung zu verstecken ist der schnellste Weg, Vertrauen zu verlieren, und der Kunde bemerkt es oft, sobald er den Originalbeleg sieht.
Umsatzsteuer auf weiterberechnete Auslagen
Wenn Sie umsatzsteuer- oder verkaufssteuerpflichtig sind, haben weiterberechnete Auslagen eine steuerliche Seite, und man macht es leicht falsch. Das allgemeine Prinzip in vielen Umsatzsteuersystemen: Ein Kosten, den Sie weiterberechnen, wird Teil Ihrer eigenen Leistung, also folgt die Steuer darauf in der Regel der Behandlung Ihrer Hauptleistung und nicht dem, was auf dem Originalbeleg stand. Ist Ihr Honorar steuerfrei, eine Ausfuhr oder im Reverse-Charge-Verfahren, folgt die Weiterberechnung in der Regel auch dem. Das, und die Tatsache, dass Ihre Honorare und Auslagen unterschiedlich besteuert sein können, ist ein weiterer Grund, sie auf getrennten Zwischensummen zu halten. Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, gilt nichts davon und Sie reichen den Kosten einfach weiter.
Zwei Begriffe zählen und unterscheiden sich je Land. Ein echter durchlaufender Posten (ein Kosten, den Sie rein als Vertreter des Kunden in dessen Namen gezahlt haben) liegt in der Regel außerhalb Ihrer Leistung, also reichen Sie ihn zum Selbstkostenpreis ohne Ihre eigene Umsatzsteuer weiter. In Systemen wie dem des Vereinigten Königreichs erfordert das in der Regel all dies: Der Kunde hat das Gut oder die Leistung tatsächlich erhalten, der Lieferant hat auf den Namen des Kunden fakturiert, Sie reichen es zum exakten Selbstkostenpreis ohne Aufschlag weiter, und es wird getrennt ausgewiesen. Die meisten alltäglichen Freelancer-Kosten, wie Ihre eigenen Flüge oder Software, bestehen diesen Test nicht, sind also Weiterberechnungen: Teil Ihrer steuerbaren Leistung, der Umsatzsteuer Ihrer Hauptleistung folgend. Die Unterscheidung ist streng und länderspezifisch, also klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater; unser Leitfaden zu ob Sie Umsatzsteuer berechnen müssen behandelt die Registrierung.
Ein Rechenbeispiel
Sie sind Freelancer und sind zu einem Kunden gereist, das Projekthonorar war 1.000. Während des Auftrags gaben Sie 240 für Hin- und Rückflüge und 29 für eine Fotolizenz aus, beide vorab freigegeben und zum Selbstkostenpreis vereinbart. Ihre Rechnung zeigt eine Honorar-Zwischensumme mit „Projektarbeit, 1.000“, dann eine Auslagen-Zwischensumme mit „Hin- und Rückflug, Berlin-London, 240“ und „Fotolizenz, 29“, mit einer Auslagen-Zwischensumme von 269 und beigefügten Belegen. Der Rechnungsbetrag ist 1.269 vor jeder Umsatzsteuer. Der Kunde sieht jede Zahl, ordnet sie einem Beleg zu und zahlt ohne Hin und Her.
Hätten Sie stattdessen einen Bearbeitungsaufschlag von 15 Prozent vereinbart, würden die beiden Auslagenzeilen 276 und 33,35 lauten (240 und 29 je plus 15 Prozent), die Auslagen-Zwischensumme wäre 309,35 und der Rechnungsbetrag 1.309,35 vor Umsatzsteuer. Der Kunde würde es bereits erwarten, weil es im Vertrag stand.
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Der rote Faden durch all das ist derselbe: Vereinbaren Sie, was weiterberechenbar ist, bevor Sie ausgeben, listen Sie jeden Kosten einzeln mit Beleg, seien Sie offen bei jedem Aufschlag, und halten Sie Honorare und Auslagen für die Steuer getrennt. Dieser Artikel enthält allgemeine Geschäftsinformationen, keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung; klären Sie die Behandlung weiterberechneter Auslagen und der Umsatzsteuer für Ihre Lage mit Ihrem Steuerberater.
