Guía
Orden de compra vs factura
Una orden de compra y una factura son los dos extremos de la misma transacción. Hacerlas bien da a ambas partes un registro limpio y muchas menos disputas de pago.
Quién emite cada una
El comprador emite una orden de compra (OC) al proveedor. Dice: esto es exactamente lo que quiero pedir, a este precio. El proveedor emite una factura de vuelta al comprador una vez suministrados los bienes o servicios. Dice: esto es lo que ahora debes.
Cómo se conectan
La OC va primero y fija las condiciones. Cuando el proveedor factura, cita el número de OC en la factura para que el comprador pueda casar la cuenta con el pedido que aprobó. Ese único número de referencia es lo que mantiene limpias las cuentas por pagar e impide que se cuelen cargos no autorizados.
El orden habitual de los documentos
Para un pedido típico: el comprador envía una orden de compra, el proveedor entrega con un albarán, luego el proveedor envía una factura citando el número de OC y, por último, un recibo una vez pagada. Cada documento referencia al anterior, así que todos coinciden en lo que se pidió, se entregó y se pagó.
Casar pedido, entrega y factura
En un proceso ordenado, tres documentos deberían coincidir: la orden de compra, el albarán y la factura. Esto se suele llamar conciliación a tres bandas, y es como una empresa detecta un sobrecargo o una entrega corta antes de pagarla.
El número de OC es el hilo que los ata. Cuando la factura cita la misma OC, y el albarán lista lo que realmente llegó, aprobar el pago se vuelve una comprobación rápida en lugar de una conjetura.
