Guía
Factura vs presupuesto: ¿cuál es la diferencia?
A menudo se usan las palabras factura y presupuesto como si significaran lo mismo. No es así. Entender bien la diferencia te hace parecer profesional y mantiene limpios tus registros.
Qué es un presupuesto
Un presupuesto (o estimación) es una oferta de precio que envías antes de que haya trabajo. Dice: esto es lo que haré, y esto es lo que costará. No es una exigencia de dinero, es una invitación a que el cliente diga que sí.
Qué es una factura
Una factura es una solicitud de pago, enviada después de acordar el trabajo o entregarlo. Lleva un número de factura único, el importe debido y dónde pagar. Una factura es un registro financiero para ambas partes.
El orden normal de los hechos
La mayoría de los trabajos sigue el mismo camino: envías un presupuesto, el cliente lo acepta, haces el trabajo, envías una factura y, una vez pagada, emites un recibo. Para pedidos más grandes, una orden de compra y un albarán encajan en medio.
Como un presupuesto y una factura comparten la mayoría de los mismos datos, las buenas herramientas te dejan convertir un presupuesto aceptado en factura sin volver a escribir nada.
Una forma rápida de distinguirlos
Si alguna vez dudas qué documento tienes en la mano, hazte una pregunta: ¿se ha acordado o hecho ya el trabajo? Si no, es un presupuesto, una oferta de precio. Si sí, y estás pidiendo cobrar, es una factura.
El presupuesto mira hacia un trabajo que podría ocurrir. La factura mira hacia uno que ya ocurrió. Manténlos claramente etiquetados y numerados para que tus registros, y tu cliente, nunca confundan la oferta con la cuenta.
