¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar suenan a algo que solo preocupa al departamento financiero de una gran empresa, pero si alguna vez enviaste una factura y esperaste el pago, ya tienes cuentas por cobrar. Es, sencillamente, el dinero que tus clientes te deben por un trabajo hecho o bienes entregados pero aún no pagados. Para un autónomo o una pequeña empresa es una de las cifras más importantes que existen, porque es la distancia entre hacer el trabajo y tener el dinero, y en esa distancia es donde muchos negocios por lo demás sanos se meten en problemas. Esta guía explica qué significan de verdad las cuentas por cobrar, cómo ver las tuyas de un vistazo, las dos cifras sencillas que dicen si están sanas, y cómo evitar que estrangulen tu flujo de caja sin que te des cuenta. Es información general de negocio, no asesoramiento financiero.
Qué significan de verdad las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar (a veces llamadas simplemente «cobros» o «créditos a clientes») son el total de todo el dinero que te deben clientes a los que has facturado pero que aún no han pagado. En el momento en que entregas el trabajo y envías una factura a crédito, ese importe se convierte en una cuenta por cobrar: lo has ganado, pero sigue en manos del cliente en lugar de en tu banco. Es la imagen invertida de las cuentas por pagar, el dinero que tú debes a otros. Una es dinero que entra, la otra dinero que sale.
En contabilidad, las cuentas por cobrar son un activo corriente. Suena raro la primera vez, porque el dinero no está contigo, pero una factura impagada sigue siendo algo de valor que esperas convertir pronto en efectivo, así que cuenta como un activo que posees. Por eso las cuentas por cobrar solo existen si facturas a crédito, es decir, si dejas que el cliente pague más tarde. Si cada cliente pagara en el acto, nunca tendrías cuentas por cobrar, solo efectivo. Para la mayoría de las empresas que facturan a otras empresas, el crédito es lo normal, así que los cobros pendientes son algo permanente.
Tus cuentas por cobrar son solo tus facturas impagadas
Esta es la parte que los manuales de gran empresa complican. Para una pequeña empresa, tus cuentas por cobrar no son nada más misterioso que la suma de cada factura que has enviado y que aún no está pagada. Suma todas tus facturas pendientes y ese total es tu saldo de cuentas por cobrar. No hay un libro aparte que debas mantener con un software caro; las propias facturas son el registro. Para un autónomo sencillo esto basta, pero si usas un programa de contabilidad, estás registrado en el IVA o trabajas con criterio de devengo, tus libros deberían cuadrar con el mismo total; y con contabilidad de caja puede que no registres formalmente las cuentas por cobrar.
Para eso sirve exactamente un estado de cuenta. Un estado de cuenta lista, para un cliente, cada factura enviada, lo que ha pagado y el saldo aún pendiente, que es la parte de ese cliente en tus cuentas por cobrar. Envía una factura limpia por cada trabajo y lleva un estado de cuenta corriente por cliente, y ya estás siguiendo tus cobros correctamente, sin jerga contable. Si haces tus facturas y estados con Remit, tus cuentas por cobrar son simplemente la lista de facturas aún marcadas como impagadas. El generador de facturas crea las facturas y el generador de estados de cuenta las convierte en un saldo corriente por cliente, tu libro de cobros en todo menos en el nombre.
Verlas de un vistazo: el informe de antigüedad
Conocer el total que te deben es útil, pero saber cuánto tiempo lleva debido cada importe es lo que de verdad te protege, porque una factura reciente y una con noventa días de retraso son riesgos muy distintos. La herramienta para esto es un informe de antigüedad de cuentas por cobrar: agrupas lo que te deben según cuánto se han pasado del plazo. Dos minutos en una hoja de cálculo y ves al instante dónde están los problemas.
| Antigüedad de la factura | Importe debido | Qué significa |
|---|---|---|
| Vigente (aún no vencida) | 2.000 | Sano, dentro de plazo |
| 1 a 30 días de retraso | 1.200 | Envía un recordatorio amable |
| 31 a 60 días de retraso | 800 | Reclama con firmeza, llama si puedes |
| 61 a 90 días de retraso | 500 | Riesgo real, escala |
| Más de 90 días de retraso | 300 | Puede no cobrarse, actúa ya |
En este ejemplo tu total de cuentas por cobrar es 4.800, pero la historia está en las columnas: 2.000 van bien, mientras que 1.600 llevan más de un mes de retraso y 300 corren peligro de no llegar nunca. Cuanto más envejece un cobro, menos probable es que se pague, así que el informe de antigüedad te dice exactamente qué facturas reclamar primero y qué clientes se están volviendo un problema. Haz uno al final de cada mes y nunca te sorprenderá una falta de caja que estaba a la vista. Algunas facturas muy antiguas no se cobrarán nunca; entonces las das de baja como incobrable, lo que las saca de tus cuentas por cobrar, y en un balance los cobros suelen mostrarse netos de una provisión para insolvencias, una pequeña reserva para la parte que no esperas cobrar.
Dos cifras que dicen si están sanas
Más allá del total bruto, dos medidas sencillas dicen si cobras bien o dejas que el dinero se demore. La primera es el periodo medio de cobro (DSO), el número medio de días que tardas en cobrar tras una venta. La fórmula es tus cuentas por cobrar divididas entre tus ventas a crédito del periodo, multiplicado por el número de días de ese periodo.
DSO = (cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito) × días del periodo
Supón que en un año facturaste 80.000 a crédito y, de media, te debían unos 10.000 en cualquier momento. Tu DSO es (10.000 ÷ 80.000) × 365 = unos 46 días. En claro, tardas más o menos un mes y medio en cobrar tras hacer el trabajo. La segunda cifra es la rotación de cuentas por cobrar, que son las ventas a crédito divididas entre los cobros medios: 80.000 ÷ 10.000 = 8, lo que significa que cobras tus cuentas medias ocho veces al año. Las dos describen lo mismo desde extremos opuestos: una rotación más alta y un DSO más bajo significan ambos que cobras más rápido. Como guía aproximada, un DSO de 30 a 45 días se considera sano con condiciones estándar, aunque depende mucho de tu sector y de los plazos que ofrezcas (ver Investopedia sobre el DSO para la referencia general). Usa aquí solo las ventas a crédito, no las ventas al contado, que lo distorsionarían, y ten en cuenta que una facturación estacional o irregular puede sesgar la cifra en un solo periodo. Sigue tu propio DSO en el tiempo: la tendencia importa más que la cifra exacta; si sube, tus clientes pagan más lento y tu caja se aprieta.
Las cuentas por cobrar no son efectivo (y ahí está la trampa)
Lo más importante que hay que entender de los cobros es que no son dinero en el banco. Puedes tener un buen mes sobre el papel, con 20.000 en ventas facturadas, y aun así no poder pagarte, porque esos 20.000 están en cuentas por cobrar y nada ha llegado todavía. El beneficio es lo que has ganado; el efectivo es lo que puedes gastar de verdad, y los cobros son el retraso entre ambos. Por eso un negocio en crecimiento puede quedarse sin dinero mientras gana más trabajo: cada encargo nuevo inmoviliza más efectivo en cobros antes de dar nada.
Ese es el vínculo entre los cobros y el resto de tus finanzas. Tus facturas impagadas son una gran parte de tu capital de trabajo, el dinero inmovilizado para hacer funcionar el negocio día a día, y cuanto más lento se cobran, menos efectivo libre tienes. La respuesta práctica es planificar en torno al retraso en vez de sufrirlo: una simple previsión de flujo de caja que feche las entradas por cuándo llegarán de verdad, no por cuándo enviaste la factura, te mantiene solvente durante la distancia. Los cobros son un activo, pero no se paga el alquiler con un activo.
Cómo mantener las cuentas por cobrar bajo control
No puedes obligar a un cliente a pagar antes, pero puedes hacer mucho para acortar la distancia y reducir lo atascado en cobros. Casi todo va de ser claro y rápido más que de reclamar con dureza. Las palancas que más importan: indica tus condiciones de pago con claridad en cada factura (una fecha de vencimiento, no solo «al recibo»); factura de inmediato al terminar el trabajo en vez de a fin de mes, porque el reloj solo arranca cuando llega la factura; envía un estado de cuenta a cualquier cliente con más de una factura abierta para que tenga el saldo delante; y haz seguimiento en cuanto una factura pase del plazo, con cortesía pero sin demora. Nuestros artículos sobre cómo pedir el pago a un cliente y qué hacer cuando un cliente no paga cubren la redacción en cada etapa.
Esto importa aún más si facturas al extranjero u operas en un mercado con cultura de pago lento. En muchos mercados del sur de África, incluido Botsuana, los proveedores pequeños suelen esperar mucho a que les paguen los clientes grandes y algunos compradores públicos o paraestatales, y unas cuentas por cobrar abultadas pueden hundir un negocio que por lo demás va bien. La cuenta es la misma en cualquier moneda: un proveedor al que le deben 80.000 P y tiene unos 10.000 P pendientes en todo momento tiene el mismo DSO de unos 46 días que el ejemplo anterior. La defensa es la misma en todas partes: condiciones claras, facturación rápida, un estado de cuenta que muestre exactamente lo que se debe, y seguimiento temprano y constante. Mantener ajustados tus cobros no es ser pesado; es tratar como dinero el dinero que ya has ganado, y cobrarlo antes de que envejezca hasta volverse pérdida.
La versión corta
Las cuentas por cobrar son el dinero que tus clientes te deben, que para una pequeña empresa es solo el total de tus facturas impagadas. Síguelas con un informe de antigüedad para saber cuánto lleva debido cada importe, y vigila tu DSO (cuántos días tardas en cobrar) para ver si cobras bien. Recuerda que los cobros son un activo pero no efectivo, así que un mes rentable puede dejarte corto hasta que llegue el dinero. Mantenlas sanas facturando pronto, con condiciones claras, enviando estados de cuenta y reclamando temprano los retrasos.
Un estado de cuenta hecho a partir de tus propias facturas es todo el seguimiento de cobros que la mayoría de las pequeñas empresas necesitan. Es información general de negocio y no asesoramiento financiero, así que adáptala a tu situación y a tu mercado.
