Leitfaden
Bestellung vs Rechnung
Eine Bestellung und eine Rechnung sind die zwei Enden derselben Transaktion. Sie richtig zu machen gibt beiden Seiten einen sauberen Nachweis und weit weniger Zahlungsstreitigkeiten.
Wer welche ausstellt
Der Käufer stellt dem Lieferanten eine Bestellung aus. Sie sagt: Genau das will ich bestellen, zu diesem Preis. Der Lieferant stellt dem Käufer eine Rechnung zurück aus, sobald die Waren oder Leistungen geliefert sind. Sie sagt: Das schuldest du nun.
Wie sie sich verbinden
Die Bestellung kommt zuerst und setzt die Bedingungen. Wenn der Lieferant abrechnet, nennt er die Bestellnummer auf der Rechnung, damit der Käufer die Rechnung der genehmigten Bestellung zuordnen kann. Diese eine Referenznummer hält die Kreditorenbuchhaltung sauber und stoppt, dass unautorisierte Posten durchrutschen.
Die übliche Reihenfolge der Dokumente
Für eine typische Bestellung: Der Käufer sendet eine Bestellung, der Lieferant liefert mit einem Lieferschein, dann sendet der Lieferant eine Rechnung mit der Bestellnummer, und zuletzt eine Quittung, sobald bezahlt. Jedes Dokument verweist auf das vorige, sodass sich alle einig sind, was bestellt, geliefert und bezahlt wurde.
Bestellung, Lieferung und Rechnung abgleichen
In einem sauberen Prozess sollten drei Dokumente übereinstimmen: die Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung. Man nennt das oft Drei-Wege-Abgleich, und so erwischt ein Unternehmen eine Überberechnung oder Minderlieferung, bevor es dafür zahlt.
Die Bestellnummer ist der Faden, der sie zusammenbindet. Wenn die Rechnung dieselbe Bestellung nennt und der Lieferschein listet, was tatsächlich ankam, wird die Zahlungsfreigabe eine schnelle Prüfung statt einer Vermutung.
