Leitfaden
Proformarechnung vs Rechnung
Die Proformarechnung bringt viele durcheinander. Sie sieht aus wie eine Rechnung, erfüllt aber nicht denselben Zweck. Hier ist der Unterschied in klaren Worten.
Was eine Proformarechnung ist
Eine Proformarechnung ist eine vorläufige Aufstellung, gesendet, bevor die Waren oder Leistungen geliefert sind. Sie sagt dem Käufer detailliert, was er schulden wird, damit er die Zahlung organisieren, budgetieren oder verzollen kann. Sie ist keine Zahlungsforderung und kein endgültiges Steuerdokument.
Wie sie sich von einer normalen Rechnung unterscheidet
Eine normale (oder Steuer-)Rechnung wird ausgestellt, sobald du zu liefern vereinbart oder geliefert hast. Sie ist der offizielle Nachweis für Buchhaltung und Steuer und trägt eine eindeutige Rechnungsnummer. Eine Proforma ist vorläufig: Die Zahlen können sich noch ändern, und sie geht nicht so in deine Umsatzunterlagen ein wie eine endgültige Rechnung.
Proforma vs Angebot
Die beiden sind nahe Verwandte. Ein Angebot ist eine Offerte, Arbeit zu einem Preis zu tun. Eine Proforma ist formeller und detaillierter, oft für internationale Bestellungen genutzt oder wenn der Käufer ein rechnungsartiges Dokument braucht, um die Zahlung freizugeben. Willst du nur den Auftrag gewinnen, genügt meist ein Angebot.
Wann eine Proforma die richtige Wahl ist
Greif zu einer Proforma, wenn der Käufer ein rechnungsartiges Dokument braucht, bevor du die echte ausstellen kannst. Die klassischen Fälle sind der internationale Handel, wo sie dem Käufer hilft, die Zahlung zu organisieren oder zu verzollen, und jede Lage, in der der Prozess eines Kunden ein formelles Dokument braucht, um Mittel freizugeben oder eine Bestellung auszulösen.
Für die tägliche Arbeit, bei der du nur willst, dass der Kunde einem Preis zustimmt, ist ein Angebot einfacher und tut es. Sobald das Geschäft steht, folge der Proforma stets mit einer ordentlichen Schlussrechnung für deine Unterlagen.
