Leitfaden
Wie man eine Rechnung schreibt
Eine gute Rechnung wird ohne Rückfragen bezahlt. Eine unordentliche wird ignoriert oder hinterfragt. Hier ist genau, was hineingehört und wie man sie aufbaut.
Was jede Rechnung braucht
Nimm Firmennamen, Logo und Kontaktdaten auf, Namen und Daten des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, eine klare Liste dessen, was du berechnest, die Zwischensumme, etwaige Steuer und den fälligen Gesamtbetrag. Schließe mit deinen Bankdaten, damit der Kunde genau weiß, wohin zu zahlen ist.
Nummeriere deine Rechnungen der Reihe nach
Gib jeder Rechnung eine eindeutige Nummer und halte sie fortlaufend, wie RE-2026-0001. Das hält deine Unterlagen sauber, erleichtert die Steuerzeit und wirkt professionell. Gute Tools nummerieren sie automatisch für dich.
Setze klare Zahlungsbedingungen
Nenne, wann die Zahlung fällig ist (bei Erhalt, oder binnen 7, 14 oder 30 Tagen) und wie zu zahlen ist. Wenn du eine Anzahlung nimmst, setze die Aufteilung aufs Dokument. Klare Bedingungen nehmen die Ausrede „Ich wusste nicht, wann es fällig war“.
Fehler, die eine Rechnung hinterfragen lassen
Die meisten verzögerten Rechnungen hängen aus kleinen, vermeidbaren Gründen fest. Ein fehlendes oder falsches Fälligkeitsdatum lässt den Kunden raten. Vage Positionen wie „Beratung“ laden Fragen ein, während „Beratung, 6 Stunden zu deinem Satz“ das nicht tut. Deine Bankdaten wegzulassen zwingt den Kunden anzuhalten und nachzufragen.
Rechnungen, die nicht aufgehen, oder eine Summe, die nicht zu den Positionen passt, lassen die ganze Rechnung zur Prüfung beiseitelegen. Lies die Rechnung vor dem Senden einmal, als wärst du der Kunde, der gleich zahlt, und behebe alles, was dich zögern ließe.
