Wie du internationale Kunden abrechnest

Entscheide, in welcher Währung du fakturierst

Die erste Frage bei jeder internationalen Rechnung ist, welche Währung zu nutzen ist. Es gibt drei sinnvolle Optionen: deine Währung, die des Kunden, oder eine weithin akzeptierte wie US-Dollar oder Euro. Jede hat einen Kompromiss. In deiner eigenen Währung zu fakturieren hält deine Buchhaltung einfach und schiebt das Wechselrisiko auf den Kunden. In der Währung des Kunden zu fakturieren ist ihm gegenüber freundlicher und gewinnt oft den Auftrag, doch du trägst das Wechselrisiko. Eine neutrale Währung wie der Dollar ist im grenzüberschreitenden Handel üblich, weil beide Seiten sie verstehen.

Was du auch wählst, sei konsequent und nenne es klar. Die Rechnung sollte den Währungscode zeigen, nicht nur ein Symbol, denn ein Dollarzeichen bedeutet in den USA, Australien und Singapur sehr unterschiedliche Beträge. Die Währung als USD, AUD oder SGD zu nennen nimmt jeden Zweifel.

In Remit legst du die Währung je Rechnung fest, du kannst also einen lokalen Kunden in deiner eigenen Währung und einen ausländischen in Dollar über dasselbe Konto abrechnen, mit korrekten Symbolen und Formatierung auf jeder.

Handhabe die Steuer richtig

Die Steuer bei grenzüberschreitender Arbeit hängt davon ab, wo du bist, wo der Kunde ist und was du verkaufst, behandle die Details also als etwas, das du für deine eigene Lage bestätigst. Es gibt dennoch ein paar verlässliche Prinzipien. Exportierte Leistungen und Waren sind oft nullbesteuert oder außerhalb des Anwendungsbereichs deiner lokalen Umsatzsteuer, was heißt, dass du auf der Rechnung womöglich gar keine USt. oder GST berechnest. Wenn das zutrifft, sollte deine Rechnung das sagen, statt die Steuerzeile ohne Erklärung leer zu lassen.

Halte stets deine eigene Steuernummer auf der Rechnung und erfasse die des Kunden, wenn er eine hat, denn viele Steuersysteme verlangen sie bei grenzüberschreitenden Transaktionen. Bist du unsicher, ob du bei einem bestimmten Export Steuer berechnest, ist ein kurzes Gespräch mit einer Steuerberatung in deinem Land weit mehr wert als eine Vermutung.

Zeige Wechselkurse und vermeide Überraschungen

Fakturierst du in einer anderen Währung als deiner eigenen, entscheide vorab, wie der Wechselkurs behandelt wird. Der sauberste Ansatz ist, einen festen Betrag in der vereinbarten Währung zu fakturieren und die Bank des Kunden zum Zeitpunkt der Zahlung umrechnen zu lassen. Du erhältst dann, was deine Bank umrechnet, was sich zwischen Rechnungs- und Zahlungsdatum leicht bewegen kann.

Bei größeren Beträgen kann diese Bewegung ins Gewicht fallen. Manche Unternehmen nennen den verwendeten Kurs und den Gegenwert in ihrer eigenen Währung als Referenz, damit beide Seiten die Zahl verstehen. Andere bauen einen kleinen Puffer in den Preis, um Kursschwankungen abzufangen. So oder so, überrasche einen Kunden nicht mit einem umgerechneten Gesamtbetrag, der nicht dem entspricht, was er zu zahlen erwartete.

Mach es leicht, dich aus dem Ausland zu bezahlen

Der häufigste Grund, warum eine internationale Rechnung unbezahlt bleibt, ist, dass der Kunde das Geld nicht leicht senden kann. Klassische Auslandsüberweisungen brauchen bestimmte Angaben, und fehlen sie, stockt die Zahlung. Setze alles, was der Kunde braucht, direkt auf die Rechnung: deinen Kontonamen genau wie ihn die Bank führt, die Kontonummer und die internationalen Routing-Angaben, die deine Bank nutzt, etwa eine IBAN oder einen SWIFT/BIC-Code.

Es hilft auch zu nennen, wer die Überweisungsgebühren trägt, da Auslandsüberweisungen unterwegs oft eine Gebühr abziehen. Anzugeben, dass der Kunde die Sendegebühren trägt, vermeidet, etwas weniger als fakturiert zu erhalten und der Differenz hinterherzulaufen.

Mit deinen vollständigen Bankdaten auf jeder Remit-Rechnung hat ein Auslandskunde keinen Grund zu mailen und zu fragen, wie zu zahlen ist. Dieser eine Schritt ist oft der Unterschied zwischen Zahlung in einer Woche und in einem Monat.