Was ist eine Pauschalhonorar-Rechnung (Retainer)?
Eine Pauschalhonorar-Rechnung (Retainer) ist die Rechnung, die Sie einem Kunden senden, der Ihnen jeden Monat einen festen Betrag zahlt, um weiter mit Ihnen zu arbeiten, statt pro Projekt zu zahlen. Sie ist das stille Rückgrat eines stabilen Freelancer-Einkommens: Statt jeden Monat bei null zu beginnen und neuen Aufträgen hinterherzulaufen, haben Sie eine vereinbarte Summe, die zum selben Datum für denselben Block an Zeit oder Leistungen eingeht. Dieser Leitfaden behandelt, was eine Pauschalhonorar-Rechnung wirklich ist, wie sich ein Retainer von einer Anzahlung und einem Abonnement unterscheidet, die drei gängigen Preismodelle, was auf die Rechnung gehört, und ein monatliches Rechenbeispiel. Dies sind allgemeine Geschäftsinformationen, keine Rechts- oder Steuerberatung; klären Sie das Detail für Ihre Lage mit Ihrem Steuerberater.
Was ein Retainer ist, in klaren Worten
Ein Retainer ist eine wiederkehrende Vereinbarung, bei der ein Kunde Ihnen jeden Monat (oder jedes Quartal) einen festen Betrag zahlt, um einen Block Ihrer Zeit oder eine festgelegte Menge an Leistungen zu reservieren. Die Pauschalhonorar-Rechnung ist einfach das Dokument, das diesen Betrag berechnet, in der Regel zum selben Datum jeder Periode und meist im Voraus, bevor die Arbeit der Periode getan ist. Das Wort wird in manchen Berufen etwas anders verwendet (ein juristischer Retainer kann etwa eine im Voraus gezahlte Summe meinen, die mit der Arbeit nach und nach aufgebraucht wird), aber für Freelancer und Agenturen bezeichnet es fast immer dieses wiederkehrende Entgelt, das Ihre Zeit reserviert.
Der Reiz für Sie: planbares Einkommen und weniger Zeit fürs Kalkulieren und Nachfassen. Der Reiz für den Kunden: garantierter Zugang zu Ihnen, bekannte monatliche Kosten und oft ein kleiner Rabatt für die Bindung. Retainer sind am häufigsten, wenn die Arbeit laufend statt einmalig ist: ein monatlicher Design-Block, eine Anzahl Support-Stunden, ein Content-Paket, Buchhaltung, Wartung oder Beratung.
Zwei Dinge lassen einen Retainer funktionieren und ersparen späteren Ärger: ein klarer Leistungsumfang (was der Betrag abdeckt und was als Extra zählt) und ein klarer Abrechnungsrhythmus (das Datum, die Periode und die Fälligkeit). Halten Sie diese schriftlich fest, und die Rechnung selbst wird zur Formsache, die Sie fast automatisieren können.
Retainer vs Anzahlung vs Abonnement
Alle drei bedeuten eine Zahlung im Voraus, also werden sie verwechselt, aber es sind verschiedene Vereinbarungen, und der Rechnungstext sollte zeigen, welche Sie meinen.
| Vereinbarung | Was es ist | Wiederkehrend? |
|---|---|---|
| Retainer (Pauschalhonorar) | Ein wiederkehrender Betrag, um laufende Zeit oder Leistungen je Periode zu reservieren | Ja, jeden Monat oder jedes Quartal |
| Anzahlung | Eine Teilzahlung im Voraus für ein einzelnes, bestimmtes Projekt | Nein, ein Projekt |
| Abonnement | Ein wiederkehrender Betrag für den Zugang zu einem Produkt oder standardisierten Dienst | Ja, aber meist Selbstbedienung, nicht maßgeschneidert |
Eine Anzahlung ist an einen einzelnen Auftrag gebunden und wird meist vom Endbetrag dieses Auftrags abgezogen. Ein Abonnement ähnelt einem Retainer, ist aber meist ein festes Produkt, das viele Kunden zu denselben Konditionen kaufen, mit wenig Anpassung. Ein Retainer liegt dazwischen: wiederkehrend wie ein Abonnement, aber maßgeschneidert für einen Kunden wie ein Projekt. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie, ob der Kunde Ihre laufende Aufmerksamkeit kauft (Retainer) oder ein einmaliges Ergebnis (Projekt mit Anzahlung).
Drei Wege, einen Retainer zu bepreisen
Es gibt keine einzig richtige Zahl, aber drei gängige Methoden. Wählen Sie die, die zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt, und stellen Sie sicher, dass sie die reservierte Zeit abdeckt.
- Nach Stunden. Schätzen Sie die Stunden, die Sie je Monat einplanen, multiplizieren Sie mit Ihrem Satz und ziehen Sie einen kleinen Rabatt für die Bindung ab. Eine gängige Form ist Satz × Monatsstunden × 0,9, also rund 10 Prozent unter Einzelaufträgen. Bei einem Satz von 50 und 20 reservierten Stunden sind das 50 × 20 × 0,9 = 900 im Monat.
- Nach Leistungen. Bepreisen Sie eine feste Menge an Ergebnissen, etwa vier Artikel, zwei Berichte oder eine Kampagne pro Monat. Sie schätzen trotzdem die groben Stunden dahinter, um nicht zu niedrig anzusetzen, aber der Kunde kauft ein Ergebnis, keinen Stundenzettel.
- Nach Wert. Setzen Sie den Betrag am Ergebnis an, das Sie schaffen, nicht an den aufgewendeten Stunden. Das kann am besten zahlen, braucht aber ein klares, vereinbartes Maß für den Wert, damit die Zahl keiner Seite willkürlich erscheint.
Was auch immer Sie wählen, legen Sie im Voraus fest, was passiert, wenn der Kunde mehr braucht, als der Retainer abdeckt. Die saubere Antwort ist eine Mehrarbeitszeile: Stunden oder Arbeit über das Kontingent hinaus werden zu Ihrem Standardsatz berechnet und auf der Rechnung getrennt ausgewiesen. Wenn Sie Hilfe bei der Grundzahl möchten, behandelt unser Leitfaden zu wie viel Sie berechnen sollten die Festlegung des Satzes.
Was auf eine Pauschalhonorar-Rechnung gehört
Eine Pauschalhonorar-Rechnung sieht aus wie jede Rechnung, mit ein paar Details, die den wiederkehrenden Charakter klarmachen und die Unterlagen beider Seiten ordentlich halten:
- Ein klarer Periodenhinweis auf der Hauptzeile, zum Beispiel „Marketing-Retainer, November 2026“, damit zweifelsfrei ist, welchen Monat die Zahlung abdeckt.
- Ihre Angaben und die des Kunden, und Steuernummern, wo Ihre lokalen Regeln sie verlangen.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer in Ihrer üblichen Reihe (Retainer brauchen keine eigene Serie, auch wenn ein einheitliches Präfix hilft, sie zu erkennen). Unser Leitfaden zu wie man Rechnungen nummeriert behandelt das.
- Der Retainer-Betrag, jede Steuer getrennt ausgewiesen, wenn Sie registriert sind, und eine getrennte Mehrarbeitszeile, wenn Sie in der Periode zusätzlich gearbeitet haben.
- Das Rechnungsdatum und die Fälligkeit. Da Retainer meist im Voraus berechnet werden, liegt die Fälligkeit oft zu Beginn oder vor Beginn der abgedeckten Periode.
- Die Währung, die wichtig wird, sobald der Kunde in einem anderen Land sitzt.
Halten Sie Text und Betrag jeden Monat gleich, und die Rechnung wird zu einer nahezu automatischen wiederkehrenden Aufgabe. Wenn Sie mit internationalen Kunden arbeiten, behandelt unser Leitfaden zu der Rechnungsstellung an internationale Kunden die Währungs- und Zahlungsseite.
Wie man einen Retainer abrechnet, Schritt für Schritt
Die Gewohnheit, die einen Retainer gesund hält, ist das Abrechnen zu einem festen Datum, im Voraus. Ein einfacher Monatsrhythmus:
- Wählen Sie ein festes Datum, zum Beispiel den 1. jedes Monats, und senden Sie die Rechnung ein paar Tage vorher, damit die Zahlung vor Beginn der Periode eingehen kann.
- Rechnen Sie im Voraus ab. Der Sinn eines Retainers ist reservierte Zeit, also wird der Betrag vor der Arbeit bezahlt, nicht danach. Streben Sie an, dass die Zahlung eingeht, bevor Sie den Block des Monats beginnen.
- Nennen Sie die Periode auf der Rechnung, damit der abgedeckte Monat unmissverständlich ist.
- Verfolgen Sie die Arbeit gegen das Kontingent über den Monat, um zu wissen, wann Mehrarbeit anfällt, und diese Zeile der nächsten Rechnung hinzuzufügen.
- Ziehen Sie zur Verlängerung Bilanz. Vergleichen Sie alle paar Monate die tatsächlich genutzten Stunden oder Leistungen mit dem Betrag und passen Sie den Retainer an, wenn die reale Last abgedriftet ist.
Ein Beispiel verbindet alles. Sie vereinbaren einen Retainer von 900 im Monat für 20 Arbeitsstunden, abgerechnet am 1., fällig am 1. Am 27. Oktober senden Sie die November-Rechnung: eine Zeile, „Retainer, November 2026, 900“, plus Steuer, wenn Sie registriert sind. Im November bittet der Kunde um 5 zusätzliche Stunden zu Ihrem Satz von 50, also trägt die Dezember-Rechnung zwei Zeilen: „Retainer, Dezember 2026, 900“ und „Zusätzliche Stunden, November (5 zu 50), 250“, also insgesamt 1.150 vor Steuern. Derselbe Rhythmus jeden Monat, die Mehrarbeit eine Periode versetzt. Ob ungenutzte Stunden übertragen werden, verfallen oder erstattet werden, liegt bei Ihnen, also halten Sie das in der Vereinbarung fest, statt es der Annahme zu überlassen.
Wann ein Retainer sinnvoll ist (und wann nicht)
Retainer passen zu laufender, einigermaßen planbarer Arbeit mit einem Kunden, dem Sie vertrauen: Das Volumen ist stabil genug, dass sich beide Seiten auf eine Zahl festlegen können, und die Beziehung ist es wert, geschützt zu werden. Sie geben Ihnen stabilen Cashflow und dem Kunden bevorzugten Zugang und sparen den Aufwand, jeden Auftrag zu kalkulieren.
Weniger gut funktionieren sie, wenn die Arbeit wirklich einmalig ist, wenn das Volumen von Monat zu Monat stark schwankt, oder wenn ein Kunde „reservierte Zeit“ als „unbegrenzte Arbeit“ behandelt. In diesen Fällen ist eine Vereinbarung je Projekt mit einer Anzahlung sauberer. Und ein Retainer ist eine geschäftliche Vereinbarung, also lohnt es sich bei allem Wertvollen, die Konditionen zuerst in einem kurzen schriftlichen Vertrag festzuhalten; unser Leitfaden zu wie man einen Freelancer-Vertrag schreibt behandelt Umfang und Kündigung.
Erstellen und wiederverwenden Sie Retainer-Rechnungen kostenlos mit Remit
Da eine Pauschalhonorar-Rechnung jeden Monat gleich ist, lässt sie sich am leichtesten standardisieren. Mit Remit erstellen Sie eine saubere Rechnung in jeder Währung, mit Ihren Angaben, Ihrer Steuerzeile und Ihrem Logo, versehen die Zeile mit der Periode und duplizieren sie einfach jeden Monat, wobei Sie nur den Monat und eine etwaige Mehrarbeitszeile ändern. Halten Sie jede Nummer in einer ordentlichen Reihe, und der Retainer gleicht sich sauber mit der Arbeit ab.
Der rote Faden durch all das ist derselbe: Vereinbaren Sie Umfang und Rhythmus einmal, rechnen Sie im Voraus zu einem festen Datum ab, und halten Sie den Periodenhinweis klar, damit keine Seite den Überblick darüber verliert, was bezahlt wurde. Dieser Artikel enthält allgemeine Geschäftsinformationen, keine Rechts- oder Steuerberatung; klären Sie die Behandlung von Retainern und Vorauszahlungen für Ihre Lage mit Ihrem Steuerberater.
